Jak vytěžovat dokumenty a faktury: návod pro začátečníky

Nejdřív se podíváme, jak funguje vytěžování faktur a dokumentů.

Vytěžování dokumentů se liší od klasického skenování (digitalizace). Při klasickém skenování si dokument uložíte jako obrázek nebo pdf soubor do počítače. Takto naskenované dokumenty si můžete prohlížet nebo je založit do složky. Pokud ale chcete informace z nich dostat například do svého účetního softwaru nebo ERP systému, musí je do kolonek v systému ručně přepsat nebo postupně vykopírovat z naskenovaného dokumentu.

Při vytěžování software rozpozná znaky a převede tištěný text do digitálního dokumentu se strukturovanými daty.

Jednou z variant vytěžování je technologie optického rozpoznávání znaků – OCR (Optical Character Recognition). Když pak software na vytěžování propojíte se svým účetním nebo jiným interním systémem, automaticky vám příslušná data z dokumentu doplní do těch správných kolonek v softwaru. Tím si ušetříte spoustu práce.

Zároveň je potřeba počítat s několikaprocentní mírou chybovosti. Proto je důležité, abyste vytěžená data zběžně prošli a zkontrolovali, zda sedí. Ale i tak je to mnohem rychlejší, než kdybyste vše přepisovali ručně.

Jaké vybavení na vytěžování potřebujete

K vytěžování dokumentů vám postačí většina klasických kancelářských skenerů či all-in-one tiskáren.

Pro úspěšnou digitalizaci potřebujete skener s minimálním rozlišením 300 × 300 DPI, nejlevnější modely na trhu na konci roku 2021 mají 600 × 600 DPI. Takže máte dobrou šanci, že se vám to podaří i se starším skenerem. Nicméně pro hladkou a bezchybnou digitalizaci doporučujeme skener s co nejvyšším rozlišením.

V krajním případě můžete dokument vyfotit pomocí mobilního telefonu. Zejména při skenování většího množství textu se ale nejedná o příliš pohodlné řešení.

Proto je nejlepší požádat obchodní partnery, aby vám faktury rovnou posílali elektronicky.

Samotný převod dokladu na strukturovaná data probíhá ve specializovaném OCR software. Ten často dostanete přímo s tiskárnou nebo skenerem. Pokud ne, doporučujeme například program ABBYY FineReader. V OCR programu si otevřete naskenovaný dokument, nejčastěji ve formátu jpg nebo pdf. Software text automaticky rozpozná a vy si už jen vyberete, kam uložit vytěžená data.

Nejvhodnější jsou specializované dokumentové skenery s aplikací KOFAX express. Ty jsou uzpůsobeny především na skenování dokumentů, což vám zajistí větší kvalitu a vysokou přesnost při převodu.

Vytěžování pomocí umělé inteligence

Výše popsaná metoda OCR už v současné době začíná být zastaralá a komplikovaná. Dodavatelé vám totiž zpravidla doklady posílají v různě formátovaných dokumentech a může se stát, že pro každý z nich budete muset nastavit speciální šablonu, aby program věděl, která data patří kam.

Proto firmy začínají vytěžovat data pomocí umělé inteligence. Funguje to například tak, že když vám do e-mailu přijde faktura, software na bázi umělé inteligence ji „přečte“.

Umělá inteligence se při vytěžování vašich dokumentů učí a postupně zlepšuje. Díky tomu dobře poradí i s různými formáty dokladů. Proto má brzy výrazně nižší chybovost než při vytěžování pomocí OCR.

Podobné řešení na bázi umělé inteligence se vyplatí, pokud přijímáte sto a více faktur měsíčně.

Jak si usnadnit vytěžování přijatých faktur

Pokud nepotřebujete nic složitého a stačí vám vytěžení základních údajů z faktury, nemusíte si pořizovat skener ani specializovaný software. Jestliže vaši dodavatelé na faktury ještě nepřidávají QR kód, požádejte je, aby začali. Jejich fakturační programy jim ho na dokument vygenerují automaticky.

Vám potom stačí chytrý telefon s čtečkou QR kódů. Pokud používáte třeba fakturační program iDoklad, otevřete si mobilní aplikaci a vyfotíte QR kód. Tím hlavní údaje z faktury přenesete do iDokladu bez jakéhokoliv přepisování.

Ti z vás, kteří účtují v účetním programu Money S3, mají výhodu. Snadno ho propojíte s iDokladem a data o přijatých fakturách si do Money S3 pošlete.

Money S3 vytěžuje faktury pomocí Inboxu. O co jde?

Modul Inbox je z pohledu uživatelů Money S3 významnou pomocí pro všechny, kteří chtějí usnadnit a zefektivnit práci s přijatými podnikovými doklady.

Modul Inbox představuje:

1. Elektronickou schránku, podobnou e-mailu, která slouží pro centralizovaný příjem dokladů od dodavatelů i zaměstnanců.
2. Funkci automatického vytěžování dokladů, které pak uživatel snadno zaúčtuje na pár kliknutí. Modul Inbox dokáže vytěžit údaje z:
   • dokladů ve formátu ISDOC
   • dokladů ve formátu ZUGFerD/Faktur-X
   • dokladů ve formě QR kódu (QR kód musí obsahovat data o dokladu, nikoli např. marketingová data či údaje pro platbu dokladu).
   • a dokladů v nestandardizovaných formátech PDF, JPEG, PNG
   • dokladů strojově nečitelných, a to pomocí integrované služby Rossum, která využívá právě metod umělé inteligence.
3. Plnohodnotný elektronický archiv pro ukládání všech přijatých podnikových dokladů – nemusíte přijaté doklady (vás nebo vašich klientů) archivovat fyzicky.

Modul Inbox tak spojuje schránku, čtečku dokladů archiv do jediného systému a místa ve vaší firmě.