Demoverze účetních programů: kdy stačí a kdy už musíte přejít na plnou verzi

Jak fungují zkušební verze účetních programů

Demoverzi účetního programu si stáhnete na webu jeho dodavatele. V naprosté většině případů pro ni má připravenou samostatnou stránku, kde se přesně dozvíte:

• které funkce obsahuje,
• jaká má omezení
• i co se stane, až limity překročíte.

Každý dodavatel má tyto podmínky nastavené jinak. Nejčastěji jsou zkušební verze omezené:

• maximálním počtem záznamů (například dokladů),
• časově,
• množstvím licencí
• nebo množstvím funkcí.

Podrobnosti o omezeních zkušebních verzí a rady, kterou zkušební verzi zvolit, se dozvíte v samostatném článku. Už během procesu výběru účetního program zvažte veškeré požadavky, které na systém máte. Podrobně jsme se o výběru programu na účetnictví rozepsali zde.

Kdy se vyplatí přejít na plnou verzi

Pokud ve firmě běžně účtujete ve zkušební verzi účetního programu, dřív nebo později nastane situace, kdy už vám zkušební verze stačit nebude. Toto jsou nejčastější důvody:

1. Překročíte limity zkušební verze

Pokud překročíte maximální počet záznamů nebo třeba vyprší zkušební doba, musíte si buď pořídit placenou verzi nebo přejít na jiný volně dostupný systém. Přejít na placenou verzi je v tomto případě technicky nejjednodušší, protože jen zaplatíte a pokračujete v práci.

Pokud přecházíte na jiný program, musíte svá dosavadní data exportovat do samostatného souboru (nejčastěji XML) a importovat do nového programu. Ne vždy ale zkušební verze import dokladů umožňují.

Nemusíte se ale bát toho, že zkušební verze vám přestane fungovat ze dne na den. Při časovém omezení vás program včas upozorní, a pokud překročíte maximální množství záznamů, systém vám ještě dá nějaký čas k dobru. Poté omezí funkce nebo znehodnotí vystavené doklady křížkem či nápisem „Neplatné”.

Pokud jste se zkušební verzí účetního programu spokojení, doporučujeme po překročení limitů pořídit plnou verzi. Pokud spokojení nejste, přejděte na jinou zkušební verzi dřív, než v té stávající vytvoříte velké množství dokladů.

2. Potřebujete pomocnou ruku

Pokud v placené verzi účetního programu potřebujete poradit například s vystavením zálohové faktury nebo si nejste jistí ohledně nastavení DPH, můžete napsat nebo zavolat na zákaznickou podporu, která vám obratem odpoví. A pokud vám zákaznická podpora na dálku nepomůže, vyšle k vám konzultanta. Ve zkušební verzi jste takzvaně na vlastní pěst a musíte si vystačit s volně dostupnými manuály.

Kromě zákaznické podpory můžete s placenou verzí využít také další služby jako například pravidelné servisní prohlídky, během které vám technik zkontroluje nastavení systému nebo správnost vašich dat. Dodavatelé také pravidelně pořádají kurzy a školení, kde se během jednoho sezení dozvíte postupy, nad kterými byste jinak přemýšleli třeba několik týdnů.

Pokud během používání zkušební verze pravidelně narážíte na situace, kdy by se vám pomocná ruka hodila, přejděte raději na placenou verzi.

3. Dojde k důležitým legislativním změnám

Když vláda změní sazbu DPH nebo například zvýší minimální mzdu, dodavatelé včas vydají aktualizaci, ve které tyto změny do účetního programu zapracují. Tyto legislativní aktualizace však většinou pro zkušební verze nevychází, a pokud ano, tak pouze po omezenou dobu.

Pokud tedy používáte zkušební verzi účetního programu, dřív nebo později legislativně zastará. V takovém případě musíte legislativní změny neustále řešit ručně (například ručně přepočítávat DPH), jinak riskujete pokuty od státních institucí.

Jakmile dojde k významné legislativní změně, která ve zkušební verzi není zapracovaná, přejděte raději na placenou verzi účetního programu. V ní vycházejí legislativní aktualizace pravidelně s předstihem a spolu s nimi přidávají vývojáři také nové funkce, které vám usnadní práci.

4. Potřebujete program napojit na další systém

Pokud pro práci používáte další nástroje jako například docházkový systém, pokladní systém, e-shop nebo CRM, usnadní vám propojení s účetním systémem práci. Především se vyhnete ručnímu přenášení dat z jednoho systému do druhého.

Zkušební verze účetních programů ale ne vždy propojení s dalšími programy umožňuje. Jakmile proto zjistíte, že vám ruční přenášení dat zabírá příliš mnoho času a strávíte u něj hodiny práce navíc, přejděte na placenou verzi účetního programu.

Rozdíly mezi zkušební a plnou verzí programu

Jak vypadají rozdíly mezi verzemi v praxi vám ukážeme na našem účetním programu Money S3 a jeho bezplatné zkušební verzi Money S3 Start.