Formulář A1 pro zaměstnance – kdy o něj žádat a k čemu slouží?

K čemu slouží formulář A1

Pokud se chystáte na pracovní cestu do zahraničí (členského státu EU nebo státu, se kterým ČR uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení), je potřeba zažádat o formulář A1 neboli „Potvrzení o příslušnosti k právním předpisům sociálního zabezpečení“.

Po vystavení tohoto dokumentu od příslušné české OSSZ bude pojistné  odváděno v ČR. Zdravotní pojištění bude poté také odváděno příslušné české zdravotní pojišťovně.

Formulář A1 je zákonem předepsaný tiskopis (v souladu s § 104 odst. 3 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění). O posouzení příslušnosti k právním předpisům a o vystavení potvrzení A1 se žádá na příslušné Okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ). Potvrzení A1 lze vydat pouze na dobu 24 měsíců. O vystavení tohoto potvrzení lze žádat opakovaně.

Kdy musíme žádat o vystavení A1

Žadatelem zaměstnanec, který může zplnomocnit svého zaměstnavatele k přebírání sdělení, která mu OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno/ČSSZ ohledně této žádosti zašle.

V případě výkonu práce v zahraničí rozlišujeme u fyzické osoby, zaměstnance, dvě základní situace:

a) vyslání zaměstnance
b) souběžný výkon činnosti

a) Vyslání zaměstnance

O vyslání zaměstnance se bude jednat v případech, kdy zaměstnanec obvykle pracuje v České republice, kde má sídlo i jeho zaměstnavatel, a zaměstnanec je pouze dočasně vyslán zaměstnavatelem z České republiky do jiné členské země EU.

Jde například o situace „dočasného přidělení“ zaměstnance k zaměstnavateli se sídlem v jiném členském státě, vyslání zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, vyslání za účelem výkonu práce, účast na zahraničním školení či konferenci apod.

b) Souběžný výkon činností

O souběžný výkon činnosti se bude jednat v případech, kdy bude zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat práci ve dvou nebo více členských státech.

Jde například o situace, kdy zaměstnanec jezdí pracovat do zahraničí opakovaně, příp. střídá různé státy, v nichž krátkodobě pracuje.

Fyzická osoba s trvalým nebo hlášeným pobytem na území České republiky, která vykonává zaměstnání nebo samostatnou výdělečnou činnost na území dvou nebo více členských států Evropské unie, je tak povinna příslušné OSSZ sdělit tuto skutečnost do 30 dnů ode dne zahájení takového zaměstnání.

Povinné přílohy k žádosti o vystavení A1

Formulář A1 je k dispozici v interaktivní podobě na ePortálu České správy sociálního zabezpečení. Papírové formuláře jsou již z důvodu povinné digitalizace státní správy standardně nahrazeny elektronickým podáním.

Migrující osoba – zaměstnanec – k žádosti přikládá níže uvedené přílohy ve formě digitálních skenů či dokumentů s elektronickým podpisem:

1. Ověřená kopie pracovní smlouvy (HPP, DPČ a DPP), včetně všech jejich změn a dodatků.
2. Ověřená kopie potvrzení o příslušnosti k právním předpisům vystaveného zahraniční institucí, pokud bylo ve vztahu k období této žádosti takové potvrzení vystaveno.
3. Ověřená kopie smluvních dokumentů, na základě kterých je zajištěna činnost v České republice (pokud je zde vykonávána činnost) a v zahraničí (smlouva se zahraniční institucí, zvací dopis, potvrzení o stáži apod.)
4. Čestné prohlášení zahraničního zaměstnavatele (přikládá se k žádosti o výjimku z příslušnosti k cizím právním předpisům, pokud má žadatel zahraničního zaměstnavatele).

Pro zaměstnance se žádá o vystavení tohoto potvrzení prostřednictvím žádosti „Společná žádost zaměstnance a zaměstnavatele o vystavení potvrzení o příslušnosti k právním předpisům sociálního zabezpečení“.

Pokud je zaměstnance současně OSVČ, využije žádosti „Společná žádost zaměstnance, zaměstnavatele a OSVČ o vystavení potvrzení o příslušnosti k právním předpisům sociálního zabezpečení“.

Zaměstnanec, který je zároveň OSVČ, dokládá kopii oprávnění k podnikání pouze ve výjimečných případech. Díky plnému propojení informačních systémů veřejné správy (ISVS) se tyto skutečnosti ověřují automaticky. Povinnost doložení tak zůstává v podstatě jen pro specifická oprávnění vydaná v zahraničí nebo u profesí, které nespadají pod běžné české registry.

Všechny dokumenty se podávají prioritně ve formátu XML nebo prostřednictvím interaktivního formuláře přihlášením přes Identitu občana či Bankovní identitu.

Více na: https://www.cssz.cz/podani-zadosti-o-urceni-prislusnosti-883-2004-987-2009

Možné sankce

V případě nesplnění oznamovací povinnosti se fyzická osoba (zaměstnanec) dopustí dle vnitrostátních předpisů přestupku podle § 127 odst. 2 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, za který lze uložit sankci ve formě napomenutí nebo pokutu až do výše 20 000 Kč.

Daleko vyšší sankce jsou v jiných členských státech, které využívají efektivnější systémy pro kontrolu nelegální práce a vysílání (např. systém IMI). Pokud nebude mít zaměstnanec na pracovní cestě u sebe potvrzení A1 (postačí v digitální podobě v mobilním zařízení nebo e-peněžence), hrozí mu například ve Francii sankce přesahující 3 500 eur, v Rakousku se pokuta pohybuje od 1 000 do 10 000 eur a v Belgii může v extrémních případech dosáhnout až 40 000 eur. Pokuty jsou odstupňovány podle toho, zda se jedná o osobu samostatně výdělečně činnou, pracovníka vyslaného firmou nebo agenturního zaměstnance.

TIP: S vedením a zpracováním mezd vám pomůže mzdový program v účetním programu Money S3. Vyzkoušet si ho můžete i zdarma.