Co je saldo v účetnictví a jak s ním pracovat?

Saldo v účetnictví udává výši pohledávky nebo závazku. Jde o tedy o rozdíl dvou účtů v rovnovážném stavu, na kterých se v účetním období pohybovalo větší množství přírůstků a úbytků. Pokud z přehledu salda odstraníte vyrovnané stavy (kde se rovná součet aktiv pasivům), zbyde vám souhrn neuhrazených nebo přeplacených položek.

Saldokonto je účetní kniha, do které zaznamenáváte pohledávky i závazky na účtech u každého dodavatele i odběratele.

Saldokontní evidence účtů je průběžné „párování“ položek na straně MD (má dáti) a D (dal) a čištění saldokonta. S udržovaným stavem saldokonta jednoduše zjistíte chybně zaúčtované operace a můžete s nimi dále pracovat.

Bez kontroly salda nevznikne bezchybná účetní závěrka

Kontrola salda je jedním z kroků při provádění účetní uzávěrky, a je tedy důležitá i pro následné sestavení účetní závěrky, která podává informace o celkovém hospodaření firmy. Jedním z prvků účetní závěrky je i rozvaha (neboli bilance), při jejímž správném sestavení platí „zlaté bilanční pravidlo“, tedy že součet aktiv netto (zůstatkové ceny hmotného majetku) se rovná součtu pasiv.

Do rozvahových (saldokontních) účtů patří:

1. Bankovní účet (aktiva)
   • MD (přírůstky) = úhrady od odběratelů, odvod hotovosti na účet, vklady
   • D (úbytky) = platby dodavatelům, výplaty mezd zaměstnancům, splátky úvěrů, výběry peněz z účtu do pokladny
2. Odběratelé (aktiva): pohledávky za odběrateli
   • MD (přírůstky a zvýšení pohledávek) = vystavené faktury za výrobky, zboží a služby
   • D (úbytky, snížení pohledávek) = úhrady faktur od odběratelů
3. Dodavatelé (pasiva): závazky vůči dodavatelům
   • MD (snížení dluhu) = úhrady faktur dodavatelům
   • D (zvýšení dluhu) = došlé faktury od dodavatelů za materiál, zboží, majetek a služby
4. Úvěry (pasiva): závazky vůči bance
   • MD (snížení dluhu) = splátka úvěru
   • D (zvýšení dluhu) = poskytnutí, čerpání úvěru

Pokud vám tedy například dorazí peníze od odběratele za fakturu, na bankovním účtu účtujete přírůstek (MD) a na účtu Odběratelé snížíte pohledávku (D). Obě strany účtů se tedy vyrovnají a položka vám „nevisí“ v saldu.

Účty, které dávají informace o stavu a pohybu aktiv, pasiv, výnosů a nákladů firmy a nelze je od saldokontních účtů oddělit, jsou:

• výsledkové, které dělíme na účty nákladů a výnosů,
• rozvahové, členěné na účty aktiv a pasiv,
• zvláštní závěrkové a podrozvahové účty (neovlivňují rozvahu, např. nejistá či podmíněná aktiva nebo dluhy, nedobytné pohledávky apod.)
• a účty pro zúčtování vnitropodnikových nákladů a výnosů.

Typické nedostatky v saldokontní evidenci

Pokud se během roku saldo nesleduje, může zůstat i několik účetních období ve velmi špatném stavu. Účetní ho totiž často jen vytisknou bez ohledu na obsah bez „čištění“ při roční závěrce. Položky lze totiž v mnohých případech bez povšimnutí převést do dalšího období, ve kterém účetní spoléhají, že si na opravy a zpětné párování udělají čas.

Nejčastěji se v saldu vyskytují nedostatky jako:

• nesoulad zůstatků saldokonta účtů pohledávek a závazků (tedy účtové třídy 311 a 321) kvůli přímému účtování bez návaznosti na variabilní symbol faktury,
• nezaúčtování konečného dokladu při zaplacení zálohové faktury (doklad pravděpodobně nedorazil od dodavatele a nemohli jste jej zaúčtovat),
• „přetahování“ nespárovaných položek z jednoho účetního roku do druhého, i přesto, že byly již dávno vyrovnané (protože nesouhlasily párovací údaje jako účet, variabilní symbol, párovací symbol vygenerovaný účetním systémem, IČO apod.),
• ignorování účtů, u kterých je sledování vhodné (například 04x – pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, 111 – pořízení materiálu, 131 – pořízení zboží včetně nákladů vynaložených na pořízení, 261 – převod peněz mezi vlastními bankovními účty, pokladnami nebo bankovním účtem a pokladnou a 38x – přechodné výnosy a náklady či příjmy a výdaje),
• sledování účtů, které se jako saldokontní v účetnictví neevidují, tedy nedají se spárovat (například vzájemné půjčky a jejich splátky v různé výši mezi partnery),
• a chybně provedené haléřové vyrovnání (pomocí dorovnávání salda místo úhrady přes interní / vnitropodnikový doklad).

Chyby v saldu předvídejte

Zkušený účetní si díky zaběhnutým logickým a kontrolním mechanismům, které bývají dané účetními předpisy společnosti, nenechá účetnictví „spadnout“ do nerovnováhy. Vlastní kontrola není ale stoprocentní, a proto práci velmi ulehčují účetní systémy a jejich vnitřní kontrolní mechanismy. Například modul Účetní analýzy systému Money S3 ušetří účetním až tři dny práce díky rychlejšímu a automatickému čištění salda.

Pokud si chcete kontrolu pojistit, sledujte průběžně například:

• rovnost aktiv a pasiv v rozvaze (svědčí o špatném nastavení účtů, chybné analytice, duplicitě účtů apod.),
• výsledky za stejné období nesouhlasí v rozvaze a výkazu zisku a ztráty (vypovídá o špatném účtování nebo nastavení výkazů),
• saldokontní evidenci v systému a jeho upozornění na nespárované položky,
• korunovou pokladnu, která by měla mít zůstatek v celých korunách,
• zůstatky na účtech pokladen (např. 211) by měly odpovídat zůstatkům v pokladních knihách i reálnému stavu hotovosti,
• účet 221, který by měl souhlasit se zůstatkem na příslušném bankovním účtu,
• nulový zůstatek na účtech pořízení zásob (např. 111 – pořízení materiálu, 131 – pořízení zboží) k rozvahovému dni,
• zůstatky na účtech zásob (112 – materiál na skladě, 132 – zboží na skladě a na prodejnách), které by měly souhlasit se skladovou evidencí,
• vyrovnaný stav saldokonta účtů pohledávek a závazků (321 a 311),
• stav účtu 343, který by se u plátců DPH měl rovnat výši závazku DPH vůči finančnímu úřadu.

Chybám se také vyhnete, když:

• dodržíte základní pravidlo účtování: věrně zobrazíte všechny skutečnosti a účetní operace,
• kontrolní práce si naplánujete s dostatečným předstihem před účetní závěrkou,
• pravidelně archivujete účetní databáze,
• ověřujete výpočty systému především v době legislativních změn
• a pravidelně se v účetnictví vzděláváte.

Čištění salda zvládne zkušený účetní a ulehčí jej software

Základní kontrola saldokontních účtů s kvalitním účetním systémem nezabere příliš času.

Nejprve si projděte zůstatky na účtech záloh – tedy z hlediska záloh poskytnutých i záloh přijatých. Zálohy poskytnuté se nachází v různých účtových třídách podle důvodu jejich poskytnutí (například poskytnutá záloha na pořízení dlouhodobého majetku je v účtové třídě 0, poskytnutá záloha na pořízení zásob v účtové třídě 1 apod.)

Běžně totiž dochází k tomu, že účtujete poskytnutou zálohu, ale už k ní nemáte zaúčtovaný finální doklad. Vyžádejte si tyto doklady a položky si vyrovnejte. Pokud máte na účtu 314 nějaké kauce, ověřte si jejich výše ve smlouvě.

TIP: Ověřte si, že na účtu 314 nemáte zaúčtované zálohy na dlouhodobý majetek (patří na účty 05x), zkontrolujte zde i položky zásob (patří na účty skupiny 15x) a přeúčtujte je.

Na účet přijatých provozních záloh 324 patří pouze krátkodobé přijaté zálohy. Pokud vám na účtu „visí“ více záloh na budoucí práce, zkotrolujte, jestli jste vyfakturovali vše, co vám na zálohách odběratelé už zaplatili a zda jste u daňových dokladů odvedli DPH.

TIP: Dlouhodobě přijaté zálohy jako kauce je třeba přeúčtovat na účet 475.

Na účtu přijatých závazků vůči dodavatelům 321 projděte evidenci přijatých faktur a saldo. U závazků po splatnosti zkontrolujte, zda již nezanikly (došlo např. k zápočtu, dohodě o narovnání či právnímu zániku, o kterém jste dosud nevěděli). Pokud máte nějaké závazky více než 30 dnů po splatnosti, je třeba některé z nich zapracovat do daňového přiznání k dani z příjmů.

TIP: Právně zaniklé závazky zaúčtujte jako ostatní provozní výnosy na účet 648.

U účtu pohledávek vůči odběratelům 311 také zkontrolujte stav salda a evidenci vystavených faktur. Projděte si případné drobné nedoplatky či přeplatky (i haléřové nesrovnalosti), které nechcete vymáhat a přeúčtujte si je do provozních výnosů nebo nákladů. K pohledávkám po splatnosti vytvořte opravné položky, také známé jako „OP“ (běžně insolvenční OP, malé OP do 30 000 Kč, časové OP k nepromlčeným pohledávkám apod.).

TIP: Projděte si také opravné položky k pohledávkám z minulosti na účtu 391. Pokud najdete uhrazené nebo zaniklé položky, nebo nastane důvod pro jejich zrušení, odúčtujte je do provozních účtů.

S propracovaným účetním systémem jako je Money S3 a jeho modul Účetní analýzy většinu operací vyřídíte automaticky. 

Systém pomůže

• s hromadným vypořádáním přeplatků pohledávek a závazků s jednoduchým nastavením Typu vypořádání salda,
• vrácením přeplacených částek a vytvořením inverzních dokladů (k pohledávkám závazky a k závazkům pohledávky), když si nastavíte minimální částku přeplatku, kterou má řešit jako závazek nebo pohledávku,
• a se zaúčtováním přeplatků či nedoplatků jako mimořádných výnosů nebo nákladů na provozní účty.