Jak účtovat mzdy u neziskových organizací ve vazbě na donátora

Dotační tituly

V předchozím článku jsme se seznámili se základy účtování mezd v prostředí neziskových organizací pomocí ilustračního příkladu v obecné rovině. Nyní musíme vnímat i skutečnost, že mzdové náklady jednoho zaměstnance mohou být kryty z více odlišných zdrojů, které v neziskovém sektoru nesou označení dotační tituly.

Každý donátor, poskytovatel dotačního titulu, má svá přesná pravidla, která určují, jak mohou být finanční prostředky užity. Nejedná se pouze o státní zdroje poskytované prostřednictvím krajů dle § 101a zákona č. 108/2006 Sb., ale také o spolufinancování státní dotace prostřednictvím krajů dle § 105 téhož zákona, obcí či městských částí obcí, popř. jiných dotačních titulů Evropské unie.

Celou problematiku si názorně předvedeme na ilustračním příkladu, kde budou jednotlivé kroky komentovány pro ucelený přehled o problematice účtování mezd dle pravidel jednotlivých donátorů.

Praktický příklad

Celkovou ilustraci problematiky realizujeme na základě příkladu třech zaměstnanců označených A, B a C, pro které jsou tři odlišné zdroje financování (dotační tituly). Dotační titul § 101a (MPSV), § 105 (spolufinancování kraje) a spolufinancování obce. Pro správnou identifikaci dotačního titulu v účetnictví využijeme například označení pomocí činností. V našem případě jsme zvolili následující označení: § 101a – činnost 01; § 105 – činnost 02; dotace obce – činnost 03. Výše dotace je stanovena následovně: státní dotace § 101a ve výši 2.150.000 Kč; spolufinancování kraje § 105 – 800.000 Kč; dotace obce – 600.000 Kč.

• Zaměstnanec A na pozici sociální pracovník (přímá péče) na hlavním pracovním poměru při 8hodinové pracovní době, tj. 1,0 úvazku ročně. Hrubá mzda 35.000 Kč, odvody na sociální pojištění 8.680 Kč, odvody na zdravotní pojištění 3.150 Kč.
• Zaměstnanec B na pozici pracovník přímé obslužné péče (přímá péče) na hlavním pracovním poměru při 6hodinové pracovní době, tj. 0,75 úvazku ročně. Hrubá mzda 27.000 Kč, odvody na sociální pojištění 6.696 Kč, odvody na zdravotní pojištění 2.430 Kč.
• Zaměstnanec C na pozici psycholog (přímá péče) na hlavním pracovním poměru při 4hodinové pracovní době, tj. 0,5 úvazku ročně a na pozici vedoucí služby (nepřímá péče) při 4hodinové pracovní době, tj. 0,5. Celková hrubá mzda zaměstnance činí 40.000 Kč, odvody na sociální pojištění 9.920 Kč, odvody na zdravotní pojištění 3.600 Kč.

Zdrojem financování pro mzdové náklady (výdaje) u zaměstnance A je použita dotace obce v plné výši mzdy. Zaměstnanec B, pracovník přímé obslužné péče, je financován z dotačního titulu § 105. Zaměstnanec C, který má dělenou pracovní pozici je financován z dotačního titulu § 101a na pozice psychologa a zároveň z § 105 na pozici vedoucího služby.

Dle pověření k výkonu sociální služby, které vydává příslušný krajský úřad a počtu pracovních úvazků máme tedy pozici sociálního pracovníka na 1,0 úvazek, pozici pracovníka přímé obslužné péče na úvazek 0,75, pozici psychologa na úvazku 0,5 a pozici vedoucího služby na úvazku 0,5.

Pracovní pozice je nutné sledovat nejen z pohledů úvazku, ale i z pohledu nákladů na personální obsazení. Proto je třeba zvolit další třídící kritérium abychom dokázali dané dotační tituly věrně a pravdivě vyúčtovat. V našem případě si zvolíme jako další kritérium zakázku dle typu péče a pracovní pozice. tj. přímá péče či nepřímá péče a pozice zaměstnance. V našem případě je členění následující: zaměstnanec A – PP01; zaměstnanec B – PP02; zaměstnanec C: psycholog PP03 a vedoucí služby NP01.

Účtová osnova pro naši potřebu účtování mezd:

• 010 – zúčtování se zaměstnanci
• 010 – zúčtování s institucemi – sociální pojištění
• 020 – zúčtování s institucemi – zdravotní pojištění
• 001 – hrubá mzda
• 010 – odvody na sociální pojištění
• 020 – odvody na zákonné pojištění

Účtování zaměstnance A:

1. 001 / 331.010 35.000 Kč (činnost 03; zakázka PP01)
2. 010 / 336.010 8.680 Kč (činnost 03; zakázka PP01)
3. 020 / 336.020 3.150 Kč (činnost 03; zakázka PP01)

Při vyúčtování dotačního titulu – dotace obce – jsou veškeré mzdové náklady na daného zaměstnance zobrazeny zcela věrně a přesně. Tyto informace jsou nezbytně nutné pro vyúčtování dotace, přičemž je snadno identifikovatelná celková výše nákladu na zaměstnance za každý měsíc, kdy byl zaměstnanec A financován z daného dotačního titulu, v tomto případě dotačním titulem obce. Na základě rozhodnutí (smlouvy) donátora je stanovena výše finanční podpory na částku 600.000 Kč na rok na mzdové náklady/výdaje. Dle našeho příkladu jsme vyčerpali finanční zdroj ve výši: 35.000 + 8.680 + 3.150 = 46.830 x 12 = 561.960 Kč. Z výpočtu je patrné, že výdaje na zaměstnance jsou o 38.040 Kč nižší než dotace a tuto částku je třeba na základě vyúčtování donátorovi vrátit.

Účtování zaměstnance B:

1. 001 / 331.010 27.000 Kč (činnost 02; zakázka PP02)
2. 010 / 336.010 6.696 Kč (činnost 02; zakázka PP02)
3. 020 / 336.020 2.430 Kč (činnost 02; zakázka PP02)

Zaměstnanec B je financován dle § 105 – spolufinancování kraje. Roční mzdové náklady (výdaje) činí: 27.000 + 6.696 + 2.430 = 36.126 x 12 = 433.512 Kč.

Účtování zaměstnance C:

1. 001 / 331.010 20.000 Kč (činnost 01; zakázka PP03)
2. 001 / 331.010 20.000 Kč (činnost 02; zakázka NP01)
3. 010 / 336.010 4.960 Kč (činnost 01; zakázka PP03)
4. 010 / 336.010 4.960 Kč (činnost 02; zakázka NP01)
5. 020 / 336.020 1.800 Kč (činnost 01; zakázka PP03)
6. 020 / 336.020 1.800 Kč (činnost 02; zakázka NP01)

Pro zaměstnance C je užito více zdrojů financování, a to § 101a – státní dotace – a § 105 – spolufinancování krajů. Roční objem mzdových nákladů (výdajů) na pracovní pozici dle zakázky PP03 (psycholog) ve výši: 20.000 + 4.960 + 1.800 = 26.760 x 12 = 321.120 Kč. Stejnou částkou jsou pak mzdové náklady (výdaje) spolufinancovány krajem dle § 105 na pozici vedoucí služby dle zakázky NP01, tj. 321.120 Kč.

Ze zadání víme, že výše státní dotace dle § 101a činí 2.150.000 Kč. V našem případě jsme doposud vyčerpali 321.120 Kč na mzdové náklady (výdaje). Dle rozpočtu k žádosti o financování je možné tyto zdroje čerpat jak na personální, tak i provozní náklady (výdaje). Spolufinancování kraje dle § 105 činí 800.000 Kč. Nyní je třeba si uvědomit, že do činnosti 02 spadají zaměstnanci B a C, je tedy nutné tyto náklady (výdaje) sečíst: zaměstnanec B 433.512 + zaměstnanec C 321.120 = 754.632 Kč. Zbývající finanční prostředky je možné čerpat dle rozpočtu k žádosti o spolufinancování (dotaci) na provozní náklady.

Vyúčtování dotace

Donátor vyžaduje kromě finančního vyjádření nákladů (výdajů) popsané výše i evidenci dle pracovních pozic zaměstnanců. Proto je doporučeno vést např. zakázky, či jiná třídící kritéria jednotlivých pracovních pozic stejně jako v našem ilustračním příkladu. Na první pohled jsme schopni identifikovat výší nákladů (výdajů) nejen dle typu péče (přímá / nepřímá), ale také mnohem přesněji dle pracovního zařazení.

V našem případě víme, že náklady (výdaje) na:

• sociálního pracovníka (PP01) za rok činí 561.960 Kč;
• pracovníka přímé obslužné péče (PP02) za rok činí 433.512 Kč;
• psychologa (PP03) činí 321.120 Kč a
• vedoucího služby (NP01) činí 321.120 Kč.

Náklady na přímou péči jsou tvořeny zakázkami PP01-PP03: 561.960 + 433.512 + 321.120 = 1. 316.592 Kč. Náklady na nepřímou péči dle zakázky NP01 jsou tedy ve výši 312.120 Kč.

Závěr

Ilustrační příklad byl velmi jednoduchý, nicméně zohledňuje principy účtování jednotlivých operací, které souvisejí s pravidly dotačních titulů. Výši mzdy zaměstnance nemůže sledovat pouze z pohledu finančního, ale také musíme zohledni typ péče a pracovní pozici dle Pověření vydaného krajem k výkonu sociální služby.

TIP: S výpočtem mezd vám pomůže mzdový program v rámci účetního systému Money S3. Vyzkoušet si ho můžete také zdarma.