Jak účtovat: Inventura a inventarizace aktiv a dluhů

Co je inventura aktiv a dluhů

Inventura je prvním krokem v rámci inventarizačního procesu. Inventurou se rozumí zjišťování skutečného stavu majetku a dluhů. Inventuru rozlišujeme jako inventuru fyzickou, dokladovou a kombinovanou.

Inventura fyzická

Fyzická inventura spočívá v měření, vážení, počítání apod. Tato forma inventury se používá u majetku, u něhož lze opticky zjistit jeho existenci, tj. u zásob, pokladny, dlouhodobého hmotného majetku apod.

Inventura dokladová

Dokladová inventura se používá v případě, kdy nelze zjistit skutečný stav fyzicky, například u pohledávek, dluhů, bankovních účtů, účtů časového rozlišení apod. V rámci dokladové inventury se porovnávají zjištěné účetní stavy s účetními stavy jiné účetní jednotky. V praxi se často používají tzv. konfirmační (potvrzovací) dopisy, kdy druhá strana potvrdí výši a existenci dané položky.

Kombinace fyzické a dokladové inventury

U některých položek majetku je třeba zjistit skutečný stav kombinací obou způsobů inventur, například u pozemků.

ZoÚ ukládá provádět v rámci inventarizace jednu nebo více inventur a ověřovat, zda skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví. Při periodické inventarizaci mohou účetní jednotky při zjišťování skutečného stavu stanovit den, k němuž skutečný stav zjišťují a který předchází rozvahovému dni, a mohou dokončit zjišťování skutečného stavu podle účetních záznamů, které prokazují přírůstky a úbytky majetku a dluhů, které nastaly mezi tímto dnem a rozvahovým dnem. Při periodické inventarizaci je možné zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem, avšak je nezbytné ukončit inventuru nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.

Jak na inventarizaci aktiv a dluhů

Pravidla pro provádění inventarizace jsou definována českými účetními předpisy, tj. ZoÚ a Vyhláškou č. 500/2002 Sb. V rámci inventarizace se porovnávají stavy zjištěné inventurou se stavy účetními. Inventarizaci podléhají, s výjimkou vlastního kapitálu, všechny položky rozvahy. Protože některé majetkové a dluhové položky jsou účtovány nebo sledovány na tzv. podrozvahových účtech, nesmí účetní jednotka zapomenout i na inventarizaci těchto položek majetku a závazků.

Nezapomeňme na povinnost inventarizace i v rámci daňové evidence u podnikajících fyzických osob – OSVČ (osob samostatně výdělečně činných) dle § 7b odst. 4 ZDP: „Zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů provede poplatník k poslednímu dni zdaňovacího období. O tomto zjištění provede zápis. O případné rozdíly upraví základ daně podle § 24 a § 25. Zejména v případě přechodu z daňové evidence do systému uplatnění výdajů procentem z příjmů hraje stav zásob zásadní roli (§ 23 odst. 8 ZDP).

Periodická a průběžná inventarizace

Periodickou inventarizaci provádí účetní jednotky k okamžiku zpracování účetní závěrky.

Průběžná inventarizace umožňuje zjistit stav a) zásob, b) dlouhodobého hmotného movitého majetku i k jinému okamžiku, než je zpracována účetní závěrka. Průběžnou inventarizací lze ověřovat stav zásob za podmínek, že je o nich účtováno podle a) druhů nebo b) míst uložení nebo c) hmotně odpovědných osob. Průběžnou inventarizací je možné ověřovat pouze dlouhodobý hmotný movitý majetek, který je v soustavném pohybu, nemá své stálé místo. Zásadní je, že průběžnou inventarizací musí být ověřen veškerý stav zásob nebo dlouhodobého hmotného movitého majetku alespoň jednou za účetní období.

Provedení inventarizace majetku a dluhů je povinna účetní jednotka prokázat po dobu 5 let po jejím provedení. Proto je nutné skladní karty a inventarizační zápisy a inventurní soupisy archivovat po uvedenou dobu.

Zcela zásadní místo tu zaujímají vnitropodnikové směrnice pro provádění inventury a inventarizace aktiv a dluhů.

Inventarizace zahrnuje řadu kroků:

• inventuru: zjištění skutečného stavu,
• zpracování inventurních soupisů,
• porovnání skutečného stavu majetku a dluhů se stavem účetním,
• zjištění inventarizačních rozdílů, jejich vypořádání, zjištění příčin a návrh na jejich odstranění,
• posouzení ocenění majetku a závazků,
• vyhotovení inventarizačního zápisu.

Inventarizačním rozdílem se rozumí:

1. inventarizační manko (schodek) – skutečný stav je nižší než stav účetní,
2. inventarizační přebytek – skutečný stav je vyšší než stav účetní.

Inventarizačním rozdílem není:

1. technologický a technický úbytek zásob,
2. úbytek vyplývající z přirozených vlastností zásob,
3. ztratné v maloobchodě,
4. nezaviněný úhyn zvířat, která nejsou hmotným majetkem,

a to do výše ekonomicky zdůvodněné normy přirozených úbytků a ztratného stanoveného účetní jednotkou ve vnitropodnikové směrnici.

Níže uvedená tabulka zachycuje účtování základních inventarizačních rozdílů u jednotlivých druhů aktivních položek:

Tiskové sestavy ke zpracování inventury a ověřovací dopisy k pohledávkám a závazkům.

Shrnutí

Prvním krokem v rámci inventarizace aktiv a dluhů je provedení inventury, tj. zjištění skutečného stavu aktiv a dluhů. Rozlišujeme provádění inventury fyzické, dokladové nebo kombinaci uvedených metod. Výsledkem provedené inventury je sestavení inventurního zápisu s uvedením zákonných náležitostí. Inventarizace aktiv a dluhů spočívá v porovnání zjištěného skutečného stavu se stavem účetním (skladové karty, inventární karty) a detekci případných inventarizačních rozdílů, které musí být analyzovány co do výše a co do opodstatněnosti.

Pokud jsou výsledkem inventarizace inventarizační rozdíly, mají podobu inventarizačního manka (schodku), resp. inventarizačního přebytku. V závislosti na konkrétním druhu položky definují české účetní předpisy účetní předpis pro tento inventarizační rozdíl. V případě inventarizačního přebytku je nutné dávat pozor zejména při účtování v oblasti zásob vlastní výroby (nedokončená výroba, polotovary vlastní výroby a výrobky), u nichž se přebytky neúčtují ve prospěch účtu 648 – Ostatní provozní výnosy, nýbrž ve prospěch účtové skupiny 58 – Aktivace a změny stavu zásob (konkrétně účty 581, 582 a 583 – Změna stavu nedokončené výroby, polotovarů vlastní výroby, výrobků).

Inventarizační rozdíly mají rovněž dopady z hlediska zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Na obecné rovině jsou inventarizační manka daňově neuznatelným nákladem s výjimkami, které zákon definuje. Jedná se zejména o úbytky zásob do výše norem přirozených úbytků zásob či ztratného v maloobchodním prodeji. Rovněž jsou inventarizační manka daňově uznatelným nákladem do výše náhrady (například od hmotně odpovědného zaměstnance nebo pojišťovny).

Inventarizace v Money S3

Se všemi částmi inventarizace vám pomůže účetní program Money S3. Podívejte se, jak v něm inventarizace vypadá – stačí, když si pustíte video od času 2:22 a dál.

Uvidíte příklad zpracování inventury skladových zásob. Zde v menu použijete tlačítko Inventury.

Co se týká účetních výstupů pro zpracování inventur a kontroly jednotlivých účtů, využijete přehledy v modulech – např. seznam pokladních dokladů a bankovních dokladů. Přes tlačítko Další sestavy si zobrazíte například stav závazků a pohledávek, dokladovou inventuru nebo sestavu inventarizace účtů.

Pokud hledáte nový účetní program, stáhněte si Money S3 Start. Tuto bezplatnou verzi můžete používat libovolně dlouho. Jste omezeni pouze počtem vystavených dokladů. Pokud vám bude vyhovovat, snadno přejdete i se všemi daty na placenou verzi.