Jak získat konkurenční výhodu díky propojení firemních nástrojů

Firmy dnes běžně pracují v několika nástrojích naráz – v účetním programu, ERP, e-shopu, skladovém systému nebo třeba CRM. Pokud je ale nemají dostatečně propojené, musí mezi nimi ručně přenášet data. Přibývá jim administrativa a roste chybovost, a to negativně pocítí i jejich zákazníci. Abyste zrychlili procesy jako vyřizování objednávek, získali lepší přehled nad daty a zlepšili zákaznickou zkušenost, propojte své firemní nástroje. Téma jsme probrali s expertem na integrace, Janem Koprajdou.

Proč je propojení nástrojů stále konkurenční výhodou

„Píše se rok 2025 a spousta firem stále nemá automatizované procesy. Malé firmy mívají pocit, že to nepotřebují nebo je to náklad navíc. Střední a větší firmy zase nemají na řešení integrace čas, protože jsou zahlcené operativou, nezastaví se a nepřemýšlí nad tím, jak automatizaci prospěšně nastavit,“ říká Jan Koprajda z integrační firmy Symmy.

Přitom dobře navržený a automatizovaný proces ušetří spoustu času, nákladů a poskytuje firmě i jejím zaměstnancům svobodu. Když je však polovina firmy zavalena rutinou, nemá prostor na inovace a kreativní či strategickou práci, díky které se může na trhu odlišit a být konkurenceschopnější.

Firmy, které chtějí být úspěšné, potřebují automatizovat své procesy, a jednou z nejdostupnějších cest je právě propojení nástrojů. Firmu, která nebude integrovat své systémy, snadno předběhne konkurence, která nástroje propojené má a co nejvíc rutinní práce přenechává softwarům. Jak taková automatizace vypadá v praxi si ukážeme na příkladu integrace s účetním programem Money S3.

1. Rychlost a efektivita procesů

„Neustále mě překvapuje, kolik i nemalých firem dnes stále zadává do systému data ručně, případně manuálně exportuje data do excelu nebo XML souboru a následně je importuje do jiného systému. Ne, exporty opravdu nejsou automatizace,“ říká Jan Koprajda.

Ruční zadávání dat je velmi pomalé a náchylné k chybám. Zaměstnanci na něm topí desítky hodin a často vznikají špatně zadané objednávky, duplicity v databázích nebo chyby na fakturách. Pokud má vaše konkurence tyto procesy pod palcem, má nad vámi značnou výhodu.

Dobrat se k automatizaci přitom nemusí být složité ani drahé. Například zmíněný účetní program Money S3 obsahuje modul API, pomocí kterého ho propojíte s různými nástroji i bez účasti programátora. Když účetní program například propojíte s e-shopem, automaticky vám do něj budou proudit objednávky a zpět do e-shopu zase faktury – bez přepisování a bez exportů.

2. Přesná a aktuální data

„Velký benefit propojení účetního programu (případně ERP systému) s dalšími nástroji je, že máte vždy reálná a aktuální data napříč všemi systémy. Zeptejte se sami sebe, kolik času vám zabere najít v systémech potřebnou relevantní informaci? O jakých datech nemáte ani přehled, protože by je bylo složité dohledat?“ říká Jan Koprajda.

Díky propojení nástrojů najdete mimo jiné klienty a nabídky z CRM i v účetním systému, a stejně tak všechny objednávky a faktury v e-shopu odpovídají těm, které evidujete v účetnictví. 

U e-shopů je synchronizace dat nutností. Pokud v systémech nemáte sjednocené skladové zásoby v reálném čase, hrozí, že zákazníci například nakoupí zboží, které už nemáte skladem. Výsledkem bude negativní recenze a nákup u konkurence.

Opět si to ukážeme v praxi na účetním programu Money S3 propojeném s e-shopem. Hned poté, co zákazník dokončí objednávku, vyšle e-shop informaci do Money S3, kde se zboží odepíše ze skladu. Skladové zásoby v účetním programu tak přesně zrcadlí stav zboží na e-shopu.

3. Lepší zákaznická zkušenost

„Moderní zákazník je velmi náročný, chce rychlou a bezproblémovou službu. Kdo ji nedokáže dodat za optimální peníz, ten o tyto klienty dřív nebo později přijde. Díky integracím firma rychle reaguje na potřeby zákazníků a dokáže poskytnout personalizovanější službu,“ říká Jan Koprajda.

V účetním nebo ERP systému máte o klientech velké množství informací, díky kterým můžete se zákazníky pracovat efektivněji nebo jim poskytnout lepší služby. Mezi časté údaje patří třeba: 

• jaké zboží u vás nakupují,
• kdy nakoupili naposledy a za kolik
• nebo individuální ceníky.

Pokud systém napojíte na své prodejní a marketingové nástroje, můžete klientům například jednodušeji posílat personalizované nabídky. Klienty si rozdělíte do segmentů podle historie jejich zakázek a kampaň pak kampaň lépe zacílíte a bude efektivnější.

Především ale díky integracím získáte více času se zákazníkům věnovat. Plus když doklady nebo objednávky proudí automaticky, zrychlí se i vyřizování objednávek a celková komunikace se zákazníkem.

4. Škálovatelnost a růst firmy bez zbytečných nákladů

„Když vaše firma roste, zvyšuje se objem dat, se kterými pracujete. A pokud nemáte zavedenou automatizaci, papírování raketově roste a s ním i všeobecný chaos. Integrace vám umožní delegovat zpracování dat na software, který na rozdíl od nás lidí pracuje 24/7. Díky tomu ušetříte za nové zaměstnance a udržíte krok s rostoucí konkurencí,“ říká Jan Koprajda. 

Pokud ale i tak potřebujete nabírat nové lidi do týmu, díky propojení zrychlíte onboarding. Zaměstnanci se nemusí učit rutinní úkoly, takže se od začátku mohou zaměřit jen na důležitější náplň práce.

Navíc pokud máte ambice expandovat na nové trhy (např. zahraniční e-commerce, B2B export, nový marketplace), díky integraci můžete Money S3 i další nástroje napojit na nové prodejní kanály a aplikace od partnerů v jiných zemích. Potřebujete například účetní program propojit se zahraniční platební bránou? Žádný problém.

5. Flexibilita a rychlá adaptace na změny trhu

„Všichni víme, jak technologie v dnešní době letí kupředu. Co platilo před 5 až 10 lety, je dnes už passé. Hodně záleží i na oboru, ve kterém se pohybujete, nicméně trendy se mění a je potřeba na ně efektivně reagovat. Kdo to neudělá, toho konkurence přeletí,“ říká Jan Koprajda.

Pokud máte dobře nastavené integrace, je pro vás snadnější přidávat další systémy a aplikace. Nebo měnit jejich dodavatele, aniž by to významně narušovalo chod a provoz vašeho byznysu. To platí i pro Money S3. Pokud máte systém napojený například na CRM, které vám přestává stačit, s dobře nastavenou integrací ho bezbolestně vyměníte za jiné, vhodnější CRM.

6. Udržitelnost a ekologická odpovědnost

„Oproti předchozím bodům se to může zdát jako drobnost, nicméně malými krůčky k velkým věcem. Plus v případě integrací udržitelnost šetří i firemní peněženku. Chytrá integrace totiž pomáhá snižovat papírování, spotřebu energie, a tím uhlíkovou stopu firmy. Věřím tomu, že i tyto drobné krůčky ocení ve výsledku nejen naši zákazníci, ale i my sami,“ říká Jan Koprajda.

Díky integraci Money S3 s dalšími nástroji například nepotřebujete jakékoliv doklady evidovat papírově. Pokud ve fakturační aplikaci vystavíte doklad a odešlete ho do Money S3, můžete ho archivovat v bezpečném a legislativně platném elektronickém archivu, který Money S3 obsahuje. 

Nebo pokud spolupracujete s externí účetní, nemusíte jí vystavené doklady tisknout a posílat, ale pouze napojíte Money S3 na její účetní systém a účetní si doklady sama stáhne v elektronické formě.