Pokud zákazník požaduje zádržné, znamená to, že vám uhradí část platby později, a to podle podmínek uvedených ve smlouvě.

Můžete se tak setkat s požadavkem na splacení zadržené částky až po odstranění případných vad (do těch patří i nedodělky) nebo po uplynutí záruční doby. Splatnost také bývá často dvoufázová, např. 50 % z částky zádržného po předání zakázky a zbylých 50 % až po vydání kolaudačního souhlasu stavebním úřadem.

Pokud zákazník objeví vady, které neodstraníte, může zajistit opravu sám a sníží výši zádržného o tyto náklady.

Věnujte pozornost přípravě smlouvy

Výše zádržného a podmínky jeho splacení (tzv. uvolnění zádržného či pozastávky) se sjednávají předem v rámci smlouvy o dílo či jiné písemné dohody v případě fakturací.

Zádržné jako takové není ukotveno v žádném právním předpise a závisí na smluvní dohodě se zákazníkem. Ujistěte se proto, že je v rámci smlouvy zádržné podrobně popsáno. Vyhnete se nejasnostem ve výkladu, které mohou hrát roli v případě insolvenčního řízení nebo poškodit vaše obchodní vztahy.

Ve smlouvě se někdy zavazujete i k tomu, že zákazníka vyzvete k uvolnění zádržného písemně. Měli byste proto sledovat stav pohledávek ve vašem účetním programu, abyste na výzvu po několika letech nezapomněli.

V případě, že zádržné ujednané nemáte a dodáte zákazku s vadami, zákazník se může řídit ustanovením § 2108 občanského zákoníku. V tom případě do odstranění vady nemusí platit část ceny. Výše částky by měla odpovídat přiměřené slevě z kupní ceny s ohledem na vady.

Jak zádržné fakturovat

Jako dodavatel vystavujete fakturu na celou částku včetně DPH. Na faktuře zároveň uveďte výši zádržného z celkové částky. Zákazník vám zaplatí na účet částku bez zádržného, které uhradí později podle smluvních podmínek. Pozastávka v tomto případě nijak neovlivňuje DPH, považuje se pouze za odklad splatnosti faktury.

Vystavování faktur a samotné zaúčtování vám usnadní účetní program, který umí zádržné zpracovat. V rámci účetního systému Money S3 jde přímo o doplňkový modul Zádržné, díky kterému:

• zádržné k faktuře jednoduše přidáte jedním kliknutím,
• nastavíte popis, výši zádržného a datum splatnosti,
• k jedné faktuře přiřadíte více položek zádržného a systém ke každé vytvoří příslušnou Pohledávku nebo Závazek,
• nemusíte ručně vypisovat navazující doklady, systém sám vytváří interní doklad, který sníží zbývající částku k úhradě na faktuře,
• neuděláte chybu, protože systém vám neumožní zádržné přidat u zálohových faktur, dobropisů nebo stornovací faktur.

Modul si můžete vyzkoušet zdarma v programu Money S3 Start, který kromě zádržného zvládne zpracování celého účetnictví, daňové evidence i daňových přiznání.