Archivace účetních dokladů: druhy, lhůty, zákon

Druhy účetní dokladů dle právních předpisů

V České republice existuje celá řada dokladů, které jsou vymezeny dle nejrůznějších právních předpisů. Uveďme si pro pořádek jejich přehled. Zdrojem nám bude publikace Ing. Tomáše Líbala „Účetnictví – principy a techniky“:

Zdroj: Líbal, T. ÚČETNICTVÍ PRINCIPY A TECHNIKY. 5. aktual. vyd. Praha: Institut certifikace Svazu účetních, a.s., 2019. 424 s.

Lhůty pro archivaci účetních záznamů dle zákonu o účetnictví

Z hlediska českých účetních předpisů jsou důležitá ustanovení § 31 a § 32 zákona o účetnictví, který stanovuje lhůty pro archivaci jednotlivých účetních záznamů:

• účetní závěrka a výroční zpráva se archivuje po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy se archivují po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, se archivují po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Pokud použijí účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v zákoně o účetnictví tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.

Neopomeňme delší doby archivace účetních dokladů, které se týkají finančního leasingu, jakož i účetních dokladů prokazující nabývací titul a výši vstupní ceny dlouhodobého hmotného majetku a dlouhodobého nehmotného majetku.

Archivace dokladů dle zákonu o daních z příjmů

Z hlediska zákona o daních z příjmů je poplatník povinen uschovávat doklady za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Lhůtu pro stanovení daně řeší § 148 zákona č. 280/2009, daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen daňový řád).

Lhůta pro stanovení daně činí dle daňového řádu 3 roky a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení.

Lhůta pro stanovení daně se prodlužuje o 1 rok, pokud v posledních 12 měsících před uplynutím dosavadní lhůty pro stanovení daně došlo k:

• podání dodatečného daňového tvrzení nebo oznámení výzvy k podání dodatečného daňového tvrzení, pokud tato výzva vedla k doměření daně,
• oznámení rozhodnutí o stanovení daně,
• zahájení řízení o mimořádném opravném nebo dozorčím prostředku,
• oznámení rozhodnutí ve věci opravného nebo dozorčího prostředku, nebo
• oznámení rozhodnutí o prohlášení nicotnosti rozhodnutí o stanovení daně.

Pokud byla před uplynutím lhůty pro stanovení daně zahájena daňová kontrola, podáno řádné daňové tvrzení nebo oznámena výzva k podání řádného daňového tvrzení, běží lhůta pro stanovení daně znovu ode dne, kdy byl tento úkon učiněn.

Lhůta pro stanovení daně neběží po dobu:

• řízení, které je v souvislosti se stanovením daně vedeno před soudem ve správním soudnictví a před Ústavním soudem,
• řízení o otázce, o níž je příslušný rozhodnout soud a která je nezbytná pro správné stanovení daně,
• trestního stíhání pro daňový trestný čin související s touto daní,
• od zmeškání odvolací lhůty proti rozhodnutí o stanovení daně až do oznámení rozhodnutí o jejím navrácení v předešlý stav,
• od marného uplynutí úložní doby až do dne doručení rozhodnutí, kterým je prohlášena neúčinnost doručení rozhodnutí vydaného v nalézacím řízení, nebo
• ode dne odeslání žádosti o mezinárodní spolupráci při správě daní až do dne obdržení odpovědi na tuto žádost nebo do dne odeslání oznámení o ukončení mezinárodní spolupráce při správě daní v dané věci.

Lhůta pro stanovení daně končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku.

Archivace dokladů dle zákonu o dani z přidané hodnoty

Z pohledu daně z přidané hodnoty upravuje uchovávání daňových dokladů § 35 (obecné ustanovení o uchovávání daňových dokladů) a § 35a (elektronické uchovávání daňových dokladů) zákona o dani z přidané hodnoty.

Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v České republice. To neplatí, pokud je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup.

Pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v České republice.

Archivační lhůta z hlediska důchodové pojištění

Z hlediska důchodového pojištění je nutné respektovat archivační lhůtu po dobu 30 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají. Jedná se o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění.

Závěr

Jednotlivé doklady a jejich archivační lhůta je upravena konkrétními právními předpisy, které se na příslušný doklad vztahují. Vždy je tedy nutné vyhodnotit vazbu konkrétního dokladu na veškeré související právní předpisy a metodou sjednocení, tj. „nejdelší lhůta ze všech“ stanovit dobu, po kterou je nezbytné daný doklad archivovat. Teprve poté je možné přistoupit ke skartaci dokladu. Skartace musí být provedena takovým způsobem, aby nebylo možné provést rekonstrukci dat a rovněž nebylo možné rozpoznat obsah skartovaných dokladů. Za účelem odborně provedené skartace je možné se obrátit na specializované podnikatelské subjekty.