Novela zákoníku práce: náhrada výdajů při práci na dálku od 1. 10. 2023

Novela zákoníku práce 2023

Novela zákoníku práce vyšla ve Sbírce zákonů pod číslem 281/2023 Sb. Zákon nabyl účinnosti od 1. 10. 2023, má však dělenou účinnost a druhá významná část tak nabude účinnosti až od 1. 1. 2024. V dnešním článku se zaměříme na náhrady výdajů spojené s prací na dálku neboli při práci na „Home Office“.

Proč je práce na dálku výhodná?

Zda je práce na dálku výhodná, si musí každá strana vyhodnotit sama. Následující tabulka uvádí několik možných příkladů. Nově již nemusí zaměstnanec pracovat přímo z domova, ale například z jinak dohodnutého místa, jako je chata, dovolená u moře aj.

Výhody pro zaměstnance	Výhody pro zaměstnavatele
lze dohodnout flexibilní pracovní dobu	nemusí zajišťovat kancelář a její vybavení k výkonu práce
úspora na čase a výlohách na cestu do práce a zpět	možná úspora na nájmu, energiích a souvisejících poplatků
možnost spojení práce pro firmu i domácí práce	nehradí zaměstnancům překážky v práci
zaměstnanec si sám stanoví přestávky a dobu odpočinku	větší loajalita a motivace zaměstnanců
Nevýhody pro zaměstnance	Nevýhody pro zaměstnavatele
odtrhnutí od kolektivu	nemá zaměstnance k dispozici po celou pracovní dobu
vznik možného nedorozumění v plnění pracovních úkolů	musí více hlídat plnění úkolů od zaměstnance
vedlejší náklady při plnění úkolů, které firma nebude hradit	možné vedlejší vícenáklady při plnění úkolů

Pravidla pro práci na dálku od 1. 10. 2023

Novelou zákoníku práce byla s účinností od 1. 10. 2023 zavedena v § 317 zákoníku práce nová důležitá podmínka, a to, že smlouva o výkonu práce na dálku musí být od 1. 10. 2023 písemná. Smlouva o výkonu práce na dálku musí být také nově vyhotovena před vlastním výkonem práce. U stávajících zaměstnanců či dohodářů má zaměstnavatel prostor douzavřít všechny potřebné písemné dohody o práci na dálku nejpozději do 1. 11. 2023.

Novelou bylo rovněž k datu 1. 10. 2023 vymezeno několik skupin zaměstnanců, kteří mají ze zákona právo požadovat, aby jim výkon práce na dálku zaměstnavatel umožnil. Jedná se o těhotnou zaměstnankyni a tzv. „pečující osoby“.  Zaměstnavatel pak bude mít povinnost takovému požadavku, až na odůvodněné výjimky, vyhovět.

Jedná se o následující skupiny zaměstnanců:

• těhotná zaměstnankyně
• zaměstnankyně nebo zaměstnanec pečující o dítě mladší než 9 let
• zaměstnankyně nebo zaměstnanec, kteří převážně sami dlouhodobě pečují o osoby se zdravotním omezením II, III a IV. stupně

Pokud o práci na dálku žádá zaměstnanec, který nespadá do žádné z výše uvedených kategorií, může samozřejmě zaměstnavatel bez obav takovou žádost odmítnout.

Příklad: přechodná ustanovení k písemným smlouvám na dálku

Přechodná ustanovení k novele zákoníku práce, bod 4:

• nebyla-li do 30.9.2023 se zaměstnancem, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele podle § 317 odst. 1 (práce na dálku) uzavřena písemná dohoda o podmínkách výkonu této práce
• uzavře zaměstnavatel se zaměstnancem písemnou dohodu o výkonu práce na dálku podle § 317 odst. 1 ZP, ve znění účinném od 1. 10. 2023
• a to ve lhůtě 1 měsíce ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, tedy do 1. 11. 2023

Vzorový příklad od MPSV

Zaměstnanec má široce sjednané místo výkonu práce (Praha), přičemž dosud ve výjimečných případech vykonává práci z domova (Praha 11) na základě ústní dohody se zaměstnavatelem. Bližší postup upravuje vnitřní předpis zaměstnavatele.

Pokud zaměstnavatel zamýšlí, aby spolupráce nadále v této podobě pokračovala, musí:

• uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o práci na dálku
• a to nejpozději do 1. listopadu 2023

Náhrada nákladů při práci na dálku u zaměstnanců od 1. 10. 2023

Zákoník práce v § 2 uvádí, že závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě.

Nový § 190a zákoníku práce v odstavci 3 uvádí, že bylo-li to písemně sjednáno nebo vnitřním předpisem stanoveno, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každou započatou hodinu práce na dálku paušální částku. Pokud nebyla sjednána paušální částka, proplácí zaměstnavatel zaměstnanci skutečné prokázané výdaje. Zaměstnavatel se zaměstnancem si mohou předem písemně sjednat, že náhrady nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší.

Výše paušální částky náhrady nákladů při práci na dálku činí od 1. 10. 2023 částku 4,60 Kč za každou započatou hodinu práce mimo pracoviště zaměstnavatele. Jedná se o úplnou novinku v české legislativě. Její výši pro rok 2023 stanoví Vyhláška MPSV č. 299/2023 Sb.

Na poskytování této náhrady reaguje i novelizovaný § 6 zákona odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, který s účinností od 1. 10. 2023 na konci textu písmene e) doplňuje, že je-li plnění poskytováno v podobě paušální částky na náhradu nákladů spojených s výkonem práce z jiného místa dohodnutého se zaměstnavatelem, než je pracoviště zaměstnavatele (Home Office), není tento příjem předmětem daně, ale jen do výše paušální částky. Postupuje se tedy obdobně jako u cestovních náhrad.

Náhrada nákladů zaměstnavatelem / za každou započatou hodinu
1. varianta	ve skutečně prokázané výši
2. varianta	na základě paušálu (kalkulace) stanoveného zaměstnavatelem
3. varianta	na základě paušálu dle Vyhlášky MPSV
4. varianta	písemně lze sjednat i bez náhrady

Pokud vlastníte účetní program Money S3, je nutno v rámci zpracování mezd zadat uvedené náhrady do zákonného limitu do správných kolonek, aby nedocházelo k jejich zdanění a pojistným odvodům.

Náhrada nákladů při práci na dálku u dohodářů od 1. 10. 2023

Náhrady nákladů při práci na dálku u zaměstnanců na DPP a DPČ nově řeší také § 190a zákoníku práce. Dohodářům nevzniká automaticky ze zákona nárok na náhrady nákladů při výkonu práce na dálku, tak jako zaměstnancům v pracovním poměru, ale zákon připouští, že si může dohodář se zaměstnavatelem toto právo sjednat. Pokud zaměstnavatel toto právo písemně sjedná, je povinen tyto náhrady vyplácet dle smluvního ujednání.

Příklad: paušální náhrada a její daňový režim

Zaměstnanec pracuje na poloviční úvazek, má nově od 1. 10. 2023 sjednanou dohodu o práci na dálku. Jak se vypočte náhrada výdajů za běžný msíc, který má 20 pracovních dnů?

Pokud se zaměsntnaec a zaměstnavatele nedohodli jinak, lze proplácet náhrada výdajů, které vzniknou zaměstnanci v souvislosti s výkokem práce paušální částkou, která pro rok 2023 činí 4,60 Kč za každou započatou hodinu práce. Pokud zaměstnanec pracoval na dálku 20 dnů v měsíci vždy 4 hodiny, pak by paušální náhrada činila 20 x 4 x 4,60 = 368 Kč.

Zaměstnavatelé mohou poskytovat i vyšší náhrady. To neplatí pro tzv. nepodnikatelské subjekty, jako např. pro stát, samosprávy, veřejné organizace či státní a veřejné školy. Paušální částka do limitu 4,60 Kč za hodinu nebude zdaňována. Pokud by zaměstnavatel poskytl vyšší náhradu, pak částka, která překročí limit 4,60 Kč za hodinu bude předmětem zdanění daní z příjmů a také součástí vyměřovacích základů pro pojistné odvody.

Sankce od inspektorátu práce

V souvislosti s novelou zákoníku práce byl novelizován s účinností od 1. 10. 2023 zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce. § 13 odst. 1 a § 26 odst. 1 písm. m) nově zní:

• neposkytne-li zaměstnavatel zaměstnanci za práci vykonanou na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr odměnu z dohody
• nebo některou její složku ve výši a za podmínek stanovených jiným právním předpisem
• a sjednaných v dohodě o práci konané mimo pracovní poměr
• hrozí mu sankce až do výše 2 mil. Kč