Jak dlouho přenos trvá a jak ho naplánovat

Většina účetních systémů dokáže nejdůležitější data importovat do XML souboru, který pak nahrajete do svého nového účetního systému. Celá operace zabere pár minut. Tímto způsobem však přemístíte jenom ta nejdůležitější data jako doklady či zásoby – zbylá data musíte překopírovat nebo přepsat ručně. Například e-mailovou korespondenci u kontaktů v adresáři, přílohy u dokladů či popisky u zboží.

Ruční přenos dodatečných dat může trvat klidně několik dnů až týdnů. Během konzultace proto s novým dodavatelem podrobně rozeberte, která data potřebujete přenést a kolik jich je – zjistíte časový odhad, který vám usnadní následné plánování.

Obecně doporučujeme naplánovat si celý proces implementace na (ideálně prodloužený) víkend nebo například na vánoční prázdniny, kdy je typicky méně práce. Na nový jednoduchý účetní program nikdy nepřecházejte v sezónní špičce.

Co zařídit před přenosem dat

Než se pustíte do samotného přenosu dat, naplánujte si, co všechno chcete do nového programu přesunout. Projděte všechny dokumenty, doklady či kontakty a vše si podrobně sepište.

Nestačí říct, že chcete přesunout kontakty na klienty, ale konkrétní informace z kontaktů – například PSČ, bankovní účty, e-mailovou komunikaci apod. Doporučujeme toho přenést co nejvíc, protože dřív nebo později můžete tyto informace znovu potřebovat.

Jakmile budete mít jasno, co za data chcete přesunout, všechna tato data si zálohujte. Zálohu děláte kvůli tomu, abyste o svá data nepřišli, kdyby se během migrace něco pokazilo, a zároveň z ní poté ručně kopírujete ta data, která systém nedokáže importovat automaticky.

Pokud svá data zálohujete průběžně (což kvůli bezpečnosti doporučujeme), můžete tento krok přeskočit. Většina kvalitních účetních programů má na zálohování dat přímo funkci, která vám proces usnadní, tak se po ní nejprve poohlédněte, ať zbytečně neztrácíte čas ručním zálohováním.

Ideálně data zálohujte na firemní server, externí disk či jiné fyzické médium, které budete mít neustále na očích. Můžete ale využít i bezpečné cloudové úložiště, kterému důvěřujete. Pokud budete v další fázi doklady či zboží exportovat do jednoho souboru (viz Export dat), stačí když je zálohujete v této podobě.

Export dat

Pozor: přesný postup migrace dat se liší program od programu, a proto vám v této části pouze přiblížíme obecné principy.

Prvním krokem při přenosu dat je export nejdůležitějších dat do jednoho či více strukturovaných souborů. Jakmile budete mít nový účetní systém pořízený, oslovte svého předchozího dodavatele a poproste ho o pomoc s exportem svých stávajících dat do strukturovaného formátu – často se využívá například excelová tabulka s příponou .xls nebo XML soubor. Některé účetní programy mají tuto funkci přímo zabudovanou a data zvládnete exportovat sami.

Z předchozího systému doporučujeme exportovat minimálně data, která jsou nezbytná pro chod firmy, tedy:

• vystavené a přijaté faktury,
• zálohové faktury,
• dobropisy,
• závazky a pohledávky,
• zásoby včetně skladových karet,
• adresář.

Export dopředu zkonzultujte také se svým novým dodavatelem, který zjistí, zda je exportovaný soubor ve správném formátu a zda v něm některé důležité údaje nechybí.

Import dat

Nyní musíte exportovaná data dostat do nového systému. Pokud je dodavatel nového systému solidní, s importem vám pomůže, ale jinak mají všechny větší účetní systémy import vyvinutý tak, že byste ho měli zvládnout i sami.

Před importem nastavíte, které doklady a informace má nový systém ze souboru vyčíst. Pak už jen spustíte import a za chvíli máte data přenesena. Například účetní systém Money S3 má pro tyto účely modul XML DE Profi nebo Import dokladů z Excelu, který usnadňuje migraci dat, a navíc pomáhá také později například při nahrání nového katalogu zboží od dodavatele.

Po importu těchto základních dat můžete v novém účetním programu normálně pracovat. Ručním přenosem zbylých dat pověřte zaměstnance, kteří budou například kopírovat přílohy ke kontaktům v adresáři nebo doplňovat popisky ke zboží ve skladu ze zálohy, kterou jste si předtím vytvořili. To může dle množství dat trvat dny až měsíce.

Stručně shrnuto:

• doklady, zásoby či adresář importujete z dokumentu,
• přílohy, popisky karet nebo uložené e-maily překopírujete ručně ze zálohy.