Vedení podvojného účetnictví: co to je, kdo ho musí vést a jaké má povinnosti

Kdo vede podvojné účetnictví

Podvojné účetnictví je povinné především pro právnické osoby – v podnikání se jedná zejména o společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti. Fyzické osoby a OSVČ vedou účetnictví hlavně v případě, že za předcházející kalendářní rok jejich obrat přesáhl 25 milionů Kč. Povinnost dále platí pro soukromé osoby, které jsou zapsané v obchodním rejstříku.

Kromě toho musí podle zákona č. 563/1991 Sb. vést účetnictví také například svěřenské a investiční fondy, družstva, společenství vlastníků bytových jednotek, nestátní neziskové organizace (kromě výjimek) a organizační složky státu jako obce, kraje či vysoké školy.

Podvojné účetnictví ale OSVČ mohou vést dobrovolně, i když jim to neukládá zákon. Pro některé podnikatele to totiž může být přehlednější způsob evidence.

Jak funguje podvojné účetnictví

V účetnictví se všechny položky zapisují takzvaným podvojným způsobem. Používají se dva účty – „Má dáti“ na levé straně (MD) a „Dal“ (D) na straně pravé. Každá položka na jednom z těchto účtů je spárovaná s údajem na druhém účtu.

Koupíte například od dodavatele materiály. V účetnictví na straně Má dáti bude to, co vy získáte – v tomto případě materiál. Na straně Dal pak bude to, co musíte dát vy. V tomto případě to bude úhrada, například výdajový pokladní doklad či stržení peněz z účtu. Pokud naopak od vás někdo koupí zboží, na straně Má dáti budete mít příjmový pokladní doklad a na straně Dal bude zboží, které jste prodali.

U každé položky musíte uvést, o jaký účet se jedná. V účetnictví má každý účet svoje číslo – například účet mzdové náklady je 521, tržby za zboží 604 a výnosy z úroků 662. Položky dále zpravidla mají slovní popis, částku, případně datum, IČ firmy a identifikační kód dokladu.

Samotné účetnictví vedete prostřednictvím následujících dokumentů:

• účetní deník s účetními zápisy v chronologickém pořadí,
• hlavní knihu s účetními zápisy ve věcném, neboli systematickém pořadí,
• knihu analytických účtů, které slouží k detailnímu rozdělení tzv. syntetických účtů,
• a knihu podrozvahových účtů, v níž najdete například zástavní práva.

V těchto knihách primárně sledujete stav a pohyb:

• aktiv (majetku firmy),
• pasiv (vlastní kapitál a pohledávky firmy),
• nákladů a výnosů
• a výsledek hospodaření.

TIP: Přečtěte si vše o základech účetnictví.

Daňová evidence a výdaje paušálem

Daňovou evidenci vedou hlavně živnostníci a podnikatelé, na které se nevztahuje povinnost mít účetnictví. Daňové evidenci se dříve říkalo „jednoduché účetnictví“ (nyní se tento termín oficiálně používá pro způsob, kterým vedou své účetnictví spolky). Stačí vám v něm přehled o příjmech a výdajích v peněžním deníku a kniha pohledávek a závazků. Daňovou evidenci každý rok vykážete v daňovém přiznání.

Ještě jednodušší variantou pro OSVČ je ale vedení výdajů formou paušálu. V takovém případě evidujete hlavně doklady o svých příjmech (např. faktury), které ovlivňují výpočet základu daně.

Jakou formu musí mít podvojné účetnictví

Zatímco daňovou evidenci jde vést i v excelové tabulce, u podvojného účetnictví doručujeme zvolit specializovaný účetní program a program na vedení podvojného účetnictví. V něm najdete přehledně všechny knihy a přehledy, vytisknete si jednotlivé sestavy, a pokud narazíte na chybu, snadno ji dohledáte a opravíte.

Účetní software navíc zpravidla nabízí celou řadu dalších funkcí, kterými pokryjete další části firemní administrativy jako třeba:

• mzdy a personalistika,
• správa skladů,
• kniha jízd a majetku,
• či adresář.