Kdy si vystačíte s fakturací v e-shopu a kdy už potřebujete účetní systém

Co zvládnete s fakturací v e-shopu

Když si pořídíte hotové e-shopové řešení, nabídne vám k němu dodavatel řadu rozšiřujících modulů a jedním z nich je i fakturace. Někteří dodavatelé tento modul dokonce nabízí zdarma. Modul najdete přímo v administraci e-shopu a s jeho pomocí vystavujete:

• faktury,
• zálohové faktury,
• dobropisy
• a dodací listy.

Většina fakturačních modulů také umožňuje:

• automatické vystavování faktur ke každé objednávce,
• automatické párování variabilních čísel a čísel objednávky
• a vytvoření jednoduché šablony dokladů.

Ve fakturačních rozšířeních pro e-shop tak najdete nezbytný základ pro to, abyste svým zákazníkům mohli vystavovat faktury a strávili u toho co nejméně času.

Na co už fakturace v e-shopu nestačí

Na limity fakturačního rozšíření v e-shopu narazíte zejména v následujících situacích:

1. Trávíte příliš mnoho času tvorbou daňové evidence

Faktury se vám sice ukládají do administrativy e-shopu, ale stále musíte částky přepsat do daňové evidence. S tím už vám fakturace v e-shopu nepomůže a musíte to provést ručně, což může být s přibývajícím množstvím objednávek časově náročné. Jakmile zjistíte, že trávíte přepisováním údajů příliš mnoho času, je vhodná chvíle přejít na fakturační aplikaci, která vede daňovou evidenci za vás a automaticky do ní stahuje data z faktur.

2. Chcete mít jistotu, že máte v pořádku podklady pro finanční úřad.

Ve fakturačním nástroji v e-shopu si můžete dohledat své výnosy, ale jinak vám tvorbu daňového přiznání neusnadní. Ve fakturační aplikaci a účetním programu si vygenerujete podklady ze všech dokladů, které jste za uplynulý rok vydali a přijali, takže máte jistotu, že všechny údaje sedí.

3. Chcete mít přehled ve výnosech a nákladech

Pokud chcete vědět, jak si vaše podnikání vede, z fakturace v e-shopu zjistíte maximálně výnosy z prodeje v e-shopu. Fakturační aplikace a účetní programy mají pro tyto účely analytické funkce, ze kterých snadno zjistíte, kolik jste vyfakturovali za den, týden či rok, nebo vám zobrazí výnosy a náklady ve srozumitelných grafech. Ve fakturační aplikacích totiž evidujete i přijaté doklady a můžete do ní naskenovat i tištěné účtenky. A pokud máte kromě e-shopu další příjmy, evidujete všechny na jednom místě.

4. Chcete si upravit podobu dokladů podle svých představ

Ve fakturaci v e-shopu máte typicky k dispozici pouze základní šablony dokladů. Složitější úpravy jako doplnění vlastních kolonek, změnu umístění loga nebo výběr z více druhů rozložení najdete až ve fakturačních aplikacích a účetních systémech. Pokud tedy dopředu víte, že budete potřebovat upravit vzhled faktury, fakturační nástroj v e-shopu vám pravděpodobně stačit nebude.

5. Plánujete rozjet velký e-shop

Pokud už teď víte, že chcete rozjet velký e-shop se stovkami produktů, velkým objemem dokladů a účetnictvím, rozhodně si nevystačíte pouze s fakturačním modulem v e-shopu. V této situaci vyřídíte veškerou nezbytnou agendu jedině s vlastním účetním systémem.

Faktury můžete stále automaticky vytvářet v e-shopu, ale po propojení vám je bude e-shop automaticky odesílat do účetního systému, kde je budete mít pohromadě se zbytkem účetnictví.

Fakturace v e-shopu vs. fakturační aplikace vs. účetní program

Fakturační moduly v e-shopu (bez napojení na fakturační aplikaci či účetní program) jsou vhodné zejména pro začínající drobné podnikatele, kteří mají e-shop s jednotkami či nižšími desítkami položek a mají maximálně jednotky objednávek za den – jinými slovy si e-shopem pouze přivydělávají. I v těchto případech ale doporučujeme zvážit alespoň základní tarif fakturační aplikace, který se cenově pohybuje kolem 150 Kč měsíčně a usnadní vám práci s doklady.

Fakturační aplikace nejlépe využijí živnostníci s malými e-shopy, kteří chtějí ušetřit čas a mít větší přehled nad fakturami. Kromě jednoduchého vystavování dokladů jim aplikace slouží jako podnikatelský asistent – vyřídí jim daňovou evidenci, ukáže faktury po splatnosti nebo zobrazí náklady a výnosy.

Účetní program slouží především malým a středním firmám. Jejich e-shop už se rozrostl a potřebují například funkce pro pokročilé skladové hospodářství, tvorbu mezd nebo vedení účetnictví.