Jak na závazky v daňové evidenci krok za krokem

Co je závazek

Z hlediska obchodních vztahů je závazek povinnost dlužníka uhradit stanovenou částku v předem určené smluvní lhůtě.

Konkrétně závazky označují částky, které dlužíte v rámci svého podnikání. Mezi závazky tak patří faktury od dodavatelů, které jste ještě neproplatili, ale například i pravidelné platby za nájem nebo energie, které jste v daném měsíci zatím neuhradili.

Opakem závazků jsou pohledávky – ty označují částky, které jiní dluží vám.

Závazky se dělí na:

• krátkodobé se splatností do jednoho roku od doby vzniku
• a dlouhodobé se splatností nad jeden rok.

Závazky můžete mít jako podnikatel vůči různým věřitelům, například:

• závazky z obchodních vztahů (např. přijaté faktura za nákup materiálu nebo služby),
• závazky vůči bance (např. přijaté půjčky),
• závazky vůči státu
• nebo závazky vůči zaměstnancům (např. mzdy).

Závazky nejčastěji zanikají ve chvíli, kdy částku věřiteli uhradíte. Mohou ale zaniknout i započtením s pohledávkou stejného druhu nebo promlčením.

V tomto článku se věnujeme pouze vedení závazků v daňové evidenci. V samostatném článku se dozvíte, jak na závazky v účetnictví.

Kdo musí evidovat závazky a proč

Závazky musí evidovat všichni podnikatelé, kteří vedou účetnictví. Závazky jsou totiž významnou součástí pasiv podniku.

U firem a OSVČ, které účetnictví nevedou, pak záleží na tom, zda:

• využívají daňovou evidenci,
• uplatňují výdaje paušálem
• nebo jsou přihlášení k paušální dani.

Podnikatelé přihlášení k paušální dani a uplatňující výdaje paušálem své závazky ze zákona evidovat nemusí. Podnikatelé s daňovou evidencí však musí – zákon o dani z příjmů totiž vyžaduje vést jako součást daňové evidence také knihu pohledávek a závazků.

Evidence závazků slouží podnikatelům k tomu, aby měli přehled, komu dluží kolik peněz. Závazky zapisujete na základě faktur, výpisu z účtu nebo pokladních dokladů. Takže jakmile doklad obdržíte, závazek co nejdříve zaevidujte. Pravidelné měsíční platby můžete zaevidovat dopředu.

TIP: Evidenci závazků doporučujeme v alespoň minimální formě i těm, kteří ji ze zákona vést nemusí. Vyhnete se tomu, že některým dodavatelům zapomenete zaplatit včas.

Jak na závazky v daňové evidenci

Zákon neurčuje, jaký nástroj na vedení daňové evidence (a tedy i závazků) používat. Začínající podnikatelé nejčastěji volí Excel, fakturační aplikaci nebo si rovnou pořídí účetní program pro podnikatele.

Evidence závazků v Excelu + vzor

Vytvořte si tabulku se třemi samostatnými listy. V prvním evidujete příjmy a výdaje, ve druhém majetek a ve třetím pohledávky a závazky.

U závazků nejčastěji podnikatelé evidují:

• jména nebo názvy dodavatelů,
• jednotlivé pohledávky a závazky označené čísly dokladů,
• data vzniku závazku,
• částky,
• data splatnosti.
• případně i způsoby úhrady.

V tabulce pak záznamy o závazcích vypadat například následovně:

Závazky obvykle podnikatelé evidují ve stejné tabulce jako pohledávky. Proto je zde ve vzoru také sloupec Datum prodeje, ve kterém evidujete, kdy jste zákazníkům prodali zboží nebo poskytli službu, u které čekáte na proplacení faktury.

Částku závazků uvádíte buď:

• nominální (jmenovitou) hodnotou při vzniku,
• pořizovací cenou při převzetí (pokud jsou součástí pořizovací ceny i náklady související s pořízením).

Pokud závazky evidujete v cizí měně, nezapomeňte je na konci zdaňovacího období převést na koruny podle jednotného kurzu vyhlášeného v lednu Ministerstvem financí nebo podle aktuálního kurzu České národní banky (platného k 31. 12.).

Evidence závazků v účetním programu

V účetním programu funguje evidence zakázek stejně jako v Excelu, jen s ní máte méně práce. Při tvorbě nového závazku například systém většinu údajů vyplní za vás podle dokladu, na který závazek odkazuje.

Výhodou také je, že nevytváříte žádné vlastní tabulky, protože software na daňovou evidenci už obsahuje vše potřebné. Pokud zákonodárci v pravidlech pro daňovou evidenci cokoliv změní, vývojáři účetní program včas upraví. Díky tomu nemusíte hlídat každou drobnou změnu a neustále pracujete s aktuálními přehledy a formuláři.

Začínajícím firmám se nejvíc vyplatí verze Money S3 Start. Prvních 500 záznamů do účetního či peněžního deníku v ní máte zdarma. V Money S3 najdete kromě daňové evidence i spoustu dalších funkcí jako třeba tvorbu mezd nebo sklady.