Kniha jízd ZDARMA: jak na ni v účetním programu i v Excelu?

Co je to kniha jízd?

Kniha jízd slouží k podrobné evidenci údajů o provozu služebního nebo soukromého auta, které používáte pro podnikání. Zaznamenávají se do ní údaje zejména o počtu najetých kilometrů (včetně soukromých jízd), účelu cesty, data jízdy či cíle cesty.

Máte povinnost vést knihu jízd?

Pokud při podnikání využíváte nákladní či osobní auto, autobus nebo dodávku, vztahuje se na vás povinnost vést knihu jízd. Potřebujete totiž prokázat daňovou uznatelnost skutečných výdajů (resp. nákladů) na pohonné hmoty pro účely daně z příjmů.

Existuje ale výjimka. Jako OSVČ si můžete uplatnit paušální výdaje na dopravu (auto) ve výši 4 000 Kč/měsíc. Při vedení účetnictví dokonce 5 000 Kč/měsíc. Při paušálních výdajích na dopravu nemusíte povinně vést knihu jízd a jste ušetřeni administrativy. Pokud ale auto využíváte často, je pro vás výhodnější evidovat skutečné výdaje (náklady).

Pozor – povinnost vedení knihy jízd vyplývá i ze zákona o DPH. Pokud uplatňujete DPH na jakékoliv položky související s vozidlem, pak musíte doložit jejich nákup daňovým dokladem a prokázat, že jste vozidlo použili pro podnikání.

Příklad: Pokud uplatňujete paušální odpočet na dopravu a zároveň si chcete uplatnit nárok na DPH, musíte prokázat, že jste ho použili pro ekonomickou činnost. Zákon vysloveně nenařizuje, jaké důkazní prostředky k tomu máte využít. Praxe je však taková, že finančnímu úřadu bez řádně vedené knihy jízd těžko prokážete, že peníze proježděné za PHM byly opravdu vynaloženy pro účely ekonomické činnosti.

Knihu jízd také povinně vedete, abyste vykazovali dodržování bezpečnosti práce. Podle zákona totiž řidiči musejí mít povinné přestávky. A kontrola jejich čerpání se provádí na základě záznamů v knize jízd.

Co musí obsahovat kniha jízd?

Abyste správně vyplnili knihu jízd, nejdříve si přečtěte, jaké povinné náležitosti se do ní uvádějí:

• datum jízdy – kdy jízda proběhla,
• čas jízdy – od kdy do kdy jízda trvala,
• destinace – odkud jedete a kam jedete,
• určení a označení vozidla –  typ vozidla, SPZ a průměrnou spotřebu uvedenou v technickém průkazu,
• počet ujetých kilometrů,
• účel cesty – např. obchodní schůzka se společností ABCD s.r.o.,
• stav tachometru po ujetí cesty, který odpovídá tachometru ve vozidle,
• údaje o čerpání pohonných hmot, které se prokazují účtenkami za tankování.

Podle výše uvedených údajů si snadno připravíte jednoduchý vzor knihy jízd s příslušnými kolonkami. Jestliže povedete knihu jízd ve speciálním účetním softwaru, předvyplní je za vás automaticky. O výhodách jednotlivých variant se dočtete v následujících odstavcích.

V jaké formě musíte vést knihu jízd?

Zákon nestanovuje jedinou přípustnou formu. V minulosti firmy vedly knihy jízd často papírově. Koupily si předtištěné tiskopisy nebo třeba obyčejný sešit, který byl v palubní přihrádce a řidič do něj vždy zaznamenal své jízdy.

Papírová verze je stále přípustná, ale firmy od ní upouští. Je totiž poměrně nepraktická. Papíry se můžou ztratit a špatně se dělají případné opravy.

Standardem je elektronická kniha jízd, kterou můžete mít v několika podobách. Celou knihu jízd si třeba vytvoříte sami v Excelu a máte ji zdarma. Nebo na knihu jízd využijete specializovaný software či knihu jízd vedete ve svém účetním programu. Na jednotlivé elektronické varianty se nyní podíváme blíže.

1. Elektronická kniha jízd zdarma

Nejlevnější variantou je excelová tabulka s knihou jízd, kterou si sami vytvoříte. Je vhodná pro ty z vás, kteří rozumí daňové a BOZP agendě a dokážou si potřebnou tabulku vytvořit. Můžete se inspirovat vzorem na internetu, ale vždy je dobré, když sami problematice rozumíte, abyste zkontrolovali, že obsahuje všechny potřebné kolonky.

Elektronická kniha jízd v samostatném souboru se hodí pro sólo podnikatele bez zaměstnanců. Pro firmy s více služebními auty je už dost nepraktická. Pokud je kniha jízd uložená třeba v počítači asistentky, řidiči jí musí osobně, telefonicky nebo e-mailem nahlásit potřebné údaje a ona je do tabulky zadá. Navíc pokud vedete knihu jízd hlavně kvůli BOZP, nelze knihu jízd doplňovat zpětně, řidiči musí údaje hlásit asistentce každý den.

Nebo můžete mít sdílenou tabulku v cloudu, do které vyplňují řidiči informace sami. Často je to ještě horší, protože každý data vyplňuje jinak a ve výsledku je z toho jeden velký „guláš“.

2. Kniha jízd v účetním programu a její vzor

Kniha jízd bývá běžnou součástí jednoduchých účetních programů. Pokud některý používáte, podívejte se, jestli knihu jízd neobsahuje. Například v Money S3 je kniha jízd součástí všech balíčků a nic za ni nepřiplácíte.

U jiných účetních programů může být kniha jízd doplňkovým modulem. Ale i tak může vyjít levněji než samostatný software.

Pokud máte knihu jízd v účetním programu, automaticky vám podle zadaného počátečního a konečného stavu tachometru spočítá ujeté kilometry, hlídá termín technické kontroly, emisí nebo pravidelné prohlídky. Také v ní vystavíte cestovní příkazy pro zaměstnance a připravíte cestovní náhrady.

Výhodou je, že máte firemní agendu v jednom programu. Stačí vám tedy jen jedny přístupové údaje a dostanete se k objednávkám, fakturám, skladové evidenci nebo právě knize jízd. Neučíte se pracovat s více softwary, a pokud si s něčím nevíte rady, máte jedno telefonní číslo na zákaznickou podporu, kde vám poradí se vším.

3. Specializovaný program na knihu jízd

Třetí variantou je samostatný program, který řeší pouze knihu jízd. Na první pohled může připomínat první variantu s tabulkou, ale je pokročilejší. Moderní programy jsou už optimalizované pro mobily, takže řidič může zadat údaje o jízdě přímo z auta.

Tyto programy bývají placené a jsou vhodné pro firmy s větší flotilou aut. Mají různé pokročilé funkce jako třeba propojení jízd se zakázkami nebo počítání spotřeby, které jsou důležité třeba pro logistické firmy. Naopak běžná firma s pár auty je obvykle nepotřebuje.

Je varianta zdarma skutečně nejvýhodnější?

Jako podnikatelé si musíte dobře hlídat své náklady a je správné, že nechcete vydávat víc peněz, než je nutné. Zároveň varianta zdarma není vždycky ta nejvýhodnější.

Typicky strávíte spoustu času načítáním informací o knize jízd, hledáním aktuálního vzoru, případně vytvářením vlastní knihy jízd. Nemáte záruku, že máte knihu jízd správně, takže za čas vás může dost nepříjemně překvapit kontrola z finančního úřadu.

Lepší variantou je hledat řešení s dobrým poměrem cena/výkon. Sice není zdarma, ale ušetří vám spoustu času, dodavatel ručí za správnost knihy jízd, a pokud se cokoliv pokazí, máte kam zavolat a hned vám poradí.

Kterou variantu knihy jízd zvolit?

Pokud váš byznys není postavený na autech, samostatný specializovaný software nepotřebujete. Pohodlnější a mnohdy i cenově výhodnější je kniha jízd v účetním programu.

Kniha jízd je třeba součástí účetního programu Money S3. Abyste zjistili, jestli vám bude vyhovovat, stáhněte si plnou verzi Money S3 Start a zdarma si ji vyzkoušejte.

Výhodou je, že nejste omezení žádným zkušebním obdobím. Můžete ho testovat, jak dlouho chcete, hlavním omezením je počet dokladů. Ve verzi zdarma vystavíte třeba až 500 záznamů do účetního a peněžního deníku nebo 20 cestovních příkazů.