Návod: Jak na evidenci zákazníků a obchodních případů

Abyste tuto situaci nemuseli složitě řešit, dbejte na průběžnou evidenci zákazníků. Pokud jste velká firma se stovkami klientů, zamyslete, jestli nevyužijete specializovaný software na správu obchodních příležitostí. Používá se pro něj označení CRM.

Naopak pro menší firmy je to zbytečně robustní a drahé řešení. Na vedení adresáře se všemi důležitými kontakty a stručnou historií spolupráce jim stačí účetní program.

Jaké informace evidovat v adresáři kontaktů

V adresáři evidujete fakturační informace, hlavní kontaktní osobu a její telefon a e-mail. Šikovný účetní program umožňuje přidat i více kontaktních osob. To je dost užitečné – s nákupčím vyřešíte detaily nabídky, s vedoucím logistiky termín dodání a tak dále.

Všechny kontakty máte v adresáři na jednom místě. Pokud zaměstnanec, který má zakázku na starosti, onemocní nebo je na dovolené, snadno ho zastoupí kolega.

Obchodníci dost oceňují možnost štítkování kontaktů. Libovolně si je označí, například jim přidají štítek VIP klient. Ke kontaktů si také napíší interní poznámku, např. špatná platební morálka.

Účetní systém umožňuje i správu kontaktů. Vyfiltrujete si je podle různých kritérií nebo mezi nimi vyhledávate.

Import a export kontaktů

Pokud jste zatím k evidenci kontaktů využívali excelovou tabulku, snadno si ji do účetního programu importujete. Nebo si naopak kontakty z účetního programu exportujete a stáhnete do počítače.

Evidence obchodních případů

Do adresáře v účetním programu můžete zadávat i historii komunikace s klientem. Tedy například aktivity jako:

• telefonát,
• schůzka,
• zaslání nabídky.

Můžete také vytvořit nové aktivity, přidělit je jako úkol konkrétnímu zaměstnanci a pak zkontrolovat, jestli daný úkol splnil.

Adresář v Money S3 je velký pomocník

Účetní program Money S3 obsahuje už v základu modul Adresář. Díky němu nepotřebujete CRM, ale většinu činností zvládnete přímo v Money S3, například:

• import a export kontaktů,
• evidence více kontaktních osob u jednoho klienta,
• štítky ke kontaktům (v Money S3 se nazývají adresní klíče),
• interní poznámky ke kontaktům,
• evidence obchodních aktivit (např. schůzky a hovory),
• přidělování úkolů zaměstnancům,
• zobrazení všech dokladů daného klienta.

Obchodníci na Money S3 oceňují rychlé zobrazení dokladů přímo z adresáře. Díky tomu ihned vidí nákupní historii klienta – co posledně nakoupil a za kolik. Snadno se také podívají, co daný klient nakupoval loni touto dobou a proaktivně mu třeba připraví nabídku.

Další užitečnou funkcí je okamžitá tvorba nabídek či objednávek. Využijete ji v situaci, kdy vám volá klient s urgentní poptávkou či objednávkou. V Money S3 si otevřete jeho kartu a přejdete na záložku Produkty. Řekne vám, o co má zájem a vy rovnou produkty z katalogu vkládáte do košíku. Z něj pak vygenerujete nabídku, objednávku nebo rovnou fakturu. Když se s klientem rozloučíte, máte už připravené všechny podklady a obratem mu je posíláte e-mailem.

Ověření spolehlivosti kontaktů

Money S3 pomůže i s ověřování kontaktů. Pokud jste plátci DPH, primárně vás zajímá, jestli je váš protějšek spolehlivým plátcem DPH. V případě, že ne a vy s ním přesto obchodujete, vystavujete se riziku, že DPH neodvede a vy ji pak zaplatíte ze svého.

Informaci o ne/spolehlivých plátcích najdete v registru plátců DPH. Jako uživatelé Money ale máte tu výhodu, že přímo u kontaktu v účetním programu vidíte, jestli je, nebo není spolehlivým plátcem DPH.

Dál vás zajímá, jestli obchodní partner není ve finančním problémech – v tom případě hrozí, že půjde o neplatiče. Abychom vám prověřování usnadnili, Money S3 je první český účetní program napojený na službu CRIBIS, která toto ověření zajišťuje.

Pokud u kontaktu svítí zelená, stačí vám běžná opatrnost. Jestliže je semafor oranžový, zpozorněte a partnera důkladněji prověřte. V případě, že svítí červená, obchodu se raději vyhněte, nebo buďte mimořádně opatrní.

Money S3 jsme také propojili s další podobnou službou CreditCheck – slouží jako alternativa ke CRIBISU. Mezi službami si přímo v Money přepnete a zkontrolujete, jestli se jejich hodnocení shodují.

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3 včetně Adresáře. Pokud vám bude software vyhovovat, později můžete přejít na placenou verzi.