Využití interních směrnic v daních a účetnictví

Příklad vnitropodnikových (interních) směrnicí, jejichž existence je definována právními předpisy

Vnitropodnikové (interní) směrnice, zpracování kterých je definováno zákonem o účetnictví

Nejprve zmíníme některé vnitropodnikové (interní) směrnice, které jsou definovány zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZoÚ). Jednou ze základních účetních vnitropodnikových (interních) směrnic je směrnice, která se zabývá oběhem účetních dokladů. Tato směrnice postihuje časový úsek od přijetí či vystavení časového dokladu až po jeho archivaci. V této souvislosti je nutné zdůraznit především vymezení odpovědnosti jednotlivých pracovníků v rámci podnikatelského subjektu, kteří mají na starosti zprocesování účetních dokladů v příslušném časovém okamžiku. Velmi důležitou součástí je definování pracovníka, který bude mít ve své odpovědnosti vymezení, resp. kontrolu věcné a formální správnosti konkrétního dokladu. Z hlediska oběhu účetních dokladů je zcela zásadní vymezení osoby, která svým podpisem deklaruje, že údaje na dokladu uvedené korespondují se skutečností. Ve vazbě na to je další důležitou osobou taková, která je odpovědná za zaúčtování účetního dokladu.

Pamětníci si vzpomínají, že v 90. letech 20. století byla definována a používána tzv. závazná účtová osnova, která obsahovala v rámci své struktury účtové třídy, účtové skupiny a syntetické účty. Účetní jednotka dále rozpracovala tuto účtovou osnovu až na úroveň analytických účtů do podoby tzv. účtového rozvrhu. Od počátku tohoto milénia byla závazná účtová osnova nahrazena směrnou účtovou osnovou, která obsahuje v rámci své struktury pouze účtové třídy a účtové skupiny. Účetní jednotka, která nevede účetnictví ve zjednodušeném rozsahu (tj. vede účetnictví v plném rozsahu), tedy rozpracuje směrnou účtovou osnovu do podoby účtového rozvrhu, který obsahuje navíc účty syntetické a účty analytické. V rámci vnitropodnikové (interní) směrnice je proto nutné definovat proces vytváření účetního rozvrhu a také osobu, která je za jeho vyhotovení pro každé účetní období odpovědná.

Další důležitou vnitropodnikovou (interní) směrnicí je směrnice, která definuje použití účetního kurzu. Účetní kurz má podobu buď aktuálního (denního) kurzu vyhlašovaného Českou národní bankou nebo tzv. pevného kurzu, který je používán po určitý časový úsek (nejdéle po dobu účetního období). Ve vnitropodnikové (interní) směrnici je tak definováno účetní jednotkou, jaký systém účetního kurzu v daném účetním období používá.

Nesmírně důležitou vnitropodnikovou (interní) směrnicí je směrnice, která upravuje systém účetního a daňového odpisování majetkových složek ve firmě. Z hlediska účetního odpisování se jedná především o definování nastavení časových nebo výkonových odpisů pro jednotlivé druhy majetkových složek. Konkrétně se tedy v případě časových odpisů jedná o informaci, zda účetní jednotka účetně odpisuje majetkové složky na denní nebo měsíční bázi. Ve vazbě na tuto skutečnost se jedná o definici toho, zda podnikatelský subjekt odepisuje počínaje dnem (měsícem) zařazení či dnem (měsícem) následujícím po dni (měsíci) zařazení majetku do užívání. Kromě jiného se ve vnitropodnikové (interní) směrnici objevuje informace o tom, zda firma využívá metody tzv. komponentního odpisování nebo tzv. zbytkové hodnoty.

Z hlediska daňového odpisování je nutné respektovat povinnosti dle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP), které se týkají majetkových složek podléhajících tzv. časovému (měsíčnímu) daňovému odpisování. Pokud příslušná majetková složka nespadá do tohoto režimu daňového odpisování, je možné přistoupit k ročnímu daňovému odpisování. V tomto smyslu umožňuje ZDP odpisovat rovnoměrným nebo zrychleným způsobem. Právě ve vnitropodnikové (interní) směrnici podnikatelský subjekt definuje zvolenou metodiku příslušného odpisování.

Vnitropodnikové (interní) směrnice, zpracování kterých je definováno zákonem o daních z příjmů

Z hlediska ZDP je v § 6 odst. 7 písm. b) až d) zaměstnavateli definováno právo určit paušální náhrady pro zaměstnance. Dle § 6 odst. 8 ZDP platí: „Hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle odstavce 7 písm. b) až d) paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Stejným způsobem postupuje zaměstnavatel při stanovení paušálu v případech, kdy dojde ke změně podmínek, za nichž byl paušál stanoven. Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.

Vnitropodnikové (interní) směrnice, zpracování kterých je definováno Vyhláškou č. 500/2002 Sb.

Příkladem vnitropodnikových (interních) směrnic definovaných Vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení ZoÚ, je směrnice pro tvorbu a zúčtování rezerv, účtování zásob nebo časové rozlišení nákladů a výnosů. Rezervy jsou typickým nástrojem respektování zásady opatrnosti v účetnictví, v případě zásob se jedná zejména o definování systému účtování způsobem A nebo B. V případě časového rozlišení jde zejména o vymezení skutečnosti, jakým způsobem účetní jednotka časově rozlišuje (zejména ve vazbě na nevýznamné položky a periodicky se opakující platby).

Příklad vnitropodnikových (interních) směrnicí, jejichž existence je doporučena právními předpisy

V této skupině si jen zdůrazněme nejzásadnější vnitropodnikové (interní) směrnice, jejichž existence je doporučena právními předpisy. Jedná se zejména o oblast pohledávek (tvorba a zúčtování opravných položek, odpisy pohledávek), dlouhodobého majetku (vstupní cena, uvedení do užívání), krátkodobý finanční majetek (pokladna, ceniny, bankovní účty, úvěrové bankovní účty).

Závěr

Vnitropodnikové (interní) směrnice tvoří nedílnou součást podnikatelské agendy, a to nejenom u účetních jednotek, ale i u fyzických osob bez podvojného účetnictví. Některé vnitropodnikové (interní) směrnice jsou definovány přímo jednotlivými zákonnými předpisy, jiné jsou pouze doporučeny. Mezi nejznámější vnitropodnikové (interní) směrnice, které vyžadují zákonné předpisy, patří například směrnice v oblasti oběhu účetních dokladů, účtového rozvrhu, účetního kurzu, odpisového plánu, paušálních náhrad u zaměstnanců, tvorby a zúčtování rezerv, účtování zásob, časového rozlišení nákladů a výnosů. Problematika vnitropodnikových (interních) směrnic je velmi rozsáhlá. Článek si kladl za cíl pouze připomenout jejich význam a povinnost jejich vytváření.

Zdroje:

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů
LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví, 7. aktualizované vydání; GRADA Publishing, a.s., 2018, 128 s., ISBN 978-80-271-0797-1