Jak s pohledávkami a závazky v účetnictví?

Pohledávky a závazky obecně

Pohledávky

Pohledávka v podstatě znamená právo nebo nárok osoby (ať fyzické či právnické) požadovat po jiné osobě plnění z jistého závazku. Pohledávka vzniká nejčastěji splněním či realizací hmotného i nehmotného plnění nebo na základě uzavřené smlouvy.

Pohledávky se oceňují jmenovitou hodnotou, což je hodnota, jakou měly ke dni svého vzniku. Pokud je pohledávka nabyta koupí, oceňuje se hodnotou pořizovací.

V účtové skupině 3 – Zúčtovací vztahy se pohledávky, na rozdíl od závazků, evidují jak krátkodobé, tak dlouhodobé.

Na dlouhodobé a krátkodobé se dělí pohledávky podle jejich splatnosti:

• krátkodobé pohledávky – se splatností do 1 roku
• dlouhodobé pohledávky – se splatností nad 1 rok

Ač dlouhodobé i krátkodobé pohledávky účetně evidujeme v jedné účetní skupině, v praxi je vhodné rozlišovat je pomocí analytických účtů. Budou nám pak nápomocny při sestavení rozvahy, jednoho z výkazů účetní závěrky.

V rozvaze se totiž pohledávky dlouhodobé a krátkodobé evidují v jiných oddílech. Vždy je brána v potaz délka splatnosti k rozvahovému dni, tedy ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka.

PŘÍKLAD

Účetní závěrka sestavena ke dni	Splatnost pohledávky	Vykázání v pohledávkách
31.12.2020	20.5.2021	krátkodobých
31.12.2020	31.12.2022	dlouhodobých

Závazky

Závazek je vlastně vztah mezi věřitelem, který očekává plnění, a dlužníkem, který má za povinnost za svůj dluh včas a řádně plnit. Závazky představují zdroje krytí – pasiva podniku. Mohou mít peněžní, hmotnou i nehmotnou formu.

Závazky se oceňují při jejich vzniku jmenovitou hodnotou, v některých případech je ale potřeba je ocenit hodnotou reálnou, např. u ocenění cenných papírů. Jako reálnou hodnotu lze použít hodnotu tržní, ocenění znalcem nebo kvalifikovaným odhadem.

Na rozdíl od pohledávek se účty účtové skupiny 3 využívají pouze u krátkodobých závazků. Dlouhodobé závazky patří do účtové skupiny 4. Zde je tedy nutné správné rozdělení a zaúčtování dle jejich splatnosti, aby bylo možno správně jednotlivé závazky jednak zaúčtovat, ale také vykázat v účetní závěrce v rozvaze.

Taktéž jako u pohledávek se dlouhodobý či krátkodobý závazek definuje dle splatnosti k rozvahovému dni, tedy ke dni sestavení účetní závěrky, a to:

Účetní závěrka sestavena ke dni	Splatnost závazku	Vykázání v závazcích	Zachycení v účetnictví na účtech
31.12.2020	20.5.2021	Krátkodobých	3xx
31.12.2020	31.12.2022	dlouhodobých	4xx

Vykázání v účetní závěrce

V rozvaze se jednotlivé účty účtové skupiny 31 až 39 vykazují do následujících oddílů.

Číslo účtu	Aktiva	Pasiva
311 – Pohledávky z obchodních vztahů	C.II.1.1., C.II.2.1.
313 – Pohledávky za eskontované cenné papíry	C.II.1.1., C.II.2.1.
314 – Poskytnuté zálohy a závdavky	C.II.1.5.2., C.II.2.4.4.
315 – Ostatní pohledávky	C.II.1.1., C.II.2.1.
321 – Dluhy z obchodních vztahů		C.II.4.
322 – Směnky k úhradě		C.II.5.
324 – Přijaté provozní zálohy a závdavky		C.II.3.
325 – Ostatní závazky		C.II.4.
331 – Zaměstnanci		C.II.8.3.
333 – Ostatní závazky vůči zaměstnancům		C.II.8.3.
335 – Pohledávky za zaměstnanci	C.II.1.5.4, C.II.2.4.6.
336 – Zúčtováními s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění	C.II.2.4.2.	C.II.8.4.
341 – Daň z příjmu	C.II.2.4.3.	C.II.8.5.
342 – Ostatní přímé daně	C.II.2.4.3.	C.II.8.5.
343 – Daň z přidané hodnoty	C.II.2.4.3.	C.II.8.5.
345 – Ostatní daně a poplatky	C.II.2.4.3.	C.II.8.5.
346 – Dotace ze státního rozpočtu		C.II.8.5.
347 – Ostatní dotace		C.II.8.5.

Náplň a účtování na jednotlivých účtech skupin 31 – 34

31 – POHLEDÁVKY (KRÁTKODOBÉ A DLOUHODOBÉ)

311 – Pohledávky z obchodních vztahů (účet aktivní)

Na tomto účtu účtuje účetní jednotka pohledávky za odběrateli. K prvnímu dni účetního období odpovídá zůstatek tohoto účtu skutečným pohledávkám za odběrateli doloženým inventarizačním zápisem, nejčastěji soupisem neuhrazených faktur vydaných.

Na stranu MD se účtuje vznik pohledávky za odběrateli z titulu plnění hmotných i nehmotných či na základě smluv. Na stranu D se účtují úhrady těchto pohledávek.

V praxi je vhodné k tomuto účtu evidovat pomocí analytických účtů především pohledávky dle jednotlivých měn a dále pohledávky dlouhodobé a krátkodobé.

Ke konci účetního období se zůstatek účtu rovná skutečným pohledávkám za odběrateli, které doložíme inventarizačním soupisem neuhrazených faktur vydaných.

PŘÍKLAD

1.      Faktura vystavená za nájemné	MD 311	D 602
2.      Úhrada faktury bankovním převodem	D 221	MD 311

313 – Pohledávky za eskontované cenné papíry (účet aktivní)

Na tomto účtu účetní jednotka účtuje o pohledávkách za směnky předané bance k proplacení do doby splatnosti směnky, ale i o dalších jiných cenných papírech předaných bance k eskontu.

PŘÍKLAD

1.      Interní doklad – postoupení směnky bance

MD 313

D 312

314 – Poskytnuté zálohy – dlouhodobé a krátkodobé (účet aktivní)

Na účtu poskytnutých záloh jsou účtovány poskytnuté zálohy ještě před poskytnutím plnění smluv ze strany dodavatele, které nejsou zálohou na dlouhodobý majetek, zásoby nebo na zvířata.

PŘÍKLAD

1.      Úhrada zálohové faktury za elektřinu bankovním převodem	MD 314	D 221
2.      Faktura přijatá za elektřinu s odečtenou uhrazenou zálohou	MD 502	D 321
–          odečtení zálohy	MD 321	D 314

315 – Ostatní pohledávky (účet aktivní)

Na účtu 315 evidujeme ostatní pohledávky z obchodních vztahů, například nárok na vypořádání reklamace, pohledávky za provozovateli platebních terminálů, částky určené k přefakturaci nákladů za služby, energie atd. pro jiný subjekt, refundaci mezd.

PŘÍKLAD

1.      Předpis nároku na náhradu reklamovaného zboží dodavatelem	1.000,-	MD 315	D 132
2.      Dobropis od dodavatele na reklamované zboží	1.000,-	MD 315	D 321

PŘÍKLAD

1.      Faktura přijatá za elektřinu určená k přeúčtování nájemníkovi	1.000,-	MD 315	D 321
2.      Faktura vystavená za elektřinu nájemníkovi	1.000,-	MD 311	D 315

32- ZÁVAZKY (KRÁTKODOBÉ)

321 – Závazky z obchodních vztahů (účet pasivní)

Na účet 321 patří závazky z došlých faktur od dodavatelů – krátkodobé závazky z obchodních vztahů.

V průběhu účetního období se na D účtují vzniklé závazky, naopak na stranu MD jejich úhrady, případně zápočty, odpisy. K rozvahovému dni zůstatek účtu musí souhlasit se zinventarizovaným soupisem neuhrazených závazků, přijatých faktur.

PŘÍKLAD

1.      Faktura přijatá za účetní služby	MD 518	D 321
2.      Úhrada faktury bankovním převodem	MD 321	D 221

322 – Směnky k úhradě (účet pasivní)

Účet 322 slouží k zaúčtování krátkodobých směnek vlastních a akceptovaných směnek cizích určených k uspokojení dluhu dodavateli.

PŘÍKLAD

Účtování u odběratele

1.      Faktura přijatá na zboží	MD 131	D 321
2.      Vystavení směnky na úhradu faktury	MD 321	D 322
3.      Úhrada směnky ve lhůtě splatnosti	MD 322	D 221

324 – Přijaté zálohy (účet pasivní)

Na tomto účtu účetní jednotka eviduje přijaté krátkodobé zálohy před samotným plněním vůči odběratelům.

PŘÍKLAD

Účtování u dodavatele plnění

1.      Vystavena zálohová faktura na poskytnutí služeb, úhrada bankovním převodem	MD 221	D 324
2.      Po poskytnutí služby vystavena odběrateli faktura	MD 311	D 602
–          ve vystavené faktuře odečtena již uhrazená záloha	MD 324	D 311

325 – Ostatní závazky (účet pasivní)

Na účtu 325 zachycujeme ostatní závazky z obchodních vztahů – například reklamace uplatněné odběrateli, refundace mezd, závazky ze záručního paušálu, dluhy z různých služeb či závazky z pokut, sražené exekuční srážky zaměstnancům atd.

PŘÍKLAD

1.      Interní doklad – předepsaná exekuční srážka zaměstnanci	MD 331	D 325
2.      Odvod exekuční srážky	MD 325	D 221

PŘÍKLAD

1.      Interní doklad – předpis předepsané smluvní pokuty	MD 544	D 325
2.      Úhrada pokuty z bankovního účtu	MD 325	D 221

33 – ZÚČTOVÁNÍ SE ZAMĚSTNANCI A INSTITUCEMI

331 – Zaměstnanci (účet pasivní)

Jak název účtu napovídá, evidují se zde závazky vůči zaměstnancům, a to nárok na jejich mzdu. Na stranu D účtujeme mzdu v hrubé výši, na stradu D pak účtujeme jednotlivé srážky a odvody sociálního a zdravotního pojištění (pouze část připadající na zaměstnance) a také pak samotnou úhradu čisté mzdy zaměstnanci.

PŘÍKLAD

1.      Interní doklad – předepsaná hrubá mzda zaměstnance	MD 521	D 331
2.      Srážka sociálního a zdravotního pojištění za zaměstnance	MD 331	D 336
3.      Výplata čisté mzdy zaměstnanci bankovním převodem	MD 331	D 221

333 – Ostatní závazky vůči zaměstnancům (účet pasivní)

Zde účtujeme ostatní dluhy vůči zaměstnancům, které nejsou mzdou. Např. nárok zaměstnanců na náhradu škody, náhradu za opotřebení pracovních prostředků nebo třeba nárok na výplatu cestovních náhrad.

PŘÍKLAD

1.      Interní doklad – předpis cestovních náhrad, dosud nevyplacených	MD 512	D 333
2.      Proplacení cestovních náhrad v hotovosti	MD 333	D 211

335 – Pohledávky za zaměstnanci (účet aktivní)   

Na účtu pohledávek za zaměstnanci účetní jednotka účtuje například vyplacené zálohy na drobné nákupy, ale třeba i omylem uhrazené soukromé nákupy svěřenou firemní kartou.

PŘÍKLAD

1.      Bankovní výpis – omylem uhrazena soukromá platba zaměstnance firemní platební kartou	MD 335	D 221
2.      Vrácení této platby zaměstnancem na účet	MD 221	D 335

PŘÍKLAD

1.      Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti	MD 335	D 211
2.      Vrácení této zálohy zaměstnancem do pokladny	MD 211	D 335

336 – Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění (účet pasivní)

Zde účetní jednotka eviduje dluhy za sražené pojistné v zákonné výši. U tohoto účtu je nutné vést analytickou evidenci, jelikož se zde účtují závazky vůči více institucím – správě sociálního zabezpečení a jednotlivým zdravotním pojišťovnám.

Účet může vykazovat k rozvahovému dni jak pasivní zůstatek (závazek) nebo aktivní zůstatek (přeplatek pojistného).

PŘÍKLAD

1.      Interní doklad – sražení sociálního pojištění zaměstnance	MD 331	D 336100
2.      Interní doklad – sražení zdravotního pojištění zaměstnance	MD 331	D 336200
3.      Interní doklad – předpis sociálního pojištění zaměstnavatele	MD 524	D 336100
4.      Interní doklad – předpis zdravotního pojištění zaměstnavatele	MD 524	D 336200
5.      Odvod sociálního pojištění (za zaměstnance i zaměstnavatele) úhradou z banky	MD 336100	D 221
6.      Odvod zdravotního pojištění (za zaměstnance i zaměstnavatele) úhradou z banky	MD 336200	D 221

34 – ZÚČTOVÁNÍ DANÍ A DOTACÍ

341 – Daň z příjmu (účet pasivní)

Na tento účet účtujeme o dani, kdy je poplatníkem sama účetní jednotka. V průběhu účetního období se na MD účtu účtují hrazené zálohy, pokud je účetní jednotka povinna zálohy hradit, na stranu D se k rozvahovému dni zaúčtuje samotná daňová povinnost.

K rozvahovému dni vykazuje pak zůstatek účtu 341 doplatek nebo přeplatek na dani a odpovídá řádku číslo 4 v oddílu V. – placení daně v přiznání k dani z příjmů právnických osob. Účet tak může vykazovat k rozvahovému dni buď aktivní nebo pasivní zůstatek.

PŘÍKLAD

1.      V průběhu účetního období uhrazena bankovním převodem záloha na daň z příjmu	MD 341	D 221
2.      Interní doklad – dle přiznání k dani z příjmu předpis daňové povinnosti	MD 591	D 341
3.      Úhrada nedoplatku na dani bankovním převodem	MD 341	D 221

342 – Ostatní přímé daně (účet pasivní)

Zde účtujeme daň z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti. V praxi je využíváno rozdělení pomocí analytických účtů na tzv. daň „zálohovou“ a srážkovou. Toto rozdělení dle analytických účtů nám pak bude vhodným podkladem při zpracování vyúčtování daně ze závislé činnosti a vyúčtování daně vybírané srážkou.

Tento účet může vykazovat k rozvahovému dni jak pasivní zůstatek (závazek), ale i zůstatek aktivní v případě přeplatků na dani (pohledávka).

PŘÍKLAD

1.      Interní doklad – předpis mezd – sražení zálohy na daň po uplatnění slevy na poplatníka	MD 331	D 342
2.      Odvod  daně bankovním převodem	MD 342	D 221

343 – Daň z přidané hodnoty (účet aktivní i pasivní)

Tento účet může být jak aktivní, tak pasivní. Účetní jednotka – plátce DPH – využívá analytické účty, ve kterých sleduje a účtuje na nich o DPH na výstupu (řádek 1-13 přiznání k DPH) a o DPH na vstupu (řádek 40-47 přiznání k DPH).

Vhodné je využít i jakýsi sumační účet, kam při každém podání přiznání k DPH přeúčtujeme DPH na vstupu a výstupu a který nám tudíž bude vykazovat buď nadměrný odpočet DPH (aktivní zůstatek, pohledávka vůči finančnímu úřadu) nebo daňovou povinnost DPH (pasivní zůstatek, závazek vůči finančnímu úřadu).

PŘÍKLAD

Daňová povinnost

1.      Faktura vydaná za služby –          Základ DPH –          DPH 21%	1.210,- 1.000,- 210,-	MD 311	D 602 D 343200
2.      Faktura přijatá za energie –          Základ DPH –          DPH 21%	605,- 500,- 105,-	MD 502 MD 343100	D 321
3.      Interní doklad – zúčtování DPH –          DPH vstup 21% –          DPH výstup 21% –          DPH – daňová povinnost	105,- 210,- 105,-	MD 343200	D 343100 D 343900
4.      Odvod DPH – daňové povinnosti na finanční úřad bankovním převodem	105,-	MD 343900	D 221

345 – Ostatní daně a poplatky (účet pasivní)

Na tento účet účtujeme ostatní daně – např. daň z nemovitých věcí či daň silniční. Dle druhu daní se evidují jednotlivé daně na analytických účtech.

Účet může k rozvahovému dni vykazovat zůstatek pasivní (závazek) nebo aktivní (pohledávku v případě přeplatku).

PŘÍKLAD

1.      V průběhu účetního období uhrazena bankovním převodem záloha na daň silniční	MD 345	D 221
2.      Interní doklad – dle přiznání k dani silniční předpis daňové povinnosti	MD 531	D 345
3.      Úhrada nedoplatku na dani bankovním převodem	MD 345	D 221

346 – Dotace ze státního rozpočtu (účet pasivní)

Na tomto účtu účetní jednotka eviduje dotace přijaté ze státního rozpočtu. Tyto se dělí na dvě části:

• dotace na pořízení dlouhodobého majetku
• dotace na úhradu nákladů

V průběhu roku se na tento účet účtují příjmy dotací, případně nezpochybnitelné právní nároky na tyto dotace a pak také jejich vyúčtování a jejich případné vratky při nesplnění dotačních podmínek.

PŘÍKLAD

1.      Dotace na pořízení dlouhodobého hmotného majetku – snížení vstupní ceny	MD 346	D 042
2.      Dotace na úhradu nákladů účetní jednotky	MD 346	D 648

347 – Provozní dotace (účet pasivní)

Účet 347 je obdobný jako přechozí účet 346, nicméně zde se účtuje o ostatních dotacích, které neplynou ze státního rozpočtu. Taktéž se rozdělují na dvě části:

• dotace na pořízení dlouhodobého majetku
• dotace na úhradu nákladů

Stejně tak účtování je obdobné jako u účtu 346.

349 – Vyrovnávací účet pro DPH

Účet 349 je využíván jako protiúčet při samovyměření při pořízení zboží z EU.

PŘÍKLAD

1.      Faktura od německého plátce DPH za zboží	MD 131	D 321
2.      Interní doklad – samovyměření DPH na výstupu a zároveň nárok plátce na odpočet DPH –          DPH na výstupu –          DPH na vstupu (nárok na odpočet)	MD 349 MD 343	D 343 D 349

V dalším článku rozebereme náplň a účtování pohledávek a závazků na zbývajících účtech tzv.„trojkových“ účtů, a to skupiny 35 až 39.

Podívejte se na přehled celé účetní osnovy.