Nejčastější způsoby, jak podnikatelé přijímají a evidují objednávky

Příjem objednávek z e-shopu

Přijímání objednávek přes internetový obchod je nejjednodušší variantou pro podnikatele, kteří mají pevně daný sortiment zboží. Objednávky jsou evidované v administraci e-shopu, kde v nich mají podnikatel a jeho zaměstnanci přehled.

V ideální případě má ale podnikatel e-shop propojený ještě se skladovým systémem či s ekonomickým nebo podnikovým systémem, jehož součástí je skladový modul. Například účetní program Money S3 má pro tyto účely modul E-shop konektor.

Díky tomu si mezi sebou účetní systém a e-shop vyměňují informace o objednávkách, zákaznících či zboží, takže zaměstnanci nemusí přepisovat informace z jednoho systému do druhého nebo neustále kontrolovat e-shop kvůli novým objednávkám. Pokud například zákazník objednávku zaplatí, propíše se tato informace naráz do e-shopu i do účetního systému.

Pokud je e-shop propojený se skladovým systémem či skladovým modulem, skladníci se ihned dozví o nové objednávce, vytisknou si štítky a rychle objednávku vyřídí.

E-shop je vhodné řešení zejména pro podnikatele, kteří:

• prodávají fyzické zboží,
• prodávají převážně pevně daný sortiment, nikoliv produkty na míru,
• dostávají velké množství objednávek.

Formulář na webu

Přijímání objednávek přes formulář typicky využívají podnikatelé, kteří vyrábí produkty na míru či poskytují služby. V takovém případě zákazník do formuláře přesně popíše službu či produkt, o který má zájem, případně na sebe nechá pouze kontakt, aby se mu podnikatel či jeho zaměstnanec mohli ozvat.

Dle charakteru svých služeb tak podnikatel může klientovi na vyplněný formulář rovnou odpovědět: 

• informací, že se pouští do práce,
• konkrétní cenovou nabídkou,
• případně se s klientem spojit a poptávku podrobně probrat.

Podnikatelé využívající tento způsob potřebují zavést také přehledný systém pro evidenci zakázek a klientů, aby nad stavem zakázek neztratili přehled a nehledali informace neustále jen po e-mailech. Lze využít:

1. jednoduchou tabulku v Excelu,
2. účetní program s adresářem,
3. CRM systém,
4. případně větší firmy využívají objednávkový modul v podnikovém (ERP) systému.

Výhodou druhé, třetí a čtvrté možnosti je, že jsou všechny informace k zakázce pohromadě, například zálohové faktury, cenové nabídky nebo stav zakázky.

Některé firmy využívají také automatické řešení, které automaticky odešle nabídku jako odpověď na vyplněný formulář.

Webový formulář je vhodné řešení zejména pro podnikatele:

• poskytující služby na míru,
• bez provozovny,
• kteří mají velké množství zakázek a chtějí trávit méně času na telefonu.

Přímý kontakt s klientem

Části podnikatelů se vyplatí přijímat zakázky a objednávky přímým kontaktem s klientem, například:

• po e-mailu,
• telefonicky,
• nebo osobně (typicky v provozovně).

Výhodou je, že podnikatel ihned rychle buduje vztah s klientem, nevýhodou je, že je to pro něj náročnější na administrativu a time management. Každou klientovu objednávku si musí ručně zapsat do evidence, kterou stejně jako v předchozím případě lze vést:

• v jednoduché tabulce,
• v účetním či podnikovém systému
• nebo v CRM systému.

Jakmile podnikatel objednávku obdrží, měl by ji co nejrychleji zadat do evidence, ať si udrží přehled. Pokud ve svém podnikání řeší tři zakázky měsíčně, možná se bez přehledné evidence obejde, ale v opačném případě by rychle ztratil přehled nad termíny nebo stavy zakázek.

Přímý kontakt je vhodné řešení zejména pro podnikatele, kteří:

• mají provozovnu,
• záleží jim na budování vztahu s klientem,
• potřebují každou poptávku s klientem důkladně probrat.

Pokud hledáte účetní program pro podnikatele, ve kterém objednávky přehledně zaúčtujete a snadno ho propojíte například s e-shopem, vyzkoušejte zdarma systém Money S3. Jaká kritéria zvážit při výběru účetního systému zjistíte v tomto článku.