Nejčastější chyby při účtování zásob

Oceňování zásob při pořízení

Ocenění zásob závisí na způsobu pořízení. Zásoby můžeme ocenit jednou z níže uvedených cen.

Pořizovací cena

Pořizovací cenou oceňujeme zásoby nabyté koupí. Pořizovací cena zahrnuje nejen cenu samotných zásob, ale i náklady související s jejich pořízením, mezi které patří např. přeprava, clo, pojištění. Součástí pořizovací ceny zásob nejsou zejména úroky z úvěrů a zápůjček poskytnutých na jejich pořízení, kursové rozdíly, smluvní pokuty a úroky z prodlení a jiné sankce ze smluvních vztahů.

Nezahrnutí související pořizovacích nákladů do ceny zásob je bohužel častou chybou, zásoby jsou pak podhodnoceny a náklady nadhodnoceny. K správnému ocenění zásob nám pomohou kalkulační účty. Na kalkulačních účtech shromažďujeme samotnou cenu zásob i související náklady, následně přeúčtujeme zásoby na sklad již v celkové ceně zahrnující všechny tyto položky.

Příklad

Účetní jednotka koupila 1.2.2020 materiál za 10 000 Kč + DPH 21%, a ve stejný den si jej nechala dopravit za 1 000 Kč + DPH 21%. 2.2.2020 byl materiál přeúčtován na sklad. Zásoby jsou účtovány způsobem A.

Seznam použitých účtů:
111 Pořízení materiálu
112 Sklad materiálu
321 Obchodní závazky
343 DPH

Vlastní náklady

Vlastními náklady oceňujeme zásoby vytvořené vlastní činností, a to ve skutečné výši nebo na základě kalkulace výroby stanovené účetní jednotkou. Vlastní náklady zahrnují přímé náklady a mohou zahrnovat také poměrnou část souvisejících nepřímých nákladů. Účtování zásob vlastní činností je složitou oblastí, kterou je nezbytné podrobně upravit ve vnitřní směrnici s ohledem na charakter výroby v dané účetní jednotce. Chybou by bylo, pokud bychom pravidelně nerevidovali kalkulační vzorce, mohlo by to vést ke zkreslení ceny zásob, a tím i hospodářského výsledku.

Reprodukční pořizovací cena

Reprodukční pořizovací cenou oceňujeme zejména zásoby nabyté bezúplatně (dary) a zásoby nově zjištěné (inventarizační přebytky), případně zásoby vlastní výroby, u kterých nelze zjistit vlastní náklady. Reprodukční pořizovací cena je hodnota, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Chybou bude, nedoložíme-li způsob stanovení reprodukční pořizovací ceny. Vhodné je např. k datu ocenění vytisknout aktuální ceny stejných nebo obdobných zásob z internetu.

Oceňování zásob při vyskladnění

Při vyskladnění se zásoby nejčastěji oceňují níže uvedenými metodami.

FIFO

Při použití této metody se nejprve vyskladňují nejstarší položky. Zkratka vychází z anglického spojení „první do skladu – první ze skladu“.

Příklad

3.1.2021 koupeno za hotové 10 kusů materiálu X za cenu 100 Kč/kus

3.2.2021 koupeno za hotové 10 kusů materiálu X za cenu 120 Kč/kus

9.2.2021 vyskladněno 15 kusů materiálu.

Zásoby jsou účtovány způsobem A.

Seznam použitých účtů:
501 Spotřeba materiálu
112 Sklad materiálu
211 Pokladna

Vážený aritmetický průměr

Vážený aritmetický průměr lze počítat po každém pohybu zásoby nebo za určité časové období (nejméně však jednou za měsíc).

Příklad

3.1.2021 koupeno za hotové 10 kusů materiálu X za cenu 100 Kč/kus

3.2.2021 koupeno za hotové 10 kusů materiálu X za cenu 120 Kč/kus

9.2.2021 vyskladněno 15 kusů materiálu.

Zásoby jsou účtovány způsobem A.

Seznam použitých účtů je stejný jako u příkladu výše.

Chybou by bylo, pokud by zahraniční mateřská společnost vyžadovala po české účetní jednotce použití metody LIFO (kdy se nejprve vyskladňují nejnovější položky, zkratka vychází z anglického spojení „poslední do skladu – první ze skladu“). Tato metoda není v souladu s českou účetní legislativou.

Účtování zásob způsobem A a B

O zásobách je možné účtovat způsobem A nebo B.

Způsob A – průběžné účtování

Při pořízení jsou zásoby účtovány na účty zásob v účtové třídě 1. Do nákladů jsou účtovány až při vyskladnění.  Tento způsob účtování byl použit ve výše uvedených příkladech.

Způsob B – periodické účtování

Při pořízení jsou zásoby účtovány přímo na nákladové účty, např.

501 Spotřeba materiálů

504 Náklady na prodané zboží

Ke konci rozvahového dne se naúčtuje na jednotlivé účty zásob jejich skutečný zůstatek.

Příklad

Účetní jednotka vznikla v listopadu 2020. 3.12.2020 bylo koupeno za hotové zboží v hodnotě 100 000 Kč. 50% zboží nebylo k 31.12.2020 prodáno.

Seznam použitých účtů:
504 Náklady na zboží
132 Sklad zboží
211 Pokladna

Častou chybou je nevedení skladové evidence v průběhu roku při účtování způsobem B. Způsob B mohou účetní jednotky použít pouze v případě, že zajistí průkazné vedení evidence o zásobách tak, že budou schopny prokázat v průběhu účetního období stav zásob včetně ocenění těchto zásob.

Zásoby a roční uzávěrkové oprace

Na konci účetního období nesmíme zapomenout proúčtovat následující položky.

Zásoby na cestě

Účty „materiál na cestě“ (ve skupině 11) a „zboží na cestě“ (ve skupině 13) jsou využívány k zachycení nakoupených dodávek, které byly k rozvahovému dni vyfakturované, ale nebyly přijaté na sklad.

Příklad

21.12.2020 byla přijata faktura za dodávku materiálu v hodnotě 10 000 Kč, který nebyl k rozvahovému dni doručen do účetní jednotky. Materiál byl doručen 5.1.2021. Zásoby jsou účtovány způsobem A.

Seznam použitých účtů:
111 Pořízení materiálu
112 Sklad materiálu
119 Materiál na cestě

Nevyfakturované dodávky

O nevyfakturovaných dodávkách účtujeme k rozvahovému dni v případě, že byly na sklad přijaté zásoby, ale nebyla doručena faktura dodavatele. Jelikož nemáme všechny potřebné podklady, budeme účtovat o dohadné položce. Účtujeme ve skupině 38.

Příklad

Účetní jednotka neobdržela k rozvahovému dni fakturu za zboží, které bylo přijato na sklad 23.12.2021. Účetní jednotka odhadla na základě smlouvy částku na 50 000 Kč. 8.1.2021 obdržela fakturu na 50 210 Kč. Zásoby jsou účtovány způsobem A.

Seznam použitých účtů:
132 Sklad zboží
389 Dohadná položka pasivní
321 Obchodní závazek

Dočasné nebo trvalé snížení hodnoty zásob

Na inventarizaci zásob nezapomene žádná účetní, fyzické inventury děláme každoročně. Je však potřeba pamatovat i na to, že kromě kontroly množství zásob musíme zkontrolovat i jejich stav a případné snížení hodnoty zásob. Můžeme identifikovat:

a) trvalé snížení hodnoty zásob

Dojde-li k trvalému snížení hodnoty zásob, proúčtujeme jej do nákladů ve skupině 54.

Příklad

Zaúčtování škody na materiálu zjištěné během fyzické inventury.

MD 549 Manka a škody
D 112 Sklad materiálu

b) přechodné snížení hodnoty zásob

Dojde-li k přechodnému snížení hodnoty zásob, proúčtujeme jej prostřednictvím opravné položky. Tvorba i rozpuštění se účtuje na stejný účet ve skupině 55, souvztažně s účtem zásob. V rozvaze se opravná položka promítne do sloupce „korekce“.

Příklad

Zaúčtování opravné položky k materiálu.

MD 559 Tvorba opravné položky
D 191 Opravná položka k materiálu

Zrušení opravné položky k materiálu (pominul důvod pro snížení jejich hodnoty)

MD 191 Opravná položka k materiálu
D 559 Zrušení opravné položky k materiálu

Závěr

Abychom se vyvarovali chyb při účtování zásob je nezbytné ve vnitřní směrnici upravit metodiku účtování zásob a ocenění zásob při jejich pořízení i vyskladnění. Ať už budeme o zásobách účtovat způsobem A (průběžně) nebo způsobem B (periodicky), vždy musíme vést v průběhu roku evidenci zásob. K rozvahovému dni je nutné pamatovat na proúčtování zásob na cestě, nevyfakturovaných dodávek a případného snížení hodnoty zásob.