Personální a mzdová agenda: jak postupovat při nabírání zaměstnanců

Co je to personální agenda

V rámci personální agendy řeší podnikatelé zákonem dané povinnosti vztahující se k zaměstnancům. Přijetím prvního zaměstnance vám vzniká řada povinností ke státním orgánům i k zaměstnancům samotným. Tyto povinnosti se typicky týkají vypracování dokumentů a jejich předání příslušným institucím.

Personální agenda zahrnuje vypracování:

• pracovních smluv,
• dohod o provedení práce nebo činnosti,
• formulářů pro zdravotní pojišťovny a správu sociálního zabezpečení
• a dalších pracovněprávních dokumentů.

Součástí personální agendy by měla být také evidence absolvovaných školení BOZP, lékařských prohlídek a případných pracovních úrazů.

Pro výše uvedené dokumenty založíte každému zaměstnanci osobní spis, ať už fyzicky nebo elektronicky. Do něj uložíte všechny pracovněprávní dokumenty, které se daného zaměstnance týkají. Díky tomu je v dokumentech přehled a snadno je dohledáte.

Co je to mzdová agenda

Mzdová agenda označuje zpracování mezd, tedy odměn za práci pro zaměstnance. Zpracování mezd zahrnuje výpočet:

• mzdy,
• povinných odvodů zdravotního a sociálního pojištění,
• daně z příjmu,
• srážek
• a dalších dílčích složek, jako jsou dovolené nebo bonusy.

Aby bylo možné mzdy správně vypočítat, je potřeba mít k dispozici i podklady z:

• evidence docházky (příchody a odchody),
• evidence pracovní doby (skutečně odpracované hodiny včetně přesčasů).

Po provedení výpočtů získáte podklady pro výplatu mezd zaměstnancům, přehledy pro pojišťovny a údaje pro finanční úřad. Mzdy můžete zpracovávat ručně, v účetním či mzdovém programu nebo si můžete najmout externí účetní agenturu.

Co dělat, když přijímáte zaměstnance

Závazky vůči státu a zaměstnanci nabývají platnosti od chvíle, kdy se zaměstnancem podepíšete pracovní smlouvu či dohodu. Každý typ pracovněprávního vztahu má svá specifika:

Pracovní smlouva

Uzavíráte ji na dobu určitou, nebo neurčitou. Smlouvu na dobu určitou můžete uzavřít maximálně na 3 roky s možností dvou prodloužení (celkem tedy až na 9 let) – pak už jedině na dobu neurčitou.

Výši mzdy uvedete buď přímo v pracovní smlouvě, nebo v samostatném mzdovém výměru. Součástí smlouvy musí být také zmínka o zkušební době (nesmí přesáhnout 4 měsíce pro řadové zaměstnance, 8 měsíců pro vedoucí pozice).

Dohoda o provedení práce (DPP) 

DPP uzavíráte se zaměstnancem, jehož rozsah práce nepřekročí 300 hodin za kalendářní rok. Pokud odměna nepřesáhne 11 500 Kč za měsíc, neodvádíte z ní zdravotní ani sociální pojištění. Daň z příjmu (15 %) obvykle strháváte formou srážkové daně, pokud zaměstnanec nepodepíše Prohlášení poplatníka. Pokud prohlášení podepíše, použijete daň zálohovou.

Jakmile dohodáře přijmete, musíte měsíčně podávat na ČSSZ takzvaný „Výkaz příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce“. Hlášení musí obsahovat informace o nástupu, skončení zaměstnání a výši příjmů všech zaměstnanců na DPP. A platí to i pro zaměstnance s příjmem pod 11 500 Kč.

Lhůta pro podání hlášení je do 20. dne následujícího měsíce a výkaz podáte elektronicky – buď prostřednictvím mzdového softwaru nebo přes ePortál ČSSZ.

Dohoda o pracovní činnosti (DPČ) 

DPČ uzavíráte se zaměstnancem, jehož práce nepřekročí 20 hodin týdně, a to průměrně po celou dobu trvání DPČ – takže jeden týden může odpracovat například 30 hodin a druhý 10 hodin. Zdravotní a sociální pojištění za tohoto zaměstnance odvádíte, pokud odměna přesáhne 4 500 Kč měsíčně.

Daň z příjmu (15 %) se vybírá jako srážková, pokud zaměstnanec nepodepsal Prohlášení poplatníka. Pokud odměna přesáhne 4 500 Kč nebo má zaměstnanec podepsané prohlášení, použijete zálohovou daň.

Jaká jsou povinná hlášení institucím 

Jakmile s novým zaměstnancem podepíšete smlouvu, máte povinnost přihlásit ho:

• do 8 dnů na správu sociálního zabezpečení příslušným formulářem,
• do 8 dnů k jeho zdravotní pojišťovně (každá má vlastní formulář).

Když to nestihnete, vyměří vám daná instituce pokutu.

Jestliže je to váš první zaměstnanec, musíte:

• do 8 dnů podat přihlášku k registraci k dani ze závislé činnosti na finanční úřad 
• a  zaregistrovat se i k pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za pracovní úrazy a nemoci z povolání – pojištění v Česku aktuálně poskytuje pouze Kooperativa a Generali Česká pojišťovna (u Generali ČP se pojištění vztahuje jen na zaměstnavatele, kteří ho měli sjednáno k 31. 12. 1992 a jejich právní zástupce, všichni noví zaměstnavatelé spadají pod Kooperativu).

Pokud se zaměstnancem ukončíte pracovní poměr, musíte ho do 8 dnů také odhlásit na správě sociálního zabezpečení a u zdravotní pojišťovny.

Další povinná hlášení ČSSZ musí zaměstnavatel provést, když:

• uplyne 14 dnů od nástupu zaměstnance do pracovní neschopnosti,
• zaměstnanec nastupuje na mateřskou dovolenou
• nebo při vyhotovení a předávání evidenčních listů důchodového pojištění.

Evidence údajů o zaměstnancích

Zaměstnavatel má vůči zaměstnanci povinnosti související s ochranou osobních údajů a GDPR. K tomu, aby mohl zaměstnavatel vést mzdovou a personální agendu, nepotřebuje od zaměstnance souhlas – zpracování údajů vyplývá přímo ze zákona.

Po skončení pracovního poměru však musí zaměstnavatel vyčistit osobní spisy zaměstnance od všech údajů a dokumentů, které již nejsou potřeba. V osobní složce by tak měly zůstat pouze:

• základní dokumenty o pracovním poměru (smlouva, mzdový výměr apod.),
• hodnocení zaměstnance pro budoucí pracovní posudky
• a doklady sloužící k ochraně práv zaměstnavatele (například smlouva o mlčenlivosti).

Jako zaměstnavatelé máte povinnost archivovat některé dokumenty:

• mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění uchovávejte po dobu 45 kalendářních let následujících po roce, ze kterého dokumenty pochází,

• doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o evidenci docházky, originály žádostí svých zaměstnanců například o peněžitou pomoc v mateřství, otcovskou, nebo ošetřovné po dobu 10 let.

Každý zaměstnanec má právo na informace o tom, jak probíhá zpracování jeho osobních údajů. To znamená, že může kdykoliv požádat o kopii všech svých osobních údajů, které zaměstnavatel eviduje.

Povinnost chránit osobní údaje se týká také zaměstnavatelů, kteří aktuálně vedou výběrové řízení na nového zaměstnance. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání musí zaměstnavatelé po skončení výběrového řízení vymazat a vytištěné životopisy nebo motivační dopisy skartovat. Souhlas ke zpracování osobních údajů však při výběrovém řízení od zájemce o práci nepotřebujete.

Vedení personální a mzdové agendy si zjednodušíte díky modulu Mzdy a personalistika v účetním programu Money S3. Vyzkoušejte si ho zdarma.

Ukážeme vám, jak to můžete dělat v Money S3