Od ledna 2014 budou zaměstnavatelé komunikovat se správou sociálního zabezpečení pouze elektronicky

V poslední době se v médiích vyskytují různé informace týkající se tzv. elektronické komunikace se správou sociálního zajištění. Pro mnohé subjekty se daná problematika může jevit jako nesrozumitelná a nejednoznačná. Cílem tohoto článku je upozornit na povinnost zaměstnavatelů komunikovat s Českou správou sociálního zabezpečení od 1. 1. 2014 výhradně elektronickou formou.

Autor: Mgr. Zdeněk Zralý, daňový poradce č. 3177

Úvodem je třeba konstatovat, že povinnost zaměstnavatelů, osob samostatně výdělečně činných (OSVČ), lékařů a zdravotnických zařízení podávat tiskopisy v elektronické podobě platí již od 1. 1. 2013. V průběhu letošního roku využila Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) svoji zákonem stanovenou kompetenci a stanovila přechodné období, ve kterém můžou jednotlivé subjekty kromě elektronického podávání tiskopisů využít také písemné podání v papírové podobě. Přechodné období je různé pro zaměstnavatele, OSVČ i lékaře (viz závěrečná tabulka).

V minulém článku nazvaném Odklad povinné elektronické komunikace pro OSVČ bylo zmíněno přechodné období pro OSVČ, které pro podávání přehledů o příjmech a výdajích bylo prodlouženo až do 31. 12. 2014.

Vzhledem k tomu, že u zaměstnavatelů nedošlo k prodloužení přechodného období jako u OSVČ, platí, že zaměstnavatelé od 1. 1. 2014 podávají tiskopisy na ČSSZ pouze v elektronické podobě.

Uvedené se týká především následujících tiskopisů:

• Evidenční list důchodového pojištění,
• Potvrzení o studiu (o teoretické a praktické přípravě) pro účely důchodového pojištění,
• Přehled o výši pojistného,
• Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání),
• Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění.

Elektronické podávání dokumentů lze učinit dvěma způsoby:

1. Datová schránka

Pokud má subjekt zřízenu datovou schránku, lze podání učinit tak, že si ve svém účetním programu vytvoří požadovaný formulář, vyexportuje do požadovaného formátu (XML) a následně přes datovou schránku vloží do určené datové schránky ČSSZ – ID 5ffu6xk. Po doručení do datové schránky ČSSZ obdrží subjekt do své datové schránky zprávu o výsledku zpracování.

2. Zaručený elektronický podpis

Druhá možnost elektronické komunikace spočívá v tom, že subjekt musí mít uznávaný elektronický podpis, který v současné době poskytují tři společnosti: Česká pošta s.p., eIdentity, a.s. a První certifikační autorita, a.s. Před vlastním použitím je nejprve nutno si elektronický podpis registrovat na příslušné okresní správě sociálního zabezpečení a současně je nutné registrovat osoby oprávněné k podávání formulářů.

Po vyplnění formuláře v účetním programu a jeho vyexportování do požadovaného formátu (XML) vlastní podání probíhá přes speciální komunikační rozhraní ČSSZ tzv. Veřejné rozhraní pro e – Podání (VREP).

Pro uživatele ekonomického systému Money je zajisté dobrou zprávou, že systém Money je na elektronickou komunikaci plně připraven.

Seznam předepsaných tiskopisů, které je možné po přechodné období podávat i písemně (zdroj www.cssz.cz):

Název	Povinnost činit od 1. 1. 2013 podání elektronicky dle	Přechodné období pro písemné podání do
Zaměstnavatelé/účetní jednotky
Evidenční list důchodového pojištění	§ 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.	31. 12. 2013
Potvrzení o studiu (o teoretické a praktické přípravě) pro účely důchodového pojištění	§ 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.	31. 12. 2013
Přehled o výši pojistného	§ 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.	31. 12. 2013
Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání),	§ 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb.	31. 12. 2013
Přihláška do registru zaměstnavatelů	§ 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb.	31. 12. 2013
Odhláška z registru zaměstnavatelů	§ 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb.	31. 12. 2013
Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění	§ 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb.	31. 12. 2013
Potvrzení pro účely výplaty vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství	§ 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb.	31. 12. 2013
Osoby samostatně výdělečně činné
Přehled o příjmech a výdajích OSVČ za rok…	§ 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.	31. 12. 2014
Oznámení o zahájení (opětovném zahájení) samostatné výdělečné činnosti	§ 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.	31. 12. 2014
Přihláška OSVČ k účasti na důchodovém pojištění	§ 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.	31. 12. 2014
Přihláška OSVČ k účasti na nemocenském pojištění	§ 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb.	31. 12. 2014
Ošetřující lékaři
Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti	§ 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb.	31. 12. 2015
Hlášení ošetřujícího lékaře ve smyslu § 61 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění	§ 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb.	31. 12. 2015