Solitea, a.s. | 04. 09. 2020
Účetní software by si měly pořídit především firmy, které si na zpracování účetnictví nenajímají externí agenturu, ale vedou ho interně. Vést účetnictví ručně v tabulkách a sešitech je dnes již pravěk – tato cesta je neefektivní a riskantní. Ani ten nejpečlivěji vedený sešit totiž nezvládne sledovat legislativu, dohledat informace o spolehlivosti klienta nebo za pár vteřin vypsat všechny faktury po splatnosti.
Účetní systém ale v některých případech využijí i firmy, kterým účetnictví zpracovává externí agentura. Mohou totiž využít funkce navíc jako například sklad, mzdy nebo knihu jízd. Účetní systém jim také usnadní předávání faktur externím účetním.
Účetní systém může přijít vhod i fyzickým osobám podnikajícím jako OSVČ, které už nechtějí vést daňovou evidenci v excelových tabulkách. Pro většinu z nich je ale účetní systém zbytečně robustní a vystačí si s levnějším řešením v podobě fakturační aplikace, jako je například iDoklad. Úkolem těchto aplikací je primárně vystavování dokladů a shromažďování podkladů pro daňové přiznání.
O přízeň firem bojují desítky účetních programů a firmy si musí zvolit, který je pro ně nejlepší. Pokud hledáte účetní systém, který plánujete používat i za několik let, musíte se na výběr dobře připravit. Pokud sáhnete po prvním kandidátovi, možná brzy zjistíte, že:
Na začátku si proto ujasněte:
V posledním bodě si ujasněte nejen požadavky na funkce, ale také na doplňkové služby. Kvalitní účetní software totiž nabízí:
Než se pustíte do hledání dodavatelů, sepište si všechny funkce, které od účetního systému vyžadujete. Základ každého programu by měla být:
U ostatních funkcí zvažte, zda je skutečně potřebujete. Jde například o:
Účetní programy tyto funkce často nabízí jako samostatné moduly k dokoupení. Pokud máte pocit, že některé funkce nevyužijete, nekupujte je. Až vaše firma vyroste a budete funkce potřebovat, dodatečně si je přikoupíte.
Jakmile máte jasno o svých nárocích, pusťte se do výběru dodavatele, kterým je typicky samotný výrobce programu. Vybírejte pouze ověřené dodavatele, kteří jsou na trhu zavedenou společností. Budete mít jistotu, že dodavatel zná specifika různých odvětví a dobře vám poradí, a navíc se nebudete muset stresovat tím, že dodavatel náhle zanikne a přestane software podporovat.
Nejprve se u dodavatelů zaměřte na reference. Vybírejte dodavatele s referencemi firem z vašeho oboru nebo podobně velkých firem, jako je ta vaše. Jednoduše hledejte takové reference, které se nejvíc blíží vám samotným – získáte tak jistotu, že systém je pro vaše podnikání vhodný.
Zjistěte si také, jak dodavatel se svými klienty komunikuje. Pořízením programu totiž vzájemná spolupráce nekončí. S konzultanty, obchodníky či zákaznickou podporou budete komunikovat vždy, když budete potřebovat poradit nebo přidat nové funkce.
Správný dodavatel vám nabídne komunikaci telefonem, e-mailem, zákaznickou sekcí na webu i přes sociální sítě. Podívejte se také, zda dodavatel pravidelně publikuje návody či informace o aktualizacích a legislativních novinkách.
Nakonec si z programů, které vyhovují vašim podmínkám vyberte dva až tři nejlepší. Finální rozhodování vám usnadní tři faktory:
Od finálních dodavatelů si vyžádejte demoverzi programu. Vyzkoušejte především, jak dobře se vám v programu pracuje, zda je dostatečně rychlý a že účetnictví obsahuje vše, co potřebujete. Zkušební verze je zpravidla omezená počtem dní nebo počtem záznamů. Pokud si dodavatele vyberete, rovnou z demoverze přejdete na ostrou verzi.
Cena by sice neměla být požadavkem číslo jedna, ale minimálně si pro účetní software určete cenový strop. Dejte také pozor, že nabízená cena programu není pouze za základní verzí, ale také za rozšiřující moduly, které na začátku pořídíte. Zjistěte si také:
Pokud si programy vyzkoušíte, spočítáte cenu, ale přesto jste na vážkách, přišel čas na žebříček priorit. Jednoduše si sestavte své klíčové požadavky na účetní systém, mohou vypadat například následovně:
U každého programu si napište, do jaké míry tyto požadavky splňuje a přidělte mu příslušný počet bodů. Potom body sečtěte a zjistíte, který program pro vás bude nejlepší.
Náš tip: Zařaďte do svého seznamu kandidátů také Money S3. Jeden z nejoblíbenějších účetních systémů na trhu nabízí demoverzi zdarma a je uživatelsky tak přívětivý, že se v něm rychle zorientujete. Stáhněte si demoverzi Money S3 Start a vyzkoušejte si ho zdarma.
07. 10. 2020
Témata: Podnikání, Zpravodajství
DPH Daň z příjmu Majetkové daně Daň z nemovitosti Daňové přiznání Sociální a zdravotní pojištění