[Návod] Jak na správnou evidenci dat zaměstnanců

Jedním ze základních úkolů každého pracovníka personálního oddělení, případně vedení firmy, je vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje jejich osobní údaje.

Co je evidence zaměstnanců

Evidence zaměstnanců představuje souhrn informací, které jako zaměstnavatel musíte znát, abyste mohli plnit své povinnosti – ve vztahu k firmě, zaměstnancům nebo státním orgánům jako například k:

• soudu,
• finančnímu úřadu,
• inspekci práce,
• úřadu práce,
• policii
• nebo statistickému úřadu.

Znát tyto údaje je důležité nejen při nástupu, ale také během fungování ve firmě i při ukončení pracovního poměru.

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele

V roce 2026 se mění způsob, jakým zaměstnavatelé komunikují se státními orgány. Hlavním cílem je zjednodušení administrativy a digitalizace – místo různých formulářů pro různé úřady zaměstnavatel podává jedno elektronické hlášení České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ).

Sloučí se tak přehledy příjmů zaměstnanců podléhající odvodům, údaje pro nemocenské dávky, hlášení nástupů nebo odchodů, přihlášky zaměstnanců u ČSSZ, měsíční hlášení pro finanční správu, hlášení pro úřad práce. Samostatně se nadále podávají dokumenty pojišťovnám.

Zaměstnavatel jednotné hlášení podává do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, ke kterému se hlášení vztahuje. Nově pouze elektronicky – přes datovou schránku, pomocí formuláře na e-portálu ČSSZ nebo přes API rozhraní.

Osobní spis zaměstnance – jaké údaje uvádět

Osobní spis (karta) zaměstnance obsahuje 4 různé typy údajů. Konkrétně doklady z doby:

1. před vznikem pracovního poměru,
2. při vzniku pracovního poměru,
3. další průběžně ukládané dokumenty za dobu trvání pracovního poměru (např. navýšení mzdy či platu, pravidelné lékařské prohlídky),
4. při skončení pracovního poměru

V osobním spisu zaměstnanců tak najdete údaje, které slouží ke zpracování dat v oblasti mezd, daní, zdravotního, důchodového či nemocenského pojištění.

Hlavní zásadou je zpracovávat pouze přesné osobní údaje, které byly získány v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

Evidence zaměstnance před vznikem pracovního poměru

Údaje z první kategorie zahrnují:

• žádost o přijetí do pracovního poměru podaná zájemcem o zaměstnání spolu s vyjádřením zaměstnavatele,
• informaci o tom, zda zaměstnanec uplatňuje srážky ze mzdy + prohlášení o tom, zda zaměstnanec má, či nemá exekuční srážky,
• zápočtový list, tedy potvrzení o zaměstnání vydané zaměstnanci jeho předchozím zaměstnavatelem (tzv. zápočtový list), popř. posudek o pracovní činnosti,
• potvrzení o době vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání na úřadu práce, jestliže byl uchazeč v evidenci úřadu práce,
• doklady o dosaženém vzdělání (kopie ověřené personalistou z originálů těchto dokumentů, popř. úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon),
• výpis z rejstříku trestů, pokud ho jako zaměstnavatel vyžadujete,
• lékařský posudek vydaný na základě vstupní lékařské prohlídky, kterou zaměstnanec prokazuje způsobilost k výkonu práce.

Od 1. července 2026 budete muset zaměstnance registrovat a nahlásit v rámci jednotného hlášení ještě před jeho nástupem do práce – nejdřív 8 dní před nástupem, nejpozději před okamžikem nástupu. Cílem nařízení je zabránit výkonu tzv. nehlášené práce. Do 8 dnů po nástupu pak zaměstnavatel musí doplnit zbývající údaje.

Evidence zaměstnance při vzniku pracovního poměru

Dále do osobního spisu (karty) zaměstnance uveďte informace při přijetí nového kolegy:

• kontaktní údaje,
• osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a dalších potřebné informace pro mzdové účetní (např. číslo účtu pro výplatu mzdy),
• doklad o vstupní instruktáži týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci,
• informace o pracovní náplni, popis vybavení a další informace o pracovním zařazení,
• informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě, její přílohy a dodatky),
• informace o kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře,
• informace o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance,
• údaje o finančním ohodnocení a vývoji mzdy,
• záznamy o lékařských prohlídkách,
• pracovní smlouvy,
• výplatní pásky,
• další osobní dokumenty.

Evidence zaměstnance po ukončení pracovního poměru

V souvislosti se skončením pracovního poměru se do osobního spisu zakládají především tyto doklady:

• doklad o rozvázání pracovního poměru,
• doklad o vypořádání vzájemných pohledávek,
• kopie vydaného potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list),
• doklad o tom, co bylo zaměstnanci vydáno při skončení pracovního poměru včetně písemného potvrzení.

Evidence docházky zaměstnanců

S evidencí dat o zaměstnancích souvisí také přehled o jejich odpracovaných hodinách, který slouží jako podklad pro výpočet mezd.

Evidence docházky a evidence odpracované doby se často zaměňují, přitom jde o dva odlišné pojmy:

• Evidence docházky = přehled o příchodech a odchodech do a ze zaměstnání.
• Evidence pracovní doby = přehled o odpracované době.

Jinými slovy – dle evidence docházky mohl zaměstnanec strávit na pracovišti 10 hodin, ale reálně odpracoval pouze 8.

Podle zákoníku práce má zaměstnanec povinnost evidovat svou pracovní dobu. Její podobu legislativa neudává, ale jako zaměstnavatel dbejte na to, aby byla přehledná a průkazná. Jedině tak budete z obliga, pokud vás překvapí kontrola z inspektorátu práce.

Zaměstnavatelé docházku svých zaměstnavatelů nejčastěji řeší pomocí čipových karet nebo online nástrojů s tlačítky příchodu a odchodu. Narozdíl od evidence pracovní doby je evidence docházky dobrovolná.

TIP: Přečtěte si, na které 4 povinnosti v souvislosti se zaměstnanci podnikatelé často zapomínají.

Doba archivace personálních údajů

Jako zaměstnavatelé máte povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních let následujících po roce, ze kterého dokumenty pochází.

Pokud se mzdové listy a účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění týkají lidí ve starobním důchodu, archivační lhůta je 10 let.

Po dobu 10 let archivujete třeba:

• doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu,
• pracovní smlouvy i dohody o pracovní činnosti a provedení práce,
• prohlášení poplatníka, žádosti o roční zúčtování a další daňové doklady,
• originály žádostí svých zaměstnanců, jde-li o dávky podle § 4 písm. b) až f), a dalších podkladů, jejichž kopie předal územní správě sociálního zabezpečení postupem podle § 97 odst. 1 věty druhé (např. žádost o peněžitou pomoc v mateřství, otcovskou, ošetřovné, vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství).

Po 3 roky musíte archivovat

• záznamy o evidenci docházky, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu,
• stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění.

Jestliže vaše firma zanikne (bez právního nástupce) a ještě neuplynula archivační lhůta, máte povinnost zajistit archivaci dokumentů a sdělit místní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady uložené.

Tip redakce

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3

S ním můžete snadno vést účetnictví, daňovou evidenci, vystavovat faktury a evidovat sklad pro kamenný i online prodej.

Stáhnout zkušební verzi

Money S3 usnadní vedení personalistiky a zpracování mezd

Řešení personálních povinností si zjednodušíte díky modulu Mzdy a personalistika v účetním programu Money S3. Část agendy vyřídí za vás a vy budete mít jistotu, že je vše v souladu s legislativou.

Ve verzi účetního softwaru zdarma vystavíte až 15 výplatních lístků.

Money S3 vám pomůže:

• nechybovat v přípravě podkladů pro mzdy,
• zpracovat mzdy podle aktuální legislativy,
• zaevidovat pojištění
• nebo se postará o srážky z mezd zaměstnanců.

Všechny tiskopisy přímo z Money S3 elektronicky podáte na ČSSZ, finanční správu a zdravotní pojišťovny. Výplatní pásky v zaheslovaném PDF hromadně rozešlete zaměstnancům e-mailem v jedné operaci.