Jak na obchodní a další pohledávky a dluhy v účetnictví?

Pohledávky v účtové skupině 31

Pohledávky v účtové skupině 31 jsou charakteristické zejména svým obchodním zaměřením. Zajímavý aspekt můžeme sledovat mezi často používaným účtem 311 – Odběratelé a 315 – Ostatní pohledávky. Jaký je mezi nimi rozdíl? Za předpokladu, že pohledávka vůči obchodnímu partnerovi vznikla na základě vystavené faktury, použije se zpravidla účet 311 – Odběratelé. Zatímco pokud pohledávka vůči obchodnímu partnerovi vznikne z jiného titulu, než na základě vystavené faktury, použije se zpravidla účet 315 – Ostatní pohledávky. V tomto případě se jedná nejčastěji o pohledávky z titulu například reklamačního nároku.

V účtové skupině 31 se vyskytuje i účet 314 – Poskytnuté provozní zálohy. Připomeňme si, že kritériem pro účtování záloh poskytnutých je účel úhrady příslušné zálohy. Poskytnutá záloha představuje právo na plnění, pohledávku na zohlednění zaplacené zálohy na konečnou kupní cenu. Jde tedy o rozvahovou položku aktivní. Aktivní účet poskytnuté zálohy se nachází v té účtové třídě, kde se nachází majetková složka, na níž je záloha poskytnuta. Pokud se jedná o uhrazenou zálohu na pořizované služby nebo energie, používá se zpravidla účet 314 – Poskytnuté provozní zálohy.

Součástí účtové skupiny 31 je i účet 313 – Pohledávky za eskontované cenné papíry. Tento účet se použije v případě eskontu směnky k inkasu bance. Jedná se o situaci, kdy věřitel (směnečný věřitel) nehodlá čekat do dospělosti směnky k inkasu a nabídne ji k eskontu bance. Tím získá tzv. eskontní úvěr.

Závazky v účtové skupině 32

U závazků účtovaných v účtové třídě 32 můžeme spatřovat určitou paralelu s pohledávkami účtovanými v účtové třídě 31 v tom smyslu, že tu existuje obchodní charakter dluhů. Dluhy vůči obchodním partnerům, které vznikají z titulu faktur přijatých, se účtují zpravidla na účet 321 – Dodavatelé. Dluhy vůči obchodním partnerům, které vznikají na základě například potvrzených výzev, nároků apod. se zpravidla účtují na účet 325 – Ostatní závazky.

V účtové skupině 32 se nachází i účet 324 – Přijaté provozní zálohy. Připomeňme si, že kritériem pro účtování záloh přijatých je lhůta pro zúčtování této přijaté zálohy. Přijatá záloha představuje tedy závazek, povinnost na zohlednění obdržené zálohy od odběratele na konečnou prodejní cenu. Jde tedy o rozvahovou položku pasivní. Pokud je přijatá záloha zúčtovatelná ve lhůtě do 12 měsíců, použije se účet 324 – Přijaté zálohy. Jestliže je přijatá záloha zúčtovatelná ve lhůtě nad 12 měsíců, použije se účet 475 – Dlouhodobé přijaté zálohy.

Součástí účtové skupiny 32 je i účet 322 – Směnky k úhradě. O této rozvahové položce pasivní účtuje směnečný dlužník v případě, že je směnka použita jako platební prostředek.

Pohledávky a závazky v účtové skupině 33

Účtová skupina 33 je věnována zúčtování se zaměstnanci. Předpis hrubých mezd se zpravidla účtuje na vrub příslušného nákladového účtu účtové skupiny 52 – Osobní náklady (v praxi nejčastěji účet 521 – Mzdové náklady) a ve prospěch rozvahového účtu pasivního 331 – Zaměstnanci.

V praxi se můžeme setkat s použitím rozvahového účtu pasivního 333 – Ostatní závazky vůči zaměstnancům, který se používá zejména v případě vzniku závazku vůči zaměstnancům z titulu cestovních náhrad nebo například vyúčtování záloh poskytnutých zaměstnancům.

Analogicky účet 335 – Pohledávky za zaměstnanci se používá zejména v situaci účtování předpisu náhrady škody vůči zaměstnanci, případně dalších pohledávek vzniknuvších vůči pracovníkům zaměstnavatele.

Konečně posledním účtem je účet 336 – Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a veřejného zdravotního pojištění, který se standardně používá pro účtování vztahů vůči správě sociálního zabezpečení a příslušným zdravotním pojišťovnám.

Pohledávky za společníky v účtové skupině 35

Účtová skupina 35 se v praxi používá pro účtování pohledávek vůči společníkům, resp. vůči spojeným osobám.

Na účtu 351 – Pohledávky (ovládaná nebo ovládající osoba) a účtu 352 – Pohledávky (podstatný vliv) se účtuje například předpis nároku na výplatu podílu na zisku. Tuto transakci zachytíme na vrub (má dáti) účtu 351 nebo 352 a ve prospěch (dal) příslušného účtu účtové skupiny 66 – Finanční výnosy (v praxi nejčastěji účet 665 – Výnosy z dlouhodobého finančního majetku, případně 666 – Výnosy z krátkodobého finančního majetku).

Při zvyšování základního kapitálu se běžně používá účet 353 – Pohledávky za upsaný základní kapitál. Na základě rozhodnutí valné hromady účtujeme na vrub účtu 353 a ve prospěch účtu 419 – Změny základního kapitálu (neboli účtu základního kapitálu prozatím nezapsaného do obchodního rejstříku). Na základě peněžitého či nepeněžitého vkladu společníka dochází následně k odúčtování tohoto účtu 353.

V případě, že se na základě rozhodnutí valné hromady budou společníci podílet na úhradě čisté účetní ztráty, účtuje se na vrub příslušného účtu účtové skupiny 35 (v praxi nejčastěji účet 354 – Pohledávky za společníky při úhradě ztráty) a ve prospěch příslušného účtu účtové skupiny 43 (v praxi nejčastěji účet 431 – Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení).

A konečně účet 355 – Ostatní pohledávky vůči společníkům se používá zpravidla v případě, kdy společnost poskytuje zápůjčku svým společníkům.

Závazky ke společníkům v účtové skupině 36

Zrcadlově jako účtování v účtové skupině 35 můžeme pojmout účtování v účtové skupině 36.

V případě pořízení podílu v obchodní korporaci účtuje investor na vrub příslušného účtu účtové skupiny 04 – Pořízení dlouhodobého majetku (v praxi nejčastěji účet 043 – Pořízení dlouhodobého finančního majetku) a ve prospěch příslušného účtu účtové skupiny 36 (v praxi nejčastěji účet 367 – Závazky z upsaných nesplacených cenných papírů a vkladů).

V případě, že se na základě rozhodnutí valné hromady budou vyplácet podíly na zisku, účtuje společnost vyplácející podíl na zisku na vrub příslušného účtu účtové skupiny 43 (v praxi nejčastěji účet 431 – Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení) a ve prospěch příslušného účtu účtové skupiny 36 (v praxi nejčastěji účet 364 – Závazky ke společníkům obchodní korporace při rozdělování zisku).

A konečně účet 365 – Ostatní závazky vůči společníkům se používá zpravidla v případě, kdy společník poskytuje zápůjčku do obchodní korporace.

V rámci této účtové skupiny lze uvést ještě v praxi používaný účet 366 – Závazky ke společníkům obchodní korporace ze závislé činnosti, v jehož prospěch (dal) se účtuje předpis odměny za práci konanou společníky společnosti s ručením omezeným a komanditisty komanditní společnosti. V tomto případě se podvojně účtuje na vrub účtu účtové skupiny 52 – Osobní náklady (v praxi nejčastěji účet 522 – Příjmy společníků obchodní korporace ze závislé činnosti).

Jiné pohledávky a závazky v účtové skupině 37

Pokud porovnáme pohledávky zachycené na účtu 378 – Jiné pohledávky s pohledávkami, které jsou účtovány na účtu 311 – Odběratelé a 315 – Ostatní závazky, můžeme spatřovat zásadní rozdíl. Pohledávky účtované v účtové skupině 31 představují pohledávky vůči obchodním partnerům, zatímco pohledávky zachycené na účtu 378 – Jiné pohledávky, představují zpravidla právo na plnění od externích subjektů neobchodního charakteru. Jedná se například o pohledávky vůči pojišťovně z titulu pojistného plnění náhrady škody apod.

Analogicky je možné výše uvedené pravidlo vztáhnout i na účtování dluhů v účtové třídě 32 oproti účtování v účtové třídě 37. V účtové skupině 37 se zpravidla zachytí závazky, které vznikají vůči externím subjektům, kteří nejsou obchodními partnery. V praxi se jedná například o dluhy z titulu cla vůči celnímu úřadu, předpis pojistného vůči pojišťovně, předpis nájemného dle nájemní smlouvy nebo platebního kalendáře.

Podívejte se na účetní skupiny účtové třídy 3 přehledně v účetní osnově.

Závěr

V rámci účtové třídy 3 – Zúčtovací vztahy se účtuje o řadě pohledávek a závazků nejen z obchodního styku, ale i dalších činností a aktivit. Pohledávky vůči obchodním partnerům jsou zachyceny zpravidla v účtové skupině 31 – Pohledávky. Závazky vůči obchodním partnerům se účtují vesměs v účtové skupině 32 – Závazky. Dluhy a pohledávky vůči externím subjektům se v praxi a v souladu s českými účetními předpisy zachycují v účtové skupině 37 – Jiné pohledávky a závazky. Velkou skupinu tvoří účtování pohledávek a závazků vůči zaměstnancům v účtové skupině 33 – Zúčtování se zaměstnanci a institucemi. Důležitými účtovými skupinami jsou účtová skupina 35 – Pohledávky za společníky a 36 – Závazky ke společníkům. Dle vhodně zvolené struktury syntetických a analytických účtů v těchto účtových skupinách se zachycují vztahy vůči společníkům obchodních korporací.