Co to vlastně „home office“ je?

Jako „home office“ lze označit formu flexibilního zaměstnávání, kdy zaměstnavatel umožňuje zaměstnanci po vzájemné dohodě a za určitých pravidel pracovat z domova. Tato forma spolupráce je založena především na vzájemné důvěře a respektu. Řada právníků však poukazuje na skutečnost, že pojem home office není ideální, protože pro výkon práce nemusí zaměstnanec využívat nutně svou domácnost, ale může ji vykonávat kdekoli jinde mimo pracoviště svého zaměstnavatele. Současně se však nevylučuje v rámci režimu home office možnost, aby se zaměstnanec dostavil na pracoviště zaměstnavatele, např. pro vyzvednutí potřebných dokumentů či čehokoli jiného potřebného pro výkon práce.

Home office z pohledu zákoníku práce

Právní úprava režimu home office není dostatečně řešena v žádném zákoně ani jiném závazném předpisu. Zákoník práce v § 2 říká, že závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě. Z toho vyplývá, že zákoník práce připouští možnost dohody zaměstnance a zaměstnavatele na výkonu práce mimo pracoviště zaměstnavatele. Nutno však zdůraznit, že zaměstnavatel nemůže home office zaměstnanci jednostranně nařídit a ani zaměstnanec si nemůže home office nárokovat.

Na práci zaměstnance v režimu home office se vztahuje obecně zákoník práce také v otázkách odměňování za práci – tzn. že za odvedenou práci může zaměstnanci na home office náležet jak mzda úkolová, paušální, tak i hodinová, prostě podle toho, co bylo mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem ujednáno.

Snad jediným ustanovením, které se jednoznačně zabývá režimem práce na home office je § 317. Pokud zaměstnanec v režimu home office pracuje (na základě vlastního rozhodnutí) ve svátek, nenáleží mu za takovou práci ani náhrada mzdy, ani náhradní volno, ani příplatek. Ustanovení § 317 písm. c) zákoníku práce pak dále uvádí,
že takovému zaměstnanci nepřísluší mzda nebo náhradní volno za práci přesčas.

Kromě těchto dvou výjimek má zaměstnanec v režimu home office nárok na všechny ostatní příplatky, které zákoník práce upravuje. Jedná se o tyto:

• příplatek za noční práci (§ 116 zákoníku práce);
• příplatek za práci ve ztíženém pracovním prostředí (§ 117 zákoníku práce) –s ohledem na charakter home office zřejmě tento příplatek nebude přicházet
  v úvahu, ale pro úplnost je uveden;
• příplatek za práci v sobotu a v neděli (§ 118 zákoníku práce).

Z výše uvedeného vyplývá, že je nezbytné, aby dohoda mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem upravovala konkrétní pravidla pro odměňování za práci v rámci režimu home office. Nabízí se doporučení ujednat, že zaměstnanec si bude práci rozvrhovat tak, aby nekonal práci ani v noční době, ani v sobotu či v neděli.

Zaměstnancům v režimu home office se nepřiznávají některé náhrady, které jinak náleží běžným zaměstnancům. Jedná se o nárok na náhradu mzdy při nemožnosti konat práci pro prostoj, nepříznivé povětrnostní vlivy nebo živelní události, či při některých z tzv. jiných důležitých osobních překážek v práci. Jedná se zejména o:

• vyšetření či ošetření ve zdravotnickém zařízení;
• pracovnělékařská prohlídka, vyšetření nebo ošetření v souvislosti s výkonem práce;
• přerušení dopravního provozu, zpoždění hromadných dopravních prostředků;
• znemožnění cesty do zaměstnání;
• narození dítěte;
• doprovod rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení;
• pohřeb spoluzaměstnance;
• vyhledání nového zaměstnání.

Pro zjednodušení lze říci, že náhrada mzdy není zaměstnancům v režimu home office poskytována hlavně tehdy, kdy si zaměstnanec může pracovní dobu rozvrhnout sám tak, aby mu konkrétní překážka do práce nezasáhla.

Úprava pravidel home office

S ohledem na absenci specifické právní úpravy je nezbytné nastavení jednoznačných pravidel home office režimu mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci. To lze zrealizovat buď v rámci dohod o výkonu práce v režimu home office uzavíraných se zaměstnanci nebo v příslušných vnitřních předpisech.

Vnitřní předpis by měl stanovovat obecné podmínky a pravidla režimu home office, které budou platné pro všechny dotčené zaměstnance. Konkrétně vnitřní předpis může upravovat seznam vhodných pracovních pozic pro home office režim, způsob kontroly plnění pracovních úkolů, obecná pravidla bezpečnosti a ochrany zdraví při práci mimo pracoviště zaměstnavatele, pracovní dobu, kompenzaci nákladů za home office apod. Obsah vnitřního předpisu může zaměstnavatel kdykoliv jednostranně změnit.

Dohoda o výkonu práce v režimu home office by měla upravovat individuální povinnosti jednotlivých zaměstnanců. Při přípravě takové dohody je nezbytné si uvědomit,
že jakákoliv změna představuje oboustranný akt, nelze ji měnit jednostranně, proto by se její přípravě měla věnovat značná pozornost. Co by tedy v dohodě rozhodně nemělo chybět? Základní body, jako jsou tyto:

• určení místa výkonu práce;
• BOZP s důrazem na podmínky home office daného zaměstnance;
• možnost vstupu zaměstnavatele na domácí pracoviště zaměstnance za účelem posouzení bezpečnosti tohoto pracoviště a taktéž pro šetření případného pracovního úrazu;
• rozsah režimu home office (počet dní v týdnu/měsíci);
• pravidla zadávání a schvalování práce v režimu homeoffice, odevzdávání práce;
• dostupnost a reakční dobu zaměstnance;
• účast na poradách a jednáních;
• podmínky a vykazování pracovní doby (např. přestávky, omezení práce o víkendu a v noci, přesčasů apod.);
• kompenzaci nákladů (např. za internetové připojení, spotřebu elektřinu, náplň do tiskárny, teplo, za používání – amortizaci – vlastního zařízení aj.) lze sjednat i paušální náhradu;
• ochrana dat a informací;
• nakládání se svěřeným majetkem zaměstnavatele.

Záleží tedy na rozhodnutí každého zaměstnavatele, které záležitosti chce ošetřit celoplošně vnitřním předpisem a které bude individuálně upravovat s tím kterým zaměstnancem.

BOZP

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci v režimu home office je asi nejproblematičtějším bodem. Režim home office totiž nijak nezbavuje zaměstnavatele povinností dle zákoníku práce, tj. zajistit zaměstnancům bezpečné pracovní prostředí a povinnosti v souvislosti
s případnými pracovními úrazy.

Z tohoto důvodu je tedy velmi podstatné do dohody o výkonu práce v režimu home office zahrnout odpovídající úpravu povinností na straně zaměstnance, a taktéž prohlášení zaměstnance, kterým zaměstnavatel v případě kontroly jednoznačně doloží, že byl zaměstnanec náležitě proškolen v oblasti BOZP, že jeho „domácí pracoviště“ splňuje všechny předpoklady k zajištění BOZP i všechny požadavky na požární ochranu apod.

Náklady na práci v režimu home office a jejich daňová uznatelnost

Náklady spojené s výkonem práce hradí ze zákona zaměstnavatel. Pokud tedy zaměstnanci pracují v režimu homeoffice, měl by svým zaměstnancům hradit vynaložené náklady, jako je např. spotřeba elektrické energie a tepla, náklady za připojení k internetu, amortizace vlastního vybavení apod. Zaměstnavatel může hradit skutečně vynaložené náklady, což je ale administrativně neskutečně náročné, nebo může poskytovat paušál. Pří této druhé možnosti je třeba dbát na propočet paušálu tak, aby byl v souladu se zákonem a daňově uznatelný.

Příklad kalkulace nákladů zveřejnil iDnes na https://www.idnes.cz/finance/prace-a-podnikani/prace-z-domova-home-office-naklady-uhrada-zamestnavatele.A200820_565922_podnikani_sov

Z pohledu daní lze pak říci, že jde-li skutečně o kompenzaci nákladů, které zaměstnanci prokazatelně vznikly při výkonu práce, tak se o zdanitelný příjem zaměstnance nejedná. A současně při splnění všech zákonem stanovených podmínek bude taková kompenzace nákladů zaměstnanci na straně zaměstnavatele daňově uznatelná.

Závěrem

Home office přináší firmám i zaměstnancům možnost, jak pružně reagovat na změny podmínek ve výkonu práce v současném velmi turbulentním prostředí celosvětové koronavirové pandemie. Řada firem po „nuceném“ vyzkoušení režimu home office hlásí, že i v budoucnu upustí od standardní kancelářské práce a přesune část svých zaměstnanců do domácího prostředí, což může ve svém důsledku firmám přinést nemalé úspory (ať už za energie, pronájmy rozsáhlých kanceláří atd.). S velkou pravděpodobností taková rozhodnutí budě i řada zaměstnanců kvitovat, jelikož se aspoň částečně stanou pány svého času.

Je třeba si ale uvědomit, že režim home office může mít i řadu negativních dopadů, jako např. absenci sociálního kontaktu, vysoké nároky na organizaci času, hrozbu prokrastinace či narušení rovnováhy pracovního a soukromého života.