Účetní a daňové doklady: rozdíly, druhy a náležitosti

Rozdíl mezi účetním a daňovým dokladem

Účetní doklady jsou záznamy o obchodní aktivitě, které slouží ke čtyřem účelům:

• jsou potvrzením toho, že obchod proběhl,
• zlepšují podnikateli přehled o příjmech a výdajích,
• slouží jako podklad pro výpočet daně,
• a pokud vedete účetnictví, tak se na základě účetního dokladu provádí zaúčtování účetního případu do účetních knih.

Účetní doklady jsou všechny doklady, které v podnikání vystavujete, například faktury nebo výdejky. Pokud jste ale plátci DPH, vaše účetní doklady se podle legislativy nazývají daňovými doklady. V názvu dokladu proto musíte explicitně uvést, že se jedná o daňový doklad. Jinými slovy daňový doklad je druh účetního dokladu, který musí splňovat požadavky zákona o DPH.

Druhy účetních dokladů

Účetní doklady lze dělit podle druhů, podle obsahu a podle počtu dokumentovaných účetních případů. Nejprve si ukážeme jejich rozdělení podle druhů:

Faktura

Faktura slouží jako účet za provedenou službu nebo dodané zboží. Jasně stanovuje, kdo má komu za co zaplatit a jakou formou. Pojem faktura není v zákonu nijak definován, ale v praxi se běžně používá. Faktury se dělí na vydané a přijaté podle toho, zda zboží/službu prodávate, nebo nakupujete.

Pokladní doklad

Pokladní doklady nahrazují faktury při platbě v hotovosti. Vytváří se vždy ve dvou kopiích, z nichž jednu dostane zákazník a druhou si nechá podnikatel. Stejně jako u faktur se pokladní doklady dělí na příjmové a výdajové podle toho, zda za hotové prodáváte, nebo nakupujete.

Interní doklad

Vnitřní účetní doklady neboli interní doklady slouží k zaúčtování finančních operací uvnitř firmy. Je to například:

• výplatní páska pro zaúčtování mzdy zaměstnance,
• výdejka vystavená při výdeji zboží nebo materiálu ze skladu
• nebo příjemka vystavená při příjmu zboží nebo materiálu.

Bankovní výpis

Za účetní doklad se považuje i klasický bankovní výpis, který zachycuje všechny účetní operace na firemním bankovním účtu.

Podle obsahu se účetní doklady dělí na:

• vnější, které mají vztah k jiným firmám, podnikatelům či institucím,
• a vnitřní, které mají vztah pouze k účetním případům uvnitř firmy.

Podle počtu dokumentovaných účetních případů se doklady dělí na:

• jednotlivé, které dokumentují jednu účetní operaci,
• a sběrné, které zahrnují více účetních operací v jednom – například při nákupu více kancelářských pomůcek naráz.

Náležitosti účetních dokladů

Vedete-li účetnictví, musíte podle zákona o účetnictví dodržovat všeobecné zásady pro vystavování dokladů, které jsou:

• zásada dokladovosti, podle které musí být každý účetní záznam podložen dokladem,
• a povinnost vyhotovit účetní doklad bez zbytečného odkládání.

Aby byl účetní záznam průkazný, musí podle zákona o účetnictví obsahovat:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Pokud nevedete účetnictví ani neplatíte DPH, stačí vám podle občanského zákoníku na dokladu následující údaje:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Pokud jste plátci DPH, jsou podmínky pro údaje na dokladech složitější. Daňový doklad musí obsahovat:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – ve většině případů jde o den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazbu daně,
• výši daně – musí být uvedena v české měně.

Častým mýtem je, že doklady musí obsahovat razítko. To ale zákon nepředepisuje a jeho používání je dobrovolné.

Archivace dokladů

Všechny účetní doklady mají stanovenou dobu, po kterou je musí fyzické i právnické osoby archivovat. Podrobně tuto problematiku rozebírá v našem dalším článku daňový poradce Jaroslav Veselka.

Vystavování, evidenci i archivaci účetních dokladů vám usnadní účetní program. Například v účetním programu Money S3 vedete na jednom místě účetnictví, daňovou evidenci, fakturaci, pokladnu, evidenci majetku i sklad. Vyzkoušejte si účetní program zdarma ve verzi Money S3 Start.