Jak posílat výkazy zaměstnanců ČSSZ a pojišťovnám

Jaké dokumenty se nejčastěji posílají?

Některé výkazy jsou podobné pro ČSSZ i zdravotní pojišťovny. Je to především oznámení o nástupu do zaměstnání (či ukončení zaměstnaneckého poměru) a přehled o platbách pojistného. 

V případě ČSSZ se dále jedná o evidenční listy důchodového pojištění a přílohy k žádosti o nemocenskou. U zdravotní pojišťovny se nahlašuje, pokud zaměstnanec přejde k jiné pojišťovně a když placení pojistného přechází ze zaměstnavatele na stát.

Výkazy, které posíláte ČSSZ

Když k vám do firmy nastoupí nový zaměstnanec, do 8 dnů to nahlašte příslušné okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ). Místní příslušnost se určuje podle sídla firmy. Jakmile začne zaměstnanec pracovat, začněte posílat přehled o výši pojistného. A to v období do 20. dne následujícího měsíce.

Dále musíte jednou za rok odevzdat evidenční list důchodového pojištění (ELPD). Případně jeho část, pokud u vás zaměstnanec nepracuje celý rok.

Když zaměstnanec onemocní, do datové schránky vám přijde dokument o vzniku pracovní neschopnosti. Pokud trvá přes 14 dní, musíte na ČSSZ poslat Přílohu k žádosti o dávku,  kde uvedete, kam má být vyplacena nemocenská. Po skončení pracovní neschopnosti zašlete na ČSSZ informaci pro výplatu poslední dávky nemocenské.

Dokumenty a oznámení pro zdravotní pojišťovnu

Stejně jako v případě ČSSZ máte povinnost do 8 dnů nahlásit nástup či odchod zaměstnance. Taktéž musíte poslat přehled o platbách pojistného a to nejpozději do 20. dne následujícího měsíce.

Dále máte povinnost do 8 dnů nahlásit, že váš zaměstnanec změnil zdravotní pojišťovnu nebo že státu vzniká povinnost platit zdravotní pojištění. Například při odchodu do důchodu či při nástupu na mateřskou dovolenou.

Jak komunikovat s institucemi? Nejlépe přes datovou schránku

V některých případech už ani nejde dokumenty posílat fyzicky. V případě ČSSZ to jde jen při výpadku systému. Jak tedy komunikovat elektronicky? Rozhodně nejlépe uděláte, když si pořídíte datovou schránku.

Přes ni pošlete prakticky všechna oznámení, dokumenty a přehledy. Zároveň vám do ní budou úřady posílat potřebné dokumenty jako například oznámení o vzniku pracovní neschopnosti z eNeschopenky.

Jak získat datovou schránku? Pokud jste s. r. o., datovou schránku vám úřad zřídí automaticky při založení firmy. Jestliže jste OSVČ, datová schránka je pro vás dobrovolná. Snadno ji vyřídíte třeba na Czech POINTu. Zřízení je zdarma, stačí k němu občanský průkaz, vyplníte krátký formulář a žádost je zpravidla na místě vyřízena.

Mnohem pohodlnější je ale online vytvoření datové schránky. Založíte si ji na serveru mojedatovaschranka.cz. Vaši totožnost tu ověří například podle bankovní identity. To znamená, že se přihlásíte do vašeho zabezpečeného internetového bankovnictví a banka potvrdí serveru, že se skutečně jedná o vás.

Další detaily ohledně fungování datové schránky a jejího zřízení najdete v tomto článku.

Alternativy k datové schránce: elektronický podpis a e-identita

Ale existují i jiné formy, jak poslat dokumenty ČSSZ a zdravotním pojišťovnám. Jednou z variant je elektronický podpis. Ten si zařídíte třeba na Czech POINTu. Elektronický podpis vám umožní podepisovat dokumenty v pdf nebo docx, které pak doručíte třeba na ePortál ČSSZ.

Další z možností, jak poslat dokumenty ČSSZ, je zaregistrovat a přihlásit se na ePortál prostřednictvím eIdentity. Tu získáte například díky občanskému průkazu s aktivovaným čipem, založením NIA ID, mobilním klíčem eGovernmentu, ale také na základě ověření bankovní identity.

Všechny dokumenty pošlete s účetním programem Money S3

Money S3 snadno propojíte s datovou schránkou a načtete do něj i elektronický podpis. Nastavíte si správnou OSSZ a u jednotlivých zaměstnanců jejich zdravotní pojišťovnu. Pokud zaměstnanec onemocní, Money S3 automaticky stáhne oznámení o vzniku pracovní neschopnosti a vám na e-mail přijde notifikace.

Poté, co zaměstnancům připravíte mzdy, tak na pár kliknutí vytvoříte přehledy o platbách pojistného. Stejně tak zde vytvoříte tiskové sestavy pro evidenční list důchodového pojištění, přílohu k žádosti o dávku nemocenského pojištění či oznámení o nástupu do práce. 

Všechny tyto dokumenty přímo z Money S3 pošlete do datových schránek OSSZ a zdravotních pojišťoven.

Stejně tak si dokumenty vyexportujete do pdf a pokud chcete, podáte je ručně přes ePortál ČSSZ, datovou schránku nebo online portály pojišťoven. Dokumenty můžete snadno opatřit elektronickým podpisem pro rychlejší ověření.