Špatně vedený sklad je časovaná bomba: zjistěte, proč a kdy přejít na elektronické skladové hospodářství

Co je to skladové hospodářství

Skladové hospodářství je způsob, kterým firmy spravují své sklady, evidují stav svého zboží nebo sledují skladové pohyby. Každá firma, která nakupuje zboží do zásoby, má podle zákona o účetnictví povinnost skladové hospodářství zavést.

Skladové hospodářství lze vést různými způsoby. Některé firmy ho stále vedou postaru v papírových formulářích nebo excelových tabulkách, jiné využívají elektronické skladové systémy, které zaměstnancům šetří práci a snižují náklady na provoz. Přečtěte si, kdy se vyplatí skladové systémy zdarma.

Kdy přejít na elektronický skladový systém

Skladový systém (ať už samostatný či jako součást jiného systému) je dnes firemním standardem všech středních a velkých firem. Některé malé firmy si sice vystačí s papíry a ruční prací, ale i jim se investice do skladového systému v dlouhodobém horizontu vyplatí, protože ušetří práci zaměstnancům a chod skladu zrychlí.

Elektronické skladové hospodářství zvažte především, když:

• chcete obchod propojit s e-shopem,
• se pravidelně potýkáte s vratkami a záměnami zboží,
• kvůli ručnímu přepisování nestíháte odbavovat objednávky,
• zpětné dohledání dokladů trvá neúnosně dlouho,
• si včas nevšimnete, že máte vyprodané zboží, nebo ho naopak máte nadbytek,
• chcete mít lepší přehled o zisku, výdajích nebo například cash flow,
• chcete zrychlit inventury,
• vychystávání objednávek trvá příliš dlouho a skladníci nestíhají
• nebo nedostatečně využíváte kapacitu svého skladu.

Přínosy elektronické skladové evidence

Přehledné skladové karty a včasné objednávky

Ve skladovém systému si vytvoříte seznam zboží a každé položce přidělíte skladovou kartu. Na skladové kartě evidujete název zboží, cenu, katalogové označení i minimální nebo maximální objem zásoby. Typicky můžete přiložit i fotografii výrobku, což skladníkům usnadní orientaci ve zboží a snáz si při výdeji ověří, zda vyskladnili správný výrobek. Informace na skladové kartě pak můžete přepsat i do informačního systému nebo e-shopu.

Díky limitu pro minimální objem zásob vás systém včas upozorní na to, že zásoby dochází a je potřeba objednat nové. Pokročilejší skladové systémy vám při této situaci rovnou vytvoří objednávku, kterou jen zkontrolujete a odešlete dodavatelům.

S řízeným skladovým hospodářstvím se také zbavíte starostí s expirační lhůtou zboží. U každého zboží totiž evidujete datum expirace a sklad si nastavíte například tak, aby automaticky vydával zboží s nejbližším datem expirace.

Snadná a přehledná cenotvorba

Skladové systémy zjednodušují tvorbu cenových hladin. Na pár kliknutí přeceníte klidně celý sklad. Výhodou je, že cenu upravíte například pro celé skupiny zboží naráz, takže si zrychlíte rutinní práci.

Používat můžete i různé prodejní ceny pro konkrétní skupiny zákazníků. Pokud máte například speciální nabídku pro VIP zákazníky, nastavíte pro ně výhodnou cenovou hladinu. Až vám jeden z těchto zákazníků pošle objednávku, zvolíte příslušnou cenovou hladinu a ušetříte si práci s ruční úpravou ceny. Pro konkrétní zákazníky vytvoříte také individuální ceníky.

Dohledávání a tvorba dokladů

Systém skladového hospodářství umožňuje také evidenci zboží podle výrobních čísel. Díky tomu přesně víte, komu jste který kus prodali. Využijete toho například při řešení vratek nebo záměn zboží. Všechny skladové doklady si v systému vyfiltrujete například právě podle výrobního čísla a zjistíte, kde se stala chyba.

Podobně jako v účetních programech vám tvorbu skladových dokladů usnadní šablony. Prodejky, příjemky, výdejky, převodky a další doklady vytvoříte již předvyplněné, takže ušetříte další kus práce s ručním vypisováním.

Vylepšení skladového systému

Skladové systémy jsou nejefektivnější, pokud k nim dokoupíte čtečky čárových kódů pro skladníky. Výrazně tak urychlíte příjem a výdej zboží. Skladníci nemusí položky ručně zavádět do systému, ale jedním pohybem zařízení načtou čárové kódy a stav zboží v systému se změní. Čtečky přijdou vhod také při inventurách. Jednoduše napípáte celý sklad a systém vám výsledek inventury spočítá.

Dalším nezbytným vylepšením je propojení s e-shopem. Nemusíte ručně upravovat stav zboží po každé objednávce, ale data z e-shopu se automaticky propíšou do skladu. Stav zboží na e-shopu tak bude vždy odpovídat aktuálnímu stavu zboží na skladě.

Pokud skladový systém zvažujete i vy, prohlédněte si nástroj Money S3 Sklad. Jeho součástí je i modul Skladové hospodářství a objednávky, který obsahuje všechny funkce uvedené v článku.