Skladové programy a systémy zdarma: kdy se vyplatí a jaká mají omezení?

Pokud máte maličký sklad řádově s jednotkami či desítkami produktů, možná jste zvažovali pořízení skladového programu zdarma. Jakkoliv je ale myšlenka freeware skladového systému lákavá, dávejte si pozor na skrytá rizika, která jsou s ním spojená.

Skladové hospodářství si teoreticky můžete vést zdarma v Excelu, tato varianta je ale vhodná skutečně jen pro drobné podnikatele, kteří mají velmi malé sklady maximálně s nižšími desítkami produktů a skladových pohybů. Jakmile skladové zásoby rostou, je skladová evidence v Excelu nepřehledná a zabere vám zbytečně moc času.

Při rozhodování o pořízení softwaru pro skladové hospodářství zdarma pak nejčastěji narazíte na dva typy systémů:

• freeware skladové programy zdarma
• a placené skladové systémy, které nabízí omezenou verzi zdarma.

Jaké jsou výhody a nevýhody obou skladových řešení?

.banner-s3start { margin-top: 20px; margin-bottom: 40px; background-color: rgba(1, 95, 254, 0.1); padding: 22px 28px 24px 37px; display: flex; flex-direction: column; justify-content: center; text-align: center; align-items: center; } .banner-s3start .banner-text { text-align: center; } .banner-s3start img { margin-bottom: 20px; width: 148px; height: auto; } .banner-s3start h3 { margin-bottom: 15px; text-align: center; } .banner-s3start p { margin-bottom: 20px; text-align: center; } .banner-s3start a { background-color: #015FFE; color: #ffffff; font-size: 15px; padding: 15px 34px; border-radius: 50px; display: inline-block; }

Freeware skladové programy

Největší výhodou těchto systémů je, že umožňují vedení skladové evidence zdarma a oproti Excelu obvykle nabízí více funkcí a přehlednější rozhraní. Pro drobné podnikatele tato varianta může být zajímavá, na druhou stranu v sobě skrývá nemalá rizika.

Myslete totiž na to, že u skladového systému zdarma nemáte žádnou záruku ani garanci. Musíte počítat s tím, že:

• dodavatel může vývoj/podporu skladového programu kdykoliv ze dne na den ukončit a vy dost možná přijdete o všechna svá data,
• dodavatel negarantuje legislativní správnost skladového řešení, takže pokud se například změní legislativa ohledně oceňování zásob, vy musíte změnit program, nebo vše přepočítávat ručně,
• dodavatel z logiky věci nenabízí žádnou zákaznickou podporu, takže s jakýmkoliv problémem si musíte poradit sami,
• dodavatel negarantuje zabezpečení vašich dat, freeware skladové programy dokonce často stahujete z velmi zastaralých a nedůvěryhodných webů s chybějícím SSL certifikátem,
• skladové řešení obvykle nemá možnost integrace, takže jej například nemůžete napojit na svůj účetní systém nebo e-shop, ale vše řešíte odděleně ve více prostředích,
• program má obvykle jen několik základních funkcí, které dost možná časem přerostete.

Doporučujeme, abyste si před instalací freeware skladového programu minimálně zjistili, v jakém formátu program ukládá data a jaké možnosti exportu nabízí, abyste případně v budoucnu mohli přejít na jiný systém.

Placené skladové systémy s omezenou verzí zdarma

Bezpečnější a pohodlnější variantou jsou pro začínající podnikatele placené skladové systémy nebo skladové moduly, které nabízejí omezenou verzi zdarma. Toto omezení nejčastěji spočívá v

• omezeném zkušebním období, kdy dostanete k dispozici skladový program se všemi jeho funkcemi, ale jen například na 30 dní,
• nebo v omezení počtu zápisů – například skladových karet nebo skladových pohybů – kdy můžete program neomezeně používat tak dlouho, dokud nenarazíte na limit.

U obou variant časem narazíte na strop a musíte přejít na placenou verzi, případně na jiný systém. Nicméně u těch programů, kde jste limitovaní počtem skladových karet nebo skladových pohybů, může tato doba trvat několik měsíců nebo i let.

Typickým příkladem takového systému je Money S3 Start. Nejde o ryze skladový systém, ale účetní program, který mimo jiné nabízí propracovaný modul skladového hospodářství. Ve verzi zdarma je omezený 500 skladovými pohyby, takže menším firmám může zdarma sloužit klidně i několik měsíců.

Jisté je, že u těchto systémů i ve zkušební verzi odpadají všechna rizika freeware programů – jsou pravidelně aktualizované, máte nárok na zákaznickou podporu i větší jistotu, že vaše data jsou v bezpečí. Navíc je lze integrovat s dalšími systémy, případně jsou přímo jejich součástí. A až jednou vyrostete a skladový modul zdarma přestane stačit, jednoduše „přepnete“ na placenou verzi.

Výhody skladového řešení Money S3

Ve skladovém modulu v Money S3 můžete evidovat neomezené množství skladů. Ať už jich spravujete více či pouze jeden, v seznamech zboží se rychle zorientujete díky členění na skladové skupiny a podskupiny. Každé zboží má svou skladovou kartu, ve které najdete:

• název,
• cenu,
• katalogové označení
• a minimální i maximální objem zboží.

Do skladových karet přiložíte také fotografie, což usnadní skladníkům orientaci ve zboží.

Ve skladovém modulu můžete pracovat i s ceníky. Každé skladové kartě přiřadíte až deset cenových hladin, přičemž jedna je základní a devět dealerských. Kromě cenových hladin můžete obchodním partnerům vytvořit také individuální ceníky. Všechny typy slev můžete v systému vzájemně kombinovat.

Jakmile Money S3 propojíte s pokladními systémy, uvidíte, jak si vedou vaše prodeje i kolik zboží máte skladem. Se skladem jednoduše propojíte i e-shop pomocí modulu E-shop konektor a vyhnete se přepisování dat z jednoho systému do druhého.

Systém za vás pohlídá také vyskladňování správného zboží. Pokud například prodáváte zboží s dobou trvanlivosti, nastavíte si, aby systém automaticky vydával zboží s nejbližším datem expirace.

Když uděláte fyzickou kontrolu zboží, skladový program ji srovná s evidencí v databázi. Automaticky vyhodnotí rozdíl mezi skladovou evidencí zásob a jejich skutečným stavem a vy ho v Money jednoduše zaúčtujete.

Kromě inventur si v Money S3 zobrazíte například obrátkovost zásob, nebo jaký obrat máte podle dodavatelů, prodejců, typů zboží či jednotlivých skladů. Tyto přehledové sestavy vám pomohou při analýze vašeho portfolia a zlepší cashflow.

Ve skladových přehledových sestavách rychle zjistíte obraty zboží například podle:

• skladů,
• zásob,
• odběratelů,
• prodejců
• nebo středisek.