4 povinnosti, na které zaměstnavatelé nejčastěji zapomínají

Solitea, a.s. | 24. 11. 2020

Když začínající podnikatelé najímají první zaměstnance, musí náhle řešit desítky povinností, které jim ukládá legislativa. Existují ale povinnosti, na které zapomínají i firmy, které už zaměstnávají lidi několik let. Které to jsou?

Obsah

    1. Lékařské prohlídky

    Většina zaměstnavatelů si uvědomuje, že než nový zaměstnanec nastoupí, musí absolvovat vstupní prohlídku u lékaře. To však není jediná povinnost, kterou zaměstnavateli ukládá vyhláška o pracovnělékařských službách. 

    Zaměstnanci musí absolvovat tyto prohlídky:

    • Vstupní prohlídka – Jejím účelem je zjistit, zda je zaměstnanec zdravotně způsobilý pro danou práci. Zaměstnanec ji musí absolvovat ještě před nástupem.
    • Periodická prohlídka – Tuto prohlídku zaměstnanci absolvují v pravidelných intervalech. Délka intervalu se odvíjí od rizikovosti práce – například u nejméně rizikových kancelářských pozic je to jednou za 6 let a u zaměstnanců starších 50 let jednou za 4 roky.
    • Mimořádná prohlídka – Na tuto prohlídku musí zaměstnanci v případě podezření, že ztratili zdravotní způsobilost pro výkon práce – například po rodičovské dovolené, po úrazu s těžkými následky nebo při zvýšení zdravotní zátěže v práci. O mimořádnou prohlídku může požádat sám zaměstnanec, zaměstnavatel i orgán ochrany veřejného zdraví.
    • Výstupní prohlídka – Tato prohlídka po skončení pracovního poměru zjišťuje, zda došlo ke změně zdravotního stavu zaměstnance v souvislosti se zdravotní zátěží v zaměstnání. Absolvují ji zaměstnanci s rizikovou profesí nebo ti s potvrzenou nemocí z povolání. O provedení výstupní prohlídky může požádat zaměstnanec.
    • Následná prohlídka – Tuto prohlídku absolvují bývalí zaměstnanci, pokud to uloží orgán ochrany veřejného zdraví nebo pokud to stanovuje zvláštní právní předpis. Účelem následné prohlídky je včas odhalit následky rizikové práce na zdraví zaměstnance – včetně těch, které se projeví až s odstupem času.

    Před kteroukoliv z těchto prohlídek vytiskněte zaměstnanci formulář lékařské prohlídky, který lékař vyplní. Jakmile vám ho zaměstnanec přinese, archivujte ho.

    Zajistěte si vždy aktuální novinky ze světa mezd a personalistiky

    Zadejte váš e-mail a naše tipy z oblasti mezd a personalistiky vám budou chodit přímo do e-mailu. info

    Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování osobních údajů.

    2. Evidence pracovní doby vs. evidence docházky

    Tyto dva pojmy nejsou totožné a v praxi se často zaměňují. Evidence pracovní doby označuje odpracovanou dobu zaměstnance, zatímco evidence docházky označuje dobu, ve které se zaměstnanec zdržoval na pracovišti či v objektu zaměstnavatele – ale nemusel celou dobu pracovat.

    Podle zákoníku práce má zaměstnanec povinnost evidovat svou pracovní dobu. Přesnou formu evidence zákoník nestanovuje a určujete ji vy jako zaměstnavatel – musíte ji ale nastavit tak, aby bylo možné prokazatelně doložit veškerou odpracovanou dobu kontrole (například z inspektorátu práce). Evidence pracovní doby tak musí být přehledná a průkazná. Tato evidence slouží především ke zpracování mezd, a proto ji musíte archivovat.

    Evidence docházky slouží k zaznamenání doby, kdy se zaměstnanec nachází na pracovišti, což v praxi nemusí být vždy totožné s pracovní dobou (například kvůli home office, obědové pauze, dovolené nebo služební cestě). Zaměstnavatelé docházku svých zaměstnavatelů nejčastěji evidují pomocí elektronických čipů, identifikačních karet nebo on-line nástrojů s tlačítky příchodu a odchodu. 

    Na rozdíl od evidence pracovní doby není evidence docházky povinná. Slouží pro interní účely, a to zejména z bezpečnostních důvodů.

    Klasické píchačky dnes nejen v kancelářských firmách nahrazuje software, ve kterém si zaměstnanci hlásí příchody a odchody.

    3. BOZP

    V oblasti BOZP máte jako zaměstnavatel tyto povinnosti:

    • Každou pracovní pozici zařadíte do kategorie rizikovosti dle vyhlášky Ministerstva zdravotnictví. Máte-li pozice v rizikových kategoriích, musíte o nich 30 dnů od jejich zahájení informovat orgán ochrany veřejného zdraví.
    • Zpracujete dokumentaci BOZP a požární ochrany.
    • Provádíte BOZP školení zaměstnanců, a to nástupní školení, opakovaná školení (po 2 letech), profesní a odborná školení (např. pro řidiče, svářeče, práce ve výškách apod.)
    • Zajišťujete bezpečnost pracoviště a poskytujete zaměstnancům osobní ochranné prostředky.
    • Zajišťujete pracovnělékařské služby, tedy v prvním bodě zmíněné lékařské prohlídky.
    • Šetříte, evidujete a odškodňujete pracovní úrazy.

    4. Zpracování osobních údajů zaměstnance

    Evropská komise a Úřad pro ochranu osobních údajů kladou na zaměstnavatele povinnosti týkající se důsledné ochrany dat, která firmy o zaměstnancích sbírají. Směrnice předepisují, které informace zaměstnavatel sbírat smí, a které ne

    Zákoník práce proto stanovuje, že součástí osobního spisu zaměstnance mohou být pouze dokumenty a písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce (například životopis, pracovní smlouva, mzdový výměr nebo doklad nejvyššího dosaženého vzdělání). 

    Součástí evidovaných dat o zaměstnanci nesmí být informace o jeho sexuální orientaci, původu, národnosti, náboženství, členství v politických stranách a další citlivé údaje. Jediné citlivé údaje, které můžete (a dokonce musíte) o zaměstnancích sbírat, jsou informace o zdravotním stavu v rámci evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání.

    Pro zpracování osobních údajů nepotřebujete od zaměstnanců výslovný souhlas, protože tyto informace potřebujete například ke zpracování mezd nebo k úhradě pojištění. Tyto povinnosti každému zaměstnavateli ukládá zákon, a proto není souhlas se zpracováním nutný.

    Řešení personálních povinností si usnadníte díky modulu Mzdy a personalistika v účetním programu Money S3. Část agendy vyřídí za vás a vy budete mít jistotu, že je vše v souladu s legislativou.

    • Byly tyto informace užitečné?
    • AnoNe

    Vyzkoušejte si účetní program Money S3

    Zdarma a se všemi funkcemi