Kdy a komu se vyplatí hromadné vystavování faktur?

Co je hromadná fakturace a jaké jsou její výhody?

Hromadná fakturace je proces umožňující firmám vystavit velké množství faktur najednou, což výrazně zefektivňuje administrativní práci. Tento proces je potřeba zejména ve firmách, které pravidelně vystavují faktury velkému počtu zákazníků, jako jsou předplatitelské služby, e-shopy nebo firmy se stálými smluvními partnery.

Mezi největší výhody hromadné fakturace patří:

• Úspora času: Namísto ručního vystavování každé faktury zvlášť vám hromadné fakturování umožňuje vystavit stovky faktur najednou.
• Snížení chybovosti: Automatizovaný proces fakturace snižuje riziko lidské chyby, které se mohou při ručním vyplňování faktur vyskytnout.
• Větší přehlednost: Všechny faktury jsou systematicky ukládány a jsou snadno dostupné pro další zpracování a analýzu.

TIP: Přečtěte si, jaké další účetní operace lze jednoduše automatizovat.

Kdy a komu se hodí hromadné vystavování faktur?

Jak již bylo zmíněno, možnost hromadné fakturace využijí především firmy, které na pravidelné bázi fakturují pro velké množství zákazníků. Nejvíce tedy pomůže následujícím firmám:

• E-shopy: denně obsluhují stovky až tisíce objednávek a potřebují efektivně fakturovat.
• Předplacené služby: firmy nabízející předplatné na různé služby (např. software, streaming, magazíny), mohou jednoduše vystavovat faktury pro své zákazníky na měsíční nebo roční bázi.
• Velkoobchodníci a distributoři: dodávají zboží mnoha zákazníkům a potřebují rychle a efektivně vystavovat faktury.
• Smluvní partneři: Firmy, které mají dlouhodobé smluvní vztahy s partnery a potřebují pravidelně fakturovat za služby nebo produkty.

TIP: Při vystavování faktury je třeba dbát na to, aby obsahovaly všechny potřebné údaje. Přečtěte si na co nezapomenout.

Jak funguje hromadná fakturace v účetním programu

Moderní účetní program se bez možnosti hromadné fakturace neobejde. Například Money S3 nabízí modul pro periodickou i hromadnou fakturaci, s jehož pomocí lze provádět následující:

• Automatické generování faktur: Program sám upozorní na potřebu odeslání faktury, kterou na jeden klik vytvoříte i odešlete
• Automatické ukončení fakturace: Možnost nastavit časové rozpětí, v němž se bude faktura generovat, případně možnost vystavování omezit počtem faktur.
• Individuální nastavení: V Money S3 můžete nastavit, na jaké e-mailové adresy se bude faktura odesílat, datum, ke kterému se konkrétní faktura vygeneruje (například pouze pracovní den či poslední den v měsíci) a zda bude mít faktura formát PDF nebo XML-Money.

TIP: Jak vám s manažerským účetnictvím pomůže účetní program?

Tip redakce

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3

S ním můžete snadno vést účetnictví, daňovou evidenci, vystavovat faktury a evidovat sklad pro kamenný i online prodej.

Stáhnout zkušební verzi

Jak vybrat vhodný účetní program a implementace modulu

Vzhledem k tomu, je výběr účetního programu dlouhodobou investicí, je třeba zvážit více aspektů. Pokud víte, že potřebujete v programu hromadně fakturovat, je třeba zohlednit především funkce, které program v této oblasti nabízí. Jedná se například o:

• Funkcionalitu a přizpůsobitelnost: Program by měl umožňovat snadné přizpůsobení faktur dle potřeb vaší firmy.
• Integraci se stávajícími systémy: Důležitá je schopnost propojit účetní program s ostatními systémy, které vaše firma používá.
• Podpora a aktualizace: Zajistěte si program, který má dobrou zákaznickou podporu a pravidelné aktualizace.

Účetní software Money S3 nabízí kromě modulu pro jednoduchou fakturaci také možnost hromadné fakturace. Oba moduly jsou intuitivní a snadno implementovatelné. Pokud pak hromadnou fakturaci v tuto chvíli nepotřebujete, můžete program o tuto funkcionalitu kdykoliv rozšířit.

Vše, co Money S3 dokáže, si můžete vyzkoušet v bezplatné demoverzi S3 Start.