Potřebuji člověka – co vše vyřešit s nástupem prvního zaměstnance?

Pokud ve Vás uzrálo rozhodnutí, že potřebujete na některé činnosti odborníka, případně, že již máte dlouhodobě tolik práce, že na ni sami nestačíte, logicky jste došli do bodu, kdy jste se rozhodli stát se zaměstnavatelem. První otázkou, na kterou je třeba si v tuto chvíli odpovědět je, kde takového člověka vlastně najít.

Nabízí se velká řada možností – můžete podat inzerát, nabídnout místo prostřednictvím online portálů či Úřadu práce, můžete však tento úkol svěřit i externímu odborníkovi, který se zabývá vyhledáváním lidí a náborem zaměstnanců. Za zváženou však stojí i úvaha nad doporučením známých. Již v této fázi je však nezbytné dbát na dodržování řady zákonů a nařízení. Z těch základních to jsou Zákoník práce (dále jen „ZP“), Antidiskriminační zákon a Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (známé pod názvem GDPR).

Než podepíšete pracovní smlouvu

Postup před vznikem pracovního poměru obecně popisují §§ 30 – 32 ZP. Před samotným podpisem pracovní smlouvy je nezbytné budoucího zaměstnance seznámit se všemi skutečnostmi týkajícími se práce tak, jak to určuje § 31 ZP, tj. s právy a povinnostmi, které pro něj z pracovní smlouvy vyplývají, s pracovními podmínkami, s podmínkami odměňování, za nichž má práci konat, a dále také s povinnostmi, které vyplývají ze zvláštních právních předpisů vztahujících se k dané práci. S tím souvisí i zajištění vstupní lékařské prohlídky, která má potvrdit, zda je uchazeč o zaměstnání zdravotně způsobilý pro předmětnou práci. Otázku pracovnělékařských prohlídek řeší zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách ve znění pozdějších předpisů.

Pracovní smlouva

Povinné náležitosti pracovní smlouvy upravuje § 34 ZP.  Každá pracovní smlouva musí obsahovat 3 základní údaje: druh práce, místo/místa výkonu práce a den nástupu do práce. Mimo tyto nezbytnosti je ve smlouvě možné uvést řadu dalších ujednání. Je ale dobré si uvědomit, že obsah pracovní smlouvy může být měněn či doplňován jen po vzájemné, tj. oboustranné dohodě. Právě z tohoto důvodu se nedoporučuje do pracovní smlouvy uvádět mzdu apod. Tyto záležitosti se totiž dají upravit jednostranně (ze strany zaměstnavatele), a to např. mzdovým výměrem či vnitřním předpisem. Nutno zdůraznit, že pracovní smlouva musí být uzavřena písemně!

Na internetu lze nalézt nepřeberné množství vzorů pracovních smluv, při jejich užití je však ale třeba dbát velké opatrnosti. Pokud obor, ve kterém pracujete, nabízí možná úskalí či specifika, vždy se doporučuje svěřit vypracování pracovní smlouvy odborníkovi.

Každopádně podpisem pracovní smlouvy to všechno začíná …

Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

Zaměstnáte-li alespoň jednoho zaměstnance (a je jedno zda na pracovní smlouvu nebo na některou z dohod konaných mimo pracovní poměr), jste ze zákona povinni platit pojištění, ze kterého bude uhrazena vašemu zaměstnanci případná škoda na zdraví či škoda vzniklá v souvislosti s pracovním úrazem a nemocí z povolání. Na toto zákonné pojištění se neuzavírá žádná pojistná smlouva, jednoduše se k němu přihlásíte prostřednictvím elektronického formuláře nebo vyplněním přihlášky na pobočce. Provádění zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání bylo od 1. 1. 1993 uloženo České pojišťovně a.s. (nově Generali Česká pojišťovna a.s.) a Kooperativě, československé družstevní pojišťovně, a.s. (v současné době Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group). U Generali České pojišťovny jsou pojištěni zaměstnavatelé, kteří měli pojištění sjednané před 31. 12.1992, u Kooperativy všichni ostatní zaměstnavatelé.

Právní úprava tohoto pojištění je obsahem vyhlášky 125/1993 Sb.

Finanční úřad

Stanete-li se zaměstnavatelem je nezbytné splnit svou registrační povinnost vůči finančnímu úřadu, a to jako plátci daně z příjmů ze závislé činnosti (tzv. zálohové daně), příp. i srážkové daně. Plátce daně (zaměstnavatel) je povinen podat přihlášku k registraci nejpozději do 8 dnů od vzniku povinnosti srážet daň nebo zálohy na ni nebo daň vybírat. Přihlášku k registraci (přihláška pro fyzické osoby, přihláška pro právnické osoby)  jste povinni podat u svého věcně a místně příslušného správce daně, tj. na příslušném finančním úřadě, resp. územním pracovišti. Nejste-li zastáncem osobního obíhání úřadů, můžete registraci provést také například prostřednictvím Centrálního registračního místa nebo odeslat přihlášku prostřednictvím datové schránky. Veškeré informace týkající se výše uvedených druhů daní, tj. daní z tzv. závislé činnosti, pak naleznete na portále finanční správy.

Úřad práce

V současné době není nic neobvyklého, že tuzemský zaměstnavatel přijme do pracovního poměru cizince – a to ať už občana EU nebo tzv. cizince z třetích zemí. V souladu se Zákonem o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb.,  § 87 a § 98, který nabyl účinnosti 1. 10. 2004, je povinností každého zaměstnavatele informovat písemně o této skutečnosti příslušný úřad práce dle místa výkonu práce, a to nejpozději v den nástupu zaměstnance
do zaměstnání. Veškeré potřebné formuláře k zaměstnávání cizinců naleznete přímo
na stránkách MPSV.

Okresní správa sociálního zabezpečení

Budete-li zaměstnávat osoby v pracovněprávním vztahu, který jim založí účast na nemocenském pojištění, jste povinni se přihlásit do registru zaměstnavatelů u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (viz přihláška). To znamená, že povinnost k přihlášení zaměstnavateli vznikne, přijme-li zaměstnance do pracovního poměru nebo na základě dohody o provedení práce (DPP) se započitatelným příjmem vyšším než 10.000 Kč nebo dohody o pracovní činnosti (DPČ), je-li započitatelný příjem vyšší než 3.500 Kč (tato hranice byla od 1. 1. 2021 změněna na základě Sdělení Ministerstva práce a sociálních věcí č. 436/2020 Sb.).

Na základě této přihlášky obdržíte desetimístný variabilní symbol, který používá zaměstnavatel a případně jeho mzdová účtárna ve styku s OSSZ a ČSSZ.

Další povinností zaměstnavatele je oznámit příslušné OSSZ den nástupu zaměstnance
do zaměstnání na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání, a to opět ve lhůtě 8 kalendářních dnů.

Všechny další povinnosti, které budete muset jako zaměstnavatel vůči OSSZ průběžně plnit, naleznete přehledně na jejich portále zde.

Zdravotní pojišťovna

Zaměstnavatel se neregistruje automaticky u všech zdravotních pojišťoven, ale jen u těch, u kterých jsou pojištěni jeho zaměstnanci. Každá zdravotní pojišťovna má svůj vlastní registrační formulář (ZPMV, VZP, RBP, VoZP, CPZP, OZP, ZP Škoda). Znamená to,
že nejprve musíte vyplnit přihlášku jako zaměstnavatel sám za sebe, resp. svoji firmu a následně přihlásíte ještě zaměstnance – pojištěnce této zdravotní pojišťovny. K přihlášení zaměstnavatele se zpravidla přikládá v případě právnických osob kopie výpisu z obchodního rejstříku nebo v případě fyzických osob kopie výpisu z živnostenského rejstříku. Lhůta pro registraci zaměstnavatele a zároveň přihlášení zaměstnanců činí
8 dní.

Shrnutí

Jak z výše uvedeného vyplývá, stát se zaměstnavatelem není jen tak, protože člověk se musí připravit na značnou administrativu. Abychom Vám však usnadnili start v další životní roli, tedy v roli zaměstnavatele, připravili jsme pro Vás pomůcku, díky které už neopomenete žádný důležitý krok, jehož případná absence by Vám přinesla nemalé problémy a vysoké sankce.