Mzdové systémy zdarma: jaké mají výhody a jak je vybrat?

Pokud pracujete sami na sebe nebo máte jen pár zaměstnanců, nejspíš si mzdy zvládáte zpracovat na papíře, případně v Excelu. V takovém případě žádný účetní ani mzdový software nepotřebujete.

Jakmile ale počet lidí roste, přestává být tento způsob efektivní, protože zpracování mezd vám trvá příliš dlouho a navíc hrozí, že při něm uděláte chybu. V takovém případě proto doporučujeme účetní systém s mzdovým programem. Tyto systémy vám například vytvoří podklady pro výplatu zaměstnanců, spočítají odvody na zdravotní a sociální pojištění, vypočítají srážky ze mzdy nebo připraví výplatní pásky.

Účetní programy s mzdovým modulem zdarma

Účetním programům zdarma a jejich možnostem či omezením jsme věnovali samostatný článek. Nyní tedy jen expresně – účetní programy zdarma seženete nejčastěji ve dvou variantách:

• freeware účetní program
• nebo placený účetní program s omezenou licencí zdarma.

Freeware účetní programy na zpracování mezd spíše nedoporučujeme. U těchto programů totiž nemáte záruku pravidelných aktualizací, přičemž mzdová legislativa se prakticky každý rok mění – ať už jde o výši minimální mzdy (od které se odvíjí například zaručená mzda) nebo o výši odvodů.

Zajímavější pro vás budou placené účetní systémy s omezenou licencí, které bývají limitované časem nebo počtem záznamů. Například oblíbený účetní systém Money S3 Start zdarma pro malé podnikatele je omezený zpracováním maximálně 15 mezd, jinak jej můžete používat zdarma jak dlouho chcete. Pokud tedy máte například jen dva zaměstnance, vydrží vám 7 měsíců, než musíte přejít na placenou verzi. Na tyto a další kritéria si zaměřte během výběru účetního programu.

Specializované mzdové softwary zdarma

U specializovaných programů na mzdy je situace velmi podobná jako u účetních systémů. Ty, které jsou zdarma, lze opět rozdělit na

• freeware mzdové systémy
• a placené mzdové programy s omezenou licencí zdarma.

Podobně jako u účetních systémů, ani u programů na mzdy nedoporučujeme spoléhat na freeware řešení. Na některých portálech jsou například k dispozici mzdové systémy s poslední aktualizací v roce 2012. Takové programy vám s prací příliš nepomohou – naopak spíš hrozí, že kvůli nim spočítáte mzdy špatně.

Nezapomínejte, že dodavatel freeware řešení vám z principu nic nezaručuje ani negarantuje. Neručí za bezpečnost dat ani za aktuálnost systému a obvykle ani nenabízí žádnou zákaznickou podporu. Jakýkoliv problém si tak musíte vyřešit sami.

Placené mzdové programy s licencí zdarma jsou pro vás zajímavější, protože výše zmíněné problémy ohledně bezpečnosti dat nebo aktuálnosti systému se jich netýkají. Na druhou stranu jsou ale omezené jinak, nejčastěji časem (zdarma jsou například jen na jeden rok, pak musíte přejít na placenou verzi).

Závěrem byste si také měli položit otázku, proč vlastně potřebujete specializovaný software na mzdy zdarma. Běžné mzdy jednoduše zpracujete v účetních programech a jejich mzdových modulech. Specializované mzdové systémy jsou určené spíše pro komplikovanější personální a mzdovou agendu středně velkých nebo větších firem. Jakožto majitel takové firmy už byste raději neměli spoléhat na programy zdarma, ale zvolit prověřené řešení s odpovídající zákaznickou podporou i zázemím. Doporučit můžeme například mzdový a personální systém Vema.