Nejlepší účetní programy zdarma: jak je vybrat a jak se liší

Hovoříme-li o účetních programech zdarma, myslíme tím dva typy softwaru:

• trial (zkušební) verze placených účetních programů
• a freeware účetní programy.

Trial verze účetních programů

Trial verze nabízí dodavatelé účetních programů primárně k tomu, aby si potenciální zájemci vyzkoušeli, jak se jim v účetním programu pracuje a rozhodli se, zda si program pořídí. V některých trial verzích mohou menší podnikatelé pracovat klidně i měsíce či roky – jakmile ale vyrostou a verze zdarma jim přestane stačit, musí se rozhodnout, zda si program zakoupí.

Freeware verze účetní programů

Freeware jsou účetní programy, které jsou dostupné úplně zdarma ke stažení na internetu (často je najdete na webech shromažďujících bezplatné programy všeho druhu). Bohužel jsou převážně od neověřených vývojářů a jejich používání může být pro firmu riskantní zejména z následujících důvodů:

• vývojáři negarantují pravidelné aktualizace, a proto software často neodpovídá aktuální účetní legislativě,
• vývojáři tento software často nazývají účetní program, přestože z hlediska funkcí nedosahuje ani na úroveň fakturačních aplikací,
• nemáte k dispozici zákaznickou podporu, která vám poradí s nejasnostmi,
• často nelze zjistit, jak program nakládá s citlivými daty vaší firmy.

Z těchto důvodů práci ve freeware účetních programech nedoporučujeme. Účetní program je komplexní nástroj, který může být kvalitní jen za předpokladu, že na něm vývojáři kontinuálně pracují – což nelze dělat zdarma.

Ve zbytku článku se budeme zabývat srovnáním placených účetních programů pouze s trial verzemi.

Náš tip: Pokud hledáte jakýkoliv zdarma dostupný účetní program, přesvědčte se nejprve, že jde o solidního a důvěryhodného vývojáře. Nikdy si do počítače neinstalujte programy od někoho, komu byste nesvěřili svá osobní data.

Jaké jsou varianty bezplatných verzí účetních programů

Dodavatelé účetních programů nejčastěji omezují zdarma dostupné verze těmito způsoby:

1. Varianta omezená maximálním počtem záznamů

Trial verze typicky nastavují strop pro tyto záznamy:

• záznamy v účetním deníku,
• skladové pohyby,
• záznamy v adresáři,
• mzdové záznamy,
• záznamy v knize jízd,
• objednávky
• nebo třeba nabídky.

Jakmile na strop narazíte (například přesáhnete povolený počet přijatých dokladů), musíte přejít na placenou verzi programu, nebo program přestat používat. Strop se obvykle pohybuje ve stovkách u často používaných záznamů (například účetní deník) a v desítkách u méně častých (například mzdy).

Trial verze s tímto omezením je vhodná zejména pro:

• firmy, které hledají placený program a potřebují ho otestovat se všemi dostupnými funkcemi,
• drobné podnikatele, kteří limity zas tak rychle nepřesáhnou.

Pokud mezi ně patříte, vyzkoušejte trial verzi našeho účetního programu Money S3 Start. Obsahuje všechny funkce jako plná verze a je omezená pouze počtem dokladů a jednou pracovní agendou. Drobní podnikatelé mohou Money S3 Start klidně používat dlouhodobě, ale za cenu chybějících legislativních aktualizací a uživatelské podpory.

2. Varianta omezená množstvím funkcí

Někteří dodavatelé trial verze omezují počtem funkcí, ke kterým máte jako uživatel přístup. Typicky zpřístupní všechny základní funkce jako účetní deníky, daňovu evidenci, adresář a sklad, ale nedostanete se například ke mzdám, knize jízd nebo analytickým funkcím.

Tento způsob omezení je oproti maximálnímu počtu záznamů méně častý. Je totiž v zájmu dodavatele, abyste si mohli z programu vyzkoušet co nejvíc funkcí.

Trial verze s tímto omezením je vhodná zejména pro začínající podnikatele, kteří si vystačí pouze se základními funkcemi, a jakmile vyrostou, dokoupí si další moduly nebo přejdou na jiný placený systém.

3. Časově omezená varianta

Dodavatel vám v tomto případě poskytne plnou verzi účetního programu se všemi jeho funkcemi, ale jen na omezenou dobu, typicky v rozmezí jednoho měsíce až jednoho roku. Jakmile čas překročíte, program se zamkne a dodavatel vám nabídne, zda chcete přejít na placenou verzi.

Trial verze s tímto omezením je vhodná zejména pro:

• firmy, které hledají placený program a potřebují ho otestovat se všemi dostupnými funkcemi,
• začínající podnikatele, kteří se chtějí vyhnout velké počáteční investici, a za účetní program si zaplatí později.

Náš tip: Nemusíte se bát, že po překročení časového limitu o již zaúčtované doklady přijdete. Můžete je exportovat a nahrát do jiného programu. Pokud přejdete na plnou verzi, doklady z trial verze vám v programu vždy zůstanou.

4. Varianta omezená počtem licencí

Trial verze účetních programů, jejichž byznys model zahrnuje dokupování licencí, mohou být omezené i tímto způsobem. Trial verzi dostanete pouze s licencí pro jeden počítač. Pokud chcete, aby si program vyzkoušelo více zaměstnanců, musíte každému stáhnout trial verzi samostatně.

Druhou možností je, že program klidně můžete nainstalovat na více počítačů, ale dostanete k němu pouze jedny přístupové údaje. To znamená, že pokud na jednom počítači někdo program používá, nemohou se do něj přihlásit další uživatelé.

Trial verze s tímto omezením je vhodná zejména pro:

• firmy, které hledají placený program a stačí jim, když ho otestuje jedna účetní,
• začínající podnikatele bez zaměstnanců.

Kdy účetní program zdarma stačí, a kdy investovat do placené verze

Zdarma dostupné verze jsou primárně určené k tomu, aby si je firmy vyzkoušely a rozhodly se, zda jim program vyhovuje. Existuje ale spousta menších firem, které v trial verzích pracují dlouhodobě i za cenu omezení.

Dlouhodobá práce v trial verzi ale paradoxně může být dražší, než když si účetní program pořídíte. Například nemůžete využívat funkce, které vám zrychlí a usnadní práci, vaše firma nemůže růst nebo se musíte o jeden přístup dělit s více kolegy. Ve verzi zdarma navíc obvykle neprobíhají legislativní aktualizace, takže se program postupně stane zastaralým.

Doporučujeme si trial verzi účetního softwaru pořídit na otestování, a jakmile pocítíte, že vám omezení komplikují práci, přejděte na jeden ze základních kompletů či tarifů placené verze účetního softwaru. Základní verze programu vás typicky vyjde na 2 až 3 tisíce korun. Pokud porostete rychle, můžete si rovnou koupit pokročilejší verzi. Podrobný postup při výběru účetního programu najdete v našem e-booku.