Při vedení pokladny evidujete všechny peníze, které přijímáte a vydáváte pomocí pokladních dokladů.

Pokladní doklad je zjednodušeně řečeno účtenka, která prokazuje, kdo komu za co zaplatil v hotovosti. Díky poctivé evidenci příjmových a výdajových pokladních dokladů můžete spolehlivě sledovat veškeré hotovostní pohyby v pokladně.

Náležitosti pokladních dokladů

Při ručním vyplňování si usnadníte práci, pokud v papírnictví seženete předtištěné tiskopisy pokladních dokladů. Jestliže tiskopisy k dispozici nemáte, podívejte se, co musí pokladní doklad obsahovat, abyste ho vyplnili správně:

• Označení dokladu (příjmový nebo výdajový)
• Den, měsíc a rok vystavení
• Název firmy včetně sídla, IČ (případně DIČ)
• Cena bez DPH
• Sazba DPH (pouze u plátců DPH)
• Hodnota DPH (pouze u plátců DPH)
• Cena celkem
• Cena celkem slovy
• Od koho byla částka přijata, resp. komu byla vyplacena
• Účel platby
• Kdo částku v hotovosti přijal, nebo vydal a jeho podpis

Obchodování v cizí měně a limit na hotovostní platby

Pokud obchodujete v cizí měně, musíte si zřídit tzv. valutovou pokladnu (tedy pokladnu v cizí měně). Protože vám zákon o účetnictví nařizuje vést účetnictví v české měně, stanovte, jaký kurz budete používat k přepočtu na koruny.

Při provádění hotovostních plateb musíte kromě EET myslet i na limity pro hotovostní platby. Zákon o omezení plateb v hotovosti zakazuje provádět platby vyšší než 270 000 Kč a nařizuje je uskutečňovat bezhotovostně.

Účtování výpisu z bankovního účtu

O bezhotovostních transakcích se účtuje na základě výpisu z účtu. Pokud firemních účtů máte několik, musíte podrobně sledovat pohyby a zůstatky každého z nich.

K rozlišení účtů se v účetnictví používá analytické členění, které vychází ze směrné účtové osnovy. Hodí se pro účty, které potřebujete sledovat v podrobnějším členění. K označení analytického účtu se zpravidla využívá libovolné trojčíslí.

Například syntetický účet 221 – Bankovní účty můžete rozdělit na analytické účty:

221.100 – Účet vedený v CZK
221.200 – Účet vedený v EUR

Časté chyby při ručním zpracování výpisu z účtu

Přepisování položek bankovního výpisu do účetního systému vám u několikastránkových výpisů zabere spoustu času. A často se nevyhnete ani chybám.

Pokud například opíšete variabilní číslo špatně, musíte správný doklad ke spárování vyhledat ručně. Když se přepíšete v částce, nebude vám sedět konečný zůstatek na výpisu.

A pokud uděláte chybu ve variabilním čísle při úhradě faktury dodavateli, bude vás pravděpodobně dál urgovat s platbou, protože se mu ji nepodaří spárovat správně. V horším případě omylem pošlete peníze na špatné číslo účtu.

Naštěstí podobným situacím můžete předejít elektronickým zpracováním výpisů v účetním programu.

Správu pokladny a bankovního účtu zjednoduší účetní program

Účetní software Money S3 po načtení elektronického výpisu automaticky spáruje jednotlivé položky s pohledávkami nebo závazky a zaúčtuje je. A vy máte jistotu, že při párování plateb neuděláte chybu.

Připravené příkazy k úhradě – jednoduché i hromadné – pomocí funkce Homebanking v Money S3 pošlete rovnou do banky. Nebo můžete připravit soubor pro import a příkazy do bankovnictví nahrát dodatečně.

Navíc přímo v účetním programu načtete aktuální kurzovní lístek vybraných bank nebo vystavíte pokladní doklad. Už vypsaný pokladní doklad si z programu snadno vytisknete ve dvou kopiích. Stačí ho podepsat, předat protistraně a máte hotovo.

Komu se vyplatí elektronické zpracování výpisu

Elektronické zpracování výpisů se vyplatí i malým firmám, protože vždy ušetří čas při práci s duplicitními zápisy stejných dat.