[Rozjezd e-shopu a fakturace] Na jaké údaje nezapomenout, když vystavujete faktury

O fakturaci přemýšlejte hned na začátku podnikání

Už před covidem patřili Češi mezi evropské premianty v e-commerce. A vládní omezení maloobchodu přivedla k vlastnímu e-shopu tisíce nováčků. Podle odhadů Asociace pro elektronickou komerci narostl v roce 2020 obrat českých e-shopistů o 40 mld. a přiblížil se k hranici 200 mld. korun.

Pokud patříte k těm, kteří e-shop teprve připravují, čeká vás řada důležitých rozhodnutí. Mimo jiné musíte zvolit správné technické řešení, navázat vztahy s dodavateli i doručovateli zakázek, začít s PPC reklamou nebo obsahovým marketingem a také vyřešit fakturaci.

Správně vystavená faktura je nezbytná zejména v situaci, kdy obchodujete s podnikateli – těm totiž fakturu musíte vystavit vždycky.

Soukromým osobám fakturu vystavovat nemusíte – pokud o doklad zákazník nepožádá. Stačí odvést DPH (pokud jste plátcem DPH), zadat ji do evidence DPH a kontrolního výkazu. Vzhledem k automatizaci však provozovatelé e-shopů obvykle vystavují faktury všem zákazníkům.

Konkrétní pravidla pro vystavení faktur se liší podle toho, jestli vedete účetnictví a patříte mezi plátce DPH.

Jak to mají neplátci DPH bez účetnictví

V takovém případě to máte nejjednodušší. Vystavujete faktury na částku bez DPH a je jedno, jestli je doklad určený pro podnikatele nebo vaši zákazníci nepodnikají.

Na fakturu uveďte frázi „Nejsem plátce DPH“ a další údaje, které stanovuje občanský zákoník:

• jméno a příjmení (pokud jste OSVČ),
• název firmy (pro s. r. o.),
• své sídlo (fakturační adresa),
• IČ
• a označení v registru, ve kterém jste jako podnikatel vedení (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík).

Kdyby k vám přišla kontrola z finančního úřadu, usnadníte její průběh tím, že na doklady doplníte:

• slovní a číselné označení (např. Faktura 20210601),
• popis zboží nebo služby,
• částku (celkově a po položkách),
• datum vystavení faktury.

Co patří na fakturu, pokud jste neplátce DPH, který vede účetnictví

V takovém případě, si toho musíte hlídat víc. Část povinností je shodná se situací výše, proto na fakturu uveďte:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Při vystavovávání faktur se ale řídíte i zákonem o účetnictví. To znamená, že na fakturách nesmí chybět:

• označení účetního dokladu,
• obsah účetního dokladu,
• informace o účastnících transakce,
• celková suma (nebo částka za měrnou jednotku a její množství),
• datum vydání účetního dokladu,
• datum uskutečnění účetního případu (pokud se liší od data vystavení faktury),
• podpis zodpovědné osoby.

Plátci DPH mají na fakturách nejvíc povinných údajů

Jen pro jistotu: ke konečné ceně výrobku nebo služby vždy přičtěte DPH – základní sazba činí 21 %.

Při vystavování faktur se řídíte zákonem o DPH, který stanovuje tyto náležitosti:

• jméno a příjmení prodávajícího nebo název vaší firmy,
• adresa vašeho sídla, místo podnikání nebo bydliště,
• vaše IČ a DIČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• pokud jste právnická osoba, tak údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• jméno a příjmení zákazníka nebo název jeho firmy,
• adresa jeho sídla, místo podnikání nebo bydliště,
• jeho IČ,
• pokud je plátcem DPH, tak i jeho DIČ,
• datum dodání zboží či služby,
• datum vystavení faktury,
• rozsah a druh služby nebo množství a druh výrobku,
• základ daně,
• sazba daně
• a celková výše daně v korunách.

Předpokladem fungujícího e-shopu je automatizace

Pokud ze začátku vystavujete jen pár faktur měsíčně, zvládnete to i v běžném kancelářském softwaru – stačí si hlídat povinné náležitosti uvedené výše.

Když se vám ale prodeje zvednou, musíte automatizovat. Buď k tomu využijete modul fakturace, který nabízejí běžná krabicová e-shopová řešení, nebo použijete účetní program, třeba Money S3.

Ten nabízí i pokročilou automatizaci jako propojení s e-shopem, skladem, CRM, bankou nebo systémy dopravců. A díky tomu, že účetní program vytváří tým složený z odborníků na IT a účetnictví, máte jistotu, že stále je v souladu s platnou legislativou.

Ať vám jde fakturace pěkně od ruky

Povinných atributů faktury není málo, ale většinou je za vás hlídají algoritmy účetního programu. Věříme, že vám checklist dodal jistotu a budete mít doklady vystavené správně.