Datová schránka OSVČ v roce 2023

Co je to datová schránka

Státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, který nahrazuje papírové dopisy. Slouží převážně pro komunikaci s orgány veřejné moci. Úřady mají povinnost datové schránky používat v komunikaci s každým, kdo má datovou schránku zřízenou.

Pomocí datové schránky můžete komunikovat s jakýmkoliv úřadem, například okresní správou sociálního zabezpečení, zdravotními pojišťovnami nebo finančním úřadem. Funguje podobně jako e-mailová schránka, s tím rozdílem, že majitel schránky je úředně ověřenou osobou. Zjednodušeně řečeno datová schránka nahrazuje podpis.

Datové schránky se zavedly, aby:

• usnadnily a urychlily komunikaci mezi úřady a podnikateli,
• zvýšily šanci na úspěšné doručení zpráv (u datových schránek se uvádí až 99% pravděpodobnost doručení oproti 45 % u doporučených dopisů),
• ušetřily náklady na papírovou komunikaci,
• přinesly možnost zpětného prokázání doručení dokumentu (elektronické dokumenty mají stejnou právní účinnost jako papírový dopis s kulatým razítkem a v případě uložení zprávy je možné její obsah kdykoliv prokázat).

Datovou schránku si může zřídit kdokoliv (i nepodnikající fyzické osoby včetně cizinců), pro tyto některé subjekty je ale povinná (zřizuje se automaticky, tyto subjekty nemusejí žádat): Povinnost platí pro:

• orgány veřejné moci,
• právnické osoby,
• OSVČ (včetně specifických profesí jako advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci).

O datovou schránku si může zažádat:

• jakákoliv fyzická osoba (nemusíte být OSVČ, požádat si mohou i zaměstnanci),
• a orgány veřejné moci (pro své podřízené organizace).

Datová schránka pro OSVČ: změna 2023

Do konce roku 2022 používali živnostníci datové schránky, pouze pokud se tak sami rozhodli. Od 1. ledna 2023 stát zřizuje datové schránky pro OSVČ automaticky. Všem je zřídí do 31. března 2023.

Jakmile bude vaše schránka připravená, dostanete dopis se žlutým pruhem. Obsahuje přístupové údaje a pokyny, jak se do datové schránky přihlásit. Neodkládejte to, údaje mají omezenou platnost.

Datovou schránku úřady automaticky zřídí i OSVČ, které mají aktuálně přerušenou živnost. Pokud si živnostenské oprávnění vyřizujete nově, o zřízení datové schránky nemusíte žádat. Stát vám ji zřídí automaticky.

Datovou schránku si jako OSVČ nemůžete zrušit – podle zákona ji používat musíte. Myslete na to, že vaše schránka je aktivní, i když si nepřevezmete přístupové údaje a nikdy se do ní nepřihlásíte. Zprávy doručené do datové schránky jsou platně doručené a úřady s vámi přes datovou schránku budou komunikovat. Datovou schránku proto rozhodně neignorujte.

V závěru tohoto článku najdete důležité informace, na co si dát při používání datové schránky pozor.

Datová schránka občana vs. datová schránka OSVČ

Datovou schránku si mohou dobrovolně zřídit i nepodnikající fyzické osoby (viz návod níže). Pokud jste OSVČ a již dříve jste si zřídili schránku nepodnikající fyzické osoby, stát vám nyní založí druhou datovou schránku – tentokrát pro OSVČ. Budete mít tedy dvě schránky s odlišnými přístupovými údaji.

Vše, co se týká vašeho podnikání, vyřizujte z datové schránky OSVČ. Soukromé záležitosti (např. komunikace se stavební úřadem ohledně stavby vašeho rodinného domu) řešte ze schránky občana (nepodnikající fyzické osoby).

Pokud už datovou schránku občana máte, přijde vám do ní oznámení o založení datové schránky OSVČ, tj. nečekejte dopis.

Jak o datovou schránku zažádat

Zřízení datové schránky vás nic nestojí a pokud jste nepodnikající fyzická osoba, stačí vám k němu doklad totožnosti.

Do ISDS (informačního systému datových schránek, který sdružuje veškeré informace o držitelích datových schránek) se registrujete dvěma způsoby:

1. Na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT. Potřebujete jeden doklad totožnosti (občanský průkaz nebo pas), případně (u cizinců) povolení k pobytu čí vízový štítek. Většinu žádostí na Czech POINTu rovnou vyřídíte, odnesete si potvrzení o zřízení datové schránky a do e-mailu vám obratem přijdou přístupové údaje. V případě, že k žádosti přikládáte jakoukoliv listinu, nebo jste pouze zmocněnec, obdržíte potvrzení a žádost putuje k posouzení na Ministerstvo vnitra.
2. Stáhnete si tento formulář, vyplníte ho pomocí programu Software602 Form Filler a vytisknete (doporučený postup veřejné správy). Pokud nechcete instalovat software, formulář si vytiskněte a vyplňte jej ručně. Vyplněný formulář s úředně ověřeným podpisem odešlete poštou na adresu Ministerstva vnitra. Pokud je žádost v pořádku, schránku vám ministerstvo zřídí obvykle do tří dnů.

Přístupové údaje obdržíte:

• do zadaného e-mailu, pokud jste fyzická osoba, podali jste žádost na Czech POINTu a vybrali jste si tento způsob doručení
• nebo ve všech ostatních případech poštou.

Není-li vaše žádost kompletní nebo obsahuje chyby, vyzve vás ministerstvo k odstranění nedostatků.

Datové schránky: na co si dát pozor

Dobře si zapamatujte své přihlašovací údaje, protože jednu žádost o nové údaje můžete podat zdarma, každá další žádost už je ale zpoplatněná 200 Kč. O nové přístupové údaje si můžete požádat na kterémkoliv kontaktním místě Czech POINT, kromě dokladu totožnosti budete potřebovat také číslo své datové schránky a e-mail, na který obdržíte nové údaje.

Nezapomeňte, že každý dokument, který vám přijde do datové schránky, se do deseti dní automaticky požaduje za doručený. Nezáleží na tom, jestli jste se do schránky přihlásili a dokument skutečně přečetli. Nechte se tedy raději upozornit na příchozí dokumenty e-mailem či SMS zprávou. Toto nastavení provedete přímo ve své datové schránce.

Myslete také na to, že každá zpráva se po 90 dnech od doručení vymaže. Důležité dokumenty si proto raději zálohujte do počítače, nebo využijte službu datového trezoru, kam si můžete za poplatek dokumenty v datové schránce uložit on-line.

Datovou schránku můžete používat i pro komunikaci s jinými subjekty mimo státní správu (například vaši klienti, banky, pojišťovny nebo dodavatelé energií) skrz tzv. poštovní datové zprávy, které mohou nahradit doporučené i obyčejné dopisy. Jejich příjem si můžete nastavit zdarma, za odesílání zpráv už ale zaplatíte, buď formou čerpání z kreditu za jednotlivé zprávy nebo paušálně. Zatímco za doporučený dopis zaplatíte více než 60 Kč, poštovní datová zpráva stojí jen 10 Kč.

Jak pracovat s datovou schránkou

Ke své datové schránce se přihlásíte na webu www.mojedatovaschranka.cz.

V pravém menu najdete možnost přihlášení jménem a heslem.

Datová schránka funguje podobně jako e-mailová schránka. V levém menu najdete složky s přijatými a odeslanými zprávami za posledních 90 dnů.

Rozdíl je v posílání zpráv. Při posílání e-mailu vyplníte e-mail adresáta, uvedete předmět e-mailu, napíšete samotnou zprávu a dokumenty dáte do přílohy.

Při odesílání datové zprávy:

• uvedete adresu datové schránky adresáta,
• vyplníte předmět
• a do přílohy vložíte dokumenty, typicky úřední formuláře.

Ale nikam nepíšete zdvořilostní průvodní zprávu typu: Dobrý den, posílám vám daňové přiznání.

Jakmile z datovky odešlete dokument na úřad, jděte do Odeslaných zpráv. Otevřete si zprávu a klikněte na Další možnosti. Uložte si doručenku v pdf – poslouží vám jako potvrzení odeslání.

Zprávu, která vám do datové schránky přijde, si můžete stáhnout do počítače, nebo vytisknout. Můžete ji také přeposlat do jiné datové schránky – na svůj e-mail si ale zprávu nepřepošlete. Museli byste si nejdřív dokument stáhnout a pak ho poslat prostřednictvím e-mailu.