Jak přejít z daňové evidence na účetnictví či paušální výdaje

Představte si, že jste hranici obratu (počítají se do něj i osvobozená zdanitelná plnění) za kalendářní rok překročili v roce 2020. Od 1. ledna 2021 se stáváte účetní jednotkou. Účetnictví jako takové musíte začít vést o rok později, tedy od 1. ledna 2022.

Případně pokud se váš hospodářský rok neshoduje s kalendářním rokem, začnete od nového hospodářského roku.

Povinnost vést (podvojné) účetnictví se vás týká i tehdy, pokud jste společníkem ve společnosti (dříve sdružení bez právní subjektivity) a jeden z vašich společníků vede účetnictví. V takovém případě vedete účetnictví od následujícího účetního období po vstupu do společnosti.

Případně se můžete sami rozhodnout, že chcete přejít na účetnictví a začnete ho vést dobrovolně.

Povinný nebo dobrovolný přechod z daňové evidence na účetnictví nemusíte oznamovat úřadům.

Přechod z daňové evidence na účetnictví

Postup přechodu z daňové evidence na účetnictví popisuje paragraf 61b vyhlášky č. 500/2002 Sb.

Na konci roku nejdřív provedete inventarizaci majetku, závazků a případně rezerv, oceňovacích rozdílů k úplatně nabytému majetku a neuplatněnou část výdajů u finančního leasingu. Také vyčíslíte položky, které ovlivní základ daně v dalším zdaňovacím období.

Poté uzavřete účetní knihy daňové evidence a vytvoříte účtový rozvrh dle platné směrné účtové osnovy pro podnikatele. Účtový rozvrh je centrální seznam všech účtů, které využíváte v účetnictví.

Následně sestavíte zahajovací rozvahu, vytvoříte interní směrnice upravující například postup zpracování dokladů a otevřete účetní knihy pro účetnictví. Poté rozepíšete počáteční stavy příslušných rozvahových účtů. Rozdíl mezi součtem počátečních zůstatků nově otevřených účtů aktiv a mezi součtem počátečních zůstatků nově otevřených účtů pasiv uvedete na účet v účtové skupině 49 jako aktivní (plusový) nebo pasivní (minusový) zůstatek.

Výše uvedené činnosti děláte na počátku zdaňovacího období. Na jeho konci musíte upravit základ daně, který zvýšíte o hodnotu:

• zásob a cenin,
• poskytnutých záloh,
• pohledávek.

Zásoby, ceniny a pohledávky můžete přičíst jednorázově, nebo si je rozložit do více let, maximálně však do devíti. Pokud částky započítáváte postupně, každý rok můžete započítat jinou částku.

Zároveň základ daně snížíte o hodnotu:

• přijatých záloh
• a závazků.

Účetní program je nezbytný

Na daňovou evidenci vám mnohdy stačí fakturační aplikace, jako je iDoklad, nebo jednodušší software pro daňovou evidenci. Jenže na účetnictví už potřebujete plnohodnotný účetní program.

Výhodou je, že účetní program, např. Money S3, vám pomůže nejen s vedením účetnictví a vedením daňové evidence, ale i s další agendou, jako jsou:

• sklady,
• mzdy,
• kniha jízd,
• propojení s e-shopem
• nebo automatizace procesů.

Výběr účetního programu

Než se pustíte do hledání, pamatujte, že výběr účetního programu je důležitý krok v životě vaší firmy. Pokud vyberete nevhodně, místo usnadnění práce si přidáte problémy. Proto volbě věnujte dostatek času a pozornosti.

Předem si proto ujasněte zejména:

• své nároky vzhledem k velikosti vaší firmy –⁠ ať účetní systém splní všechny vaše požadavky, ale nezahltí vás nepotřebnými funkcemi,
• kolik lidí účetní program využije –⁠ pokud v něm bude do budoucna pracovat více zaměstnanců, potřebujete možnost přidání další licence,
• požadavky na funkce a doplňkové služby – například intuitivní prostředí, legislativní aktualizace, propojení s e-shopem nebo spolehlivou zákaznickou podporu.

Při výběru dodavatele se také zaměřte na jeho reference od podobně velkých firem z vašeho oboru, na srozumitelnou komunikaci a volně dostupné návody. Ujistěte, že jde o zavedenou společnost, která jen tak nezanikne.

Přechod na nový účetní program

Jakmile účetní program pořídíte, čeká vás před jeho ostrým nasazením několik kroků.

1. Instalace a nastavení agendy

Software si nejprve stáhnete a nainstalujete jako jakýkoliv jiný počítačový program. Po prvním spuštění vás systém provede nastavením agendy pomocí několika otázek. Například, zda spolupracujete s externí účetní, nebo účtujete interně. Nebo jestli jste fyzická osoba, právnická osoba, případně nezisková organizace.

2. Zorientování se v programu

Všichni lidé, kteří v programu budou pracovat, se v něm potřebují zorientovat. Měli by si nanečisto vyzkoušet například vystavení faktury, založení skladové karty nebo přidání kontaktu do adresáře. Využijete k tomu videa a návody, které vám poskytne dodavatel.

3. Import dat

Do účetního programu budete muset importovat dosavadní účetní data, abyste je měli přehledně na jednom místě. Účetní program obvykle umožňuje import dat v XML formátu nebo z Excelu.

4. Základní nastavení programu

Na závěr si ještě podrobně projděte nastavení programu a upravte si prostředí podle sebe. Nastavte například účetní rok, přístupová práva, zálohování nebo chování jednotlivých funkcí. Jakmile máte nastavení hotové, můžete se pustit do účtování.

Přechod z daňové evidence na paušál

Pojmem paušální výdaje označujeme výdaje procentem z příjmů, které představují nejjednodušší a často i nejvýhodnější způsob, jak můžete uplatnit výdaje ze svého podnikání v daňovém přiznání.

K přechodu od daňové evidence k paušálu dospějete například v momentě, kdy vám výrazně poklesnou výdaje.

Příklad:
Petr si založil živnost a rozhodl se uplatňovat skutečné výdaje prostřednictvím daňové evidence.

Věnoval se grafice a focení – pronajal si ateliér, koupil si do něj kvalitní osvětlení, kameru, fotoaparát a notebook. V prvním roce tak jeho výdaje byly obrovské.

Postupem času se přesunul do levnějšího pronájmu a všechen nábytek prostřednictvím odpisů odepsal. Jeho roční výdaje tak klesly na minimum. Kromě nákupů kancelářských potřeb a placení nájmu si svůj základ daně nemohl nijak snížit.

Rozhodl se proto uplatňovat výdaje procentem z příjmů. Při poskytování grafických a fotografických služeb si může jako výdaje uplatnit až 60 % svých příjmů za rok (avšak maximálně 1,2 milionu korun ročně), což je pro něj mnohem výhodnější.

Zákon vám umožňuje si uplatnit paušální výdaje ve výši:

• 80 % z příjmů ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství a z příjmů z živnostenského podnikání řemeslného, maximálně 1 600 000 Kč,
• 60 % z příjmů ze živnostenského podnikání, maximálně 1 200 000 Kč,
• 30 % z příjmů z nájmu majetku zařazeného v obchodním majetku, maximálně 600 000 Kč,
• 40 % z jiných příjmů ze samostatné činnosti, maximálně 800 000 Kč.

Pokud jste vedli daňovou evidenci a nyní chcete uplatňovat paušální výdaje procentem z příjmů, musíte si upravit základ daně předešlého roku.

K tomu slouží dodatečné daňové přiznání, které celé opětovně zpracujete a navíc vyplníte oddíl 6 a tabulku E v příloze č. 1. Nezbytné úpravy základu daně provedete dle § 23 odst. 8 písm. b) zákona o daních z příjmů.

Jestliže změníte daňový základ, musíte podat i opravné přehledy na sociální pojištění i na zdravotní pojišťovnu.

Hledáte-li vhodný program pro vedení účetnictví, vyzkoušejte Money S3. Patří k nejoblíbenějším účetním systémům na trhu. Nabízí demoverzi Money S3 Start zdarma, která je obsahuje všechny funkce a není omezená časově, ale pouze počtem dokladů.