Účetní a daňové doklady: rozdíly, druhy a náležitosti

Rozdíl mezi účetním a daňovým dokladem

Účetní doklady jsou záznamy o obchodní aktivitě, které slouží ke čtyřem účelům:

• jsou potvrzením toho, že obchod proběhl,
• zlepšují podnikateli přehled o příjmech a výdajích,
• slouží jako podklad pro výpočet daně,
• a pokud vedete účetnictví, tak se na základě účetního dokladu provádí zaúčtování účetního případu do účetních knih.

Účetní doklady jsou všechny doklady, které v podnikání vystavujete, například faktury nebo výdejky. Pokud jste ale plátci DPH, vaše účetní doklady se podle legislativy nazývají daňovými doklady. Daňový doklad je druh účetního dokladu, který musí splňovat požadavky zákona o DPH.

Druhy účetních dokladů

Účetní doklady lze dělit podle druhů, podle obsahu a podle počtu dokumentovaných účetních případů. Nejprve si ukážeme jejich rozdělení podle druhů:

Faktura

Faktura slouží jako účet za provedenou službu nebo dodané zboží. Jasně stanovuje, kdo má komu za co zaplatit a jakou formou. Pojem faktura není v zákonu nijak definován, ale v praxi se běžně používá. Faktury se dělí na vydané a přijaté podle toho, zda zboží/službu prodávate, nebo nakupujete.

Pokladní doklad

Pokladní doklady nahrazují faktury při platbě v hotovosti. Vytváří se vždy ve dvou kopiích, z nichž jednu dostane zákazník a druhou si nechá podnikatel. Stejně jako u faktur se pokladní doklady dělí na příjmové a výdajové podle toho, zda za hotové prodáváte, nebo nakupujete.

Interní doklad

Vnitřní účetní doklady neboli interní doklady slouží k zaúčtování finančních operací uvnitř firmy. Je to například:

• výplatní páska pro zaúčtování mzdy zaměstnance,
• výdejka vystavená při výdeji zboží nebo materiálu ze skladu
• nebo příjemka vystavená při příjmu zboží nebo materiálu.

Bankovní výpis

Za účetní doklad se považuje i klasický bankovní výpis, který zachycuje všechny účetní operace na firemním bankovním účtu.

Podle obsahu se účetní doklady dělí na:

• vnější, které mají vztah k jiným firmám, podnikatelům či institucím,
• a vnitřní, které mají vztah pouze k účetním případům uvnitř firmy.

Podle počtu dokumentovaných účetních případů se doklady dělí na:

• jednotlivé, které dokumentují jednu účetní operaci,
• a sběrné, které zahrnují více účetních operací v jednom – například při nákupu více kancelářských pomůcek naráz.

Náležitosti účetních dokladů

Vedete-li účetnictví, musíte podle zákona o účetnictví dodržovat všeobecné zásady pro vystavování dokladů, které jsou:

• zásada dokladovosti, podle které musí být každý účetní záznam podložen dokladem,
• a povinnost vyhotovit účetní doklad bez zbytečného odkládání.

Aby byl účetní záznam průkazný, musí podle zákona o účetnictví obsahovat:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Pokud nevedete účetnictví ani neplatíte DPH, stačí vám podle občanského zákoníku na dokladu následující údaje:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Pokud jste plátci DPH, jsou podmínky pro údaje na dokladech složitější. Daňový doklad musí obsahovat:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – ve většině případů jde o den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazbu daně,
• výši daně – musí být uvedena v české měně.

Častým mýtem je, že doklady musí obsahovat razítko. To ale zákon nepředepisuje a jeho používání je dobrovolné.

Archivace dokladů

Všechny účetní doklady mají stanovenou dobu, po kterou je musí fyzické i právnické osoby archivovat. Podrobně tuto problematiku rozebírá v našem dalším článku daňový poradce Jaroslav Veselka.

Vystavování, evidenci i archivaci účetních dokladů vám usnadní účetní program. Například v účetním programu Money S3 vedete na jednom místě účetnictví, daňovou evidenci, fakturaci, pokladnu, evidenci majetku i sklad. Vyzkoušejte si účetní program zdarma ve verzi Money S3 Start.