Fakturace e-shopu: jak vystavovat faktury správně

Při vystavování faktury (ve smyslu daňového dokladu) se dívejte na to, jestli je zákazník soukromá osoba nebo podnikatel.

• Soukromým osobám nemusíte vystavit fakturu. Stačí, když odvedete daň a zadáte ji do evidence DPH a do kontrolního výkazu (pokud jste plátcem DPH).
• Podnikatelům máte povinnost vystavit fakturu.

Poznámka: fakturu může vystavit kdokoliv, klidně i maminka na mateřské přivydělávající se třeba šitím. Typičtější je v tom případě stvrzenka (účtenka).

Neplátce DPH, který nevede účetnictví: jak na faktury

Pokud jste neplátcem DPH, vystavujete fakturu na částku bez DPH. Nezáleží na tom, jestli vystavujete fakturu soukromé osobě, která nepodniká, nebo podnikateli.

DPH na faktuře vůbec nezmiňujete – uvedete jen „nejsem plátce DPH” a dále se řídíte občanským zákoníkem, který pro fakturu stanovuje tyto údaje:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa)
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Poznámka: Neplátcem zůstáváte, jestli vaše příjmy za posledních 12 kalendářních měsíců nepřekročily částku 1 milion Kč.

Neplátce DPH, který vede účetnictví: jak na faktury

Účetnictví vedete jako právnická osoba se sídlem v ČR, fyzická osoba s příjmy nad 25 milionů Kč ročně či, organizační složka státu nebo třeba pokud se rozhodnete vést účetnictví dobrovolně. (Další podrobnosti o tom, kdo musí vést účetnictví, najdete v obecných ustanoveních zákona o účetnictví).

Podobu vašich faktur stanovuje zmíněný zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v paragrafu 11. Musíte uvést:

• označení účetního dokladu,
• obsah účetního případu a jeho účastníky,
• celkovou cenu nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
• datum vydání účetního dokladu,
• okamžik uskutečnění účetního případu (pokud se neshoduje s předchozím bodem),
• podpis zodpovědné osoby.

Plátce DPH: jak na faktury

Pokud vaše příjmy překročí hranici milionu korun, musíte se stát plátcem DPH. K placení DPH se můžete přihlásit i dobrovolně – je to pro vás výhodné, jestli jsou vaši zákazníci typicky také plátci DPH, plánujete expanzi do zahraničí nebo třeba když máte vysoké náklady.

Při vystavování faktur musíte ke konečné ceně přičíst DPH – tedy 21 % (základní sazba) z ceny zboží navíc. Tím získáte finální cenu pro zákazníka.

DPH na vstupu (zboží, které jste nakoupili s DPH) i na výstupu (zboží, které jste prodali s DPH) uvádíte v daňovém přiznání k DPH, které podáváte vždy do 25. dne po skončení zdaňovacího období.

Poznámka: K přiznání podáváte i kontrolní hlášení. I ten odevzdejte do 25. dne po zdaňovacím období.

Náležitosti faktury e-shopu pro plátce DPH

Co všechno musí obsahovat faktura, stanovuje zákon o DPH v paragrafu 29. Na fakturu patří:

• jméno a příjmení prodávajícího podnikatele nebo název firmy,
• adresa sídla, místo podnikání nebo bydliště,
• identifikační číslo prodávajícího,
• jméno a příjmení zákazníka nebo název jeho firmy, adresa sídla, místo podnikání nebo bydliště,
• identifikační číslo zákazníka,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
• datum dodání zboží či služby nebo datum zaplacení,
• datum vystavení faktury,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazba daně,
• celková výše daně v českých korunách.

Faktury mají i další náležitosti – například přenesení daňové povinnosti či dodání osvobození od daně. Výčet těchto specifických situací najdete zde.

Proforma faktura a zjednodušený daňový doklad

Zákazníkovi můžete vydat i zjednodušený daňový doklad, pokud celková částka nepřesáhne 10 tisíc Kč, nebo proforma fakturu. Ani jeden z dokladů neobsahuje všechny povinné, zákonem stanovené položky.

Proforma faktura má funkci cenové nabídky nebo výzvy k úhradě. Není účetním ani daňovým dokladem, takže zákazníkovi musíte později vystavit i klasickou fakturu.

Jak řešit fakturaci, když máte e-shop

Kdybyste měli každou fakturu vystavovat ručně třeba v Excelu, brzy přestanete stíhat. Proto potřebujete vystavování faktur automatizovat. Jde to přes on-line fakturační systémy, například iDoklad, ve kterém se snadno zorientujete i bez větších znalostí účetnictví. Systém iDoklad, který propojíte s vaším e-shopem, obsahuje splňuje všechny legislativní požadavky na faktury, takže je klientům i vaší účetní předáte kompletní a v pořádku.

Fakturujte on-line v iDokladu >>

Fakturovat můžete i vašem účetním či podnikovém (ERP) systému. Pokud máte e-shop propojený s tímto systémem, nemusíte nic přepisovat. Účetní systém si sám stáhne data a vám vygeneruje doklad v podobě faktury, dodacího listu či daňového dokladu. Pro e-shopy je vhodný účetní systém Money S3, který propojíte s většinou běžných internetových obchodů.

Fakturujte s modulem Fakturace v účetním systému Money S3 >>