Automatizace v mzdovém účetnictví přináší firmám i účetním kancelářím nové možnosti, jak zjednodušit rutinní úkony, snížit chybovost a zefektivnit spolupráci s klienty. Tam, kde dříve dominovaly papíry, šanony a ruční přepisy, dnes nastupují digitální nástroje, které šetří čas i náklady. V článku se podíváme na konkrétní procesy, které lze snadno automatizovat, a představíme zkušenosti účetní kanceláře SANETO, která přešla na plně bezpapírový provoz.
Ing. Kateřina Sanetrníková má za sebou více než 15 let zkušeností v účetnictví. Od roku 2018 je na pozici obchodní ředitelky společnosti SANETO.
SANETO je účetní a daňově poradenská společnost, která se specializuje na vedení účetnictví a daňové evidence pro online podnikatele v oblasti e-commerce, marketingu a služeb. Využívá účetní systém Money S3, díky kterému se kanceláři podařilo přejít na plně digitalizovaný provoz.
Co se v článku dozvíte?
Proč se vyplatí digitalizovat mzdovou agendu
Zavádění digitalizace a automatizace do mezd už dávno není výsadou velkých firem s vlastními IT odděleními. S pomocí dostupného softwaru a správně nastavených procesů mohou výhody těchto změn využívat i menší podniky nebo účetní kanceláře.
Práce odkudkoli a nezávislost na fyzickém prostoru
Digitalizace otevírá cestu k větší flexibilitě. Umožňuje pracovat na dálku, sdílet dokumenty online a omezit závislost na fyzickém prostoru a vybavení. „Představa, že musím jet do kanceláře kvůli jednomu číslu ve složce, mi přišla šílená,“ popisuje svou motivaci přejít na digitální procesy Katarína Sanetrníková z kanceláře SANETO.
Efektivnější spolupráce s klienty
Digitální nástroje usnadňují komunikaci a zprostředkovávají přístup k důležitým dokumentům bez časových prodlev. Klienti mají přístup do vlastních složek, kde najdou veškeré potřebné informace o svých zaměstnancích. To výrazně zjednodušuje i předávání podkladů pro výpočet mezd. Mzdový software navíc umožňuje komunikovat s řešením klienta i napřímo, jak tomu je při odesílání hromadných příkazů k platbě do bankovnictví klienta.
Soulad s legislativou a ochrana dat
Při správném nastavení splňují digitální procesy i přísné požadavky na ochranu osobních údajů. Elektronicky se podepisují pracovní dokumenty, ukládají se do chráněných složek s omezeným přístupem, a celý proces lze přizpůsobit požadavkům GDPR.
4 činnosti, které už nemusíte dělat ručně
Automatizace ve mzdové agendě znamená více než jen úsporu času – odstraňuje opakující se rutiny a výrazně snižuje riziko chyb. Díky moderním účetním softwarům, jako je Money S3, lze velkou část mzdových procesů nastavit tak, aby probíhaly automatizovaně. Tuto cestu úspěšně využívá i kancelář SANETO, kde už dnes většinu těchto úkonů zvládají digitálně.
1. Hromadné operace a automatické zaúčtování
Jednou z klíčových funkcí modulu Mzdy a personalistika v Money S3 je možnost hromadného zpracování výpočtů a účetních zápisů. Po výpočtu mezd systém automaticky vygeneruje závazky a příkazy k úhradě, které lze jednoduše exportovat do bankovního systému. Pokud má kancelář přístup do bankovnictví klienta, může být celý proces plně digitální.
„U klientů, kteří nám dali přístup do banky, příkaz rovnou odesíláme, klient ho už jen autorizuje,“ uvádí Katarína Sanetrníková.
2. Výplatní lístky bez tisku
S funkcí generování výplatních lístků není potřeba nic tisknout. Výplatní lístky vytvoří systém automaticky a může je i individuálně zaheslovat, aby je zaměstnanci obdrželi bezpečně. Pokud účetní kancelář využívá sdílené úložiště, má k elektronickým výplatním lístkům zaměstnavatel přístup ihned po výpočtu mezd.
3. Elektronická komunikace s úřady
Money S3 umožňuje elektronickou výměnu dat se zdravotními pojišťovnami a Správou sociálního zabezpečení (ČSSZ). Přihlášky i přehledy lze odeslat přímo ze mzdového programu, čímž odpadá nutnost ručního vyplňování formulářů nebo e-mailové komunikace.
4. Automatizované výstupy a datové schránky
Při správném nastavení dokáže systém také automatické odesílání přehledů či stahování informací o pracovní neschopnosti.
Další automatizace a zrychlení práce získáte v Money S3 díky modulu Mzdy a personalistika PLUS, který nabízí hromadné operace jako hromadný výpočet mezd, zadání nepřítomností nebo práci s exekučními srážkami.
Chcete zjistit, jak tyto procesy zautomatizovat i ve vaší firmě? Rezervujte si nezávaznou online ukázku Money S3 a podívejte se, jak to funguje v praxi.
Jak vypadá digitalizovaný proces v praxi
Zavedení digitalizace a automatizace mzdových procesů není jednorázová změna, ale spíše systematické přenastavení postupů. V kanceláři SANETO tento přechod probíhal postupně a vycházel ze snahy zefektivnit spolupráci s klienty i vnitřní organizaci práce.
Digitální onboarding zaměstnanců
Vše začíná už při nástupu nového zaměstnance. Klienti mají přístup do řízené složky na Google Disku, kam vyplňují tzv. kartu zaměstnance – dokument, který obsahuje:
- veškeré osobní údaje,
- informace o úvazku,
- druhu smlouvy,
- či uplatňování daňových výhod.
Tyto informace následně účetní kancelář přenáší do Money S3, kde dochází k vytvoření všech potřebných dokumentů.
TIP: V článku Zpracování mezd od nuly najdete praktický formulář pro evidenci zaměstnance, který si můžete zdarma stáhnout.
„Z programu Money následně generujeme potřebné dokumenty, které posíláme klientovi na kontrolu. Ideální je, když to podepíše elektronicky – v takovém případě není potřeba žádný papír ani zakládání dokumentů,” popisuje Kateřina Sanetrníková fungování bezpapírové účetní kanceláře.
Docházka a vstupní data pro mzdy
Podklady pro výpočet mezd dodávají klienti kanceláře SANETO převážně elektronicky. Zatím většina klientů dodává podklady například v Excelu, který vloží do sdílené složky a účetní jej následně naimportuje do Money S3. Možností je ale i napojení externího docházkového systému na účetní software. Money S3 nabízí propojení s docházkovým systémem Alveno.
Sdílení výstupů s klienty
Po zpracování mezd se veškeré dokumenty – výplatní pásky, přehledy, účetní závazky – ukládají na sdílené úložiště. Klient kanceláře SANETO tak má okamžitý přístup k aktuálním údajům: „Klienti jsou zvyklí na náš systém. Nemusí řešit žádné obálky ani fyzické předávání.”
Uložení a archivace dokumentů
Jedním z nejviditelnějších přínosů digitalizace mzdové agendy je úplné odstranění fyzických složek a šanonů. Tím se výrazně zjednodušuje archivace, zpětné dohledávání a celková orientace v datech.
Výhody elektronického uložení:
- Přehlednost: složky jsou strukturované podle klientů a typů dokumentů.
- Rychlá dohledatelnost: snadný přístup k historickým údajům i zpětně.
- Bezpečnost: přístup mají pouze oprávnění uživatelé.
- Úspora místa: žádné šanony ani archivy, vše digitálně.
Tento systém přináší i větší flexibilitu pro účetní samotné. Mohou pracovat odkudkoli, protože všechny potřebné dokumenty mají k dispozici online. To umožňuje nejen efektivnější organizaci práce, ale také větší svobodu – ať už jde o pracovní styl, nebo rozložení týmu.
Účetní program Money S3 tento přístup plně podporuje, protože s modulem Inbox slouží i jako přehledné úložiště a elektronický archiv.
Jak začít s automatizací mzdového účetnictví krok za krokem
Zavedení automatizace do mzdového účetnictví je investice – časová i procesní. Ten, kdo tento přechod zvládne, může očekávat výraznou úlevu v každodenní agendě, nižší chybovost a lepší organizaci práce. Aby ale automatizace skutečně fungovala, je nutné ji správně pochopit, nastavit a pravidelně revidovat a přizpůsobovat.
Zkušenost kanceláře SANETO ukazuje, že nejlepší cesta k automatizaci vede přes pomalý, ale stabilní rozjezd. Klíčem je pochopit vlastní potřeby, vybrat vhodný nástroj a postupně zavádět jednotlivé funkce.
1. Zmapujte vlastní procesy: Kde trávíte nejvíce času? Co stále děláte ručně? Identifikujte úkony, které lze snadno automatizovat – třeba výplatní pásky nebo zadávání docházky.
2. Zvolte správný software: Vyberte řešení, které nabízí propojení mezi mzdami, účetnictvím, bankou a přehledy. Money S3 je v tomto směru komplexní nástroj, který zvládne obsloužit malé firmy i účetní kanceláře.
TIP: Jak vybrat správný mzdový program a na co se ptát potenciálního dodavatele?
3. Začněte jednoduchými kroky: Zkuste postupně automatizovat jednu agendu za druhou. Začít můžete hromadným generováním platebních příkazů do banky, které je v Money S3 snadno nastavitelné.
4. Testujte a dolaďujte nastavení: Nespoléhejte na to, že vše bude fungovat automaticky. Každý klient má jiný režim – přizpůsobte šablony, výpočty i exporty konkrétním potřebám.
„My účetní býváme někdy netrpělivé a chtěly bychom mít vše hned, ale takto to nefunguje. Nastavení procesů chvíli trvá,“ míní Kateřina Sanetrníková, která má s nastavováním těchto procesů osobní zkušenost.
5. Nezapomínejte na kontrolu: I když se rutinní práce přesune na systém, odpovědnost zůstává na účetní. Automatizace snižuje chybovost, ale jen tehdy, když je proces správně nastaven.
Příběh kanceláře SANETO: Když účetnictví funguje kompletně online
Účetní kancelář SANETO patří mezi ty, které digitalizaci nejen zvládly, ale postavily na ní celý svůj provoz. Už několik let fungují jako 100% bezpapírová kancelář, kde se všechny procesy odehrávají online – od přijetí zaměstnance, přes výpočet mezd, až po předání výstupů klientovi.
„Chtěli jsme si ulehčit práci i snížit náklady. Já sama ráda cestuju, a tak jsem chtěla pracovat odkudkoliv,“ říká Katarína Sanetrníková.
Digitalizace přinesla SANETO nejen svobodu, ale také větší efektivitu. Práci zvládnou odkudkoli, bez zbytečných přesunů, a klienti mají všechny dokumenty ihned k dispozici. Odezva klientů je přitom velmi pozitivní – vítají jednoduchost, rychlost a eliminaci tištěných výplatních pásek i příkazů.
„Klienti jsou zvyklí na náš systém a myslím, že jim i moc vyhovuje, protože je pro ně jednoduší. Když jim vygenerujeme mzdy, současně pošleme příkaz do banky a všechno ukládáme na disk. Mají všechno okamžitě k dispozici, nemusí nikam chodit,” konstatuje obchodní ředitelka účetní kanceláře.
Inspirovat se účetní kanceláří SANETO se můžete v případové studii nebo výše v podcastu, kde procesy moderní účetní kanceláře využívající Money S3 popsala Kateřina Sanetrníková.
Vyzkoušejte si, jak může automatizace fungovat i ve vaší firmě
Pokud vás inspiroval příběh kanceláře SANETO i dalších našich zákazníků a přemýšlíte, jak podobně nastavit procesy ve vaší firmě nebo účetní kanceláři, máme pro vás jednoduchý první krok.
Rezervujte si 30minutovou bezplatnou online konzultaci, na které vám ukážeme, jak může Money S3 automatizovat mzdové účetnictví právě u vás. Na konkrétních příkladech si projdeme funkce, které vám ušetří čas, sníží chybovost a zjednoduší spolupráci s klienty.
Ukážeme vám, jak to můžete dělat v Money S3
Byly informace v článku užitečné?
Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.
Ano
Ne
