Co je to mzdové účetnictví a jaké povinnosti má mzdová účetní?

Pod mzdovým účetnictvím, si většina lidí představí zpracování mezd, role mzdových účetních ve firmách má ale mnohem širší záběr. Povinnost zpracovávat mzdovou agendu vzniká s přijetím prvního zaměstnance do firmy. Ten uzavře se zaměstnavatelem:

• pracovní smlouvu,
• dohodu o pracovní činnosti (DPČ),
• dohodu o provedení práce (DPP)
• nebo smlouvu o výkonu funkce jednatele.

Jako majitel menší firmy můžete mzdovou a personální agendu řešit externě. Větší firmy nad 200 zaměstnanců pak většinou zaměstnávají vlastní mzdovou účetní.

Co zpracovává mzdové účetnictví

Každému zaměstnanci za práci přísluší mzda, kterou zpracovává mzdová účetní. Jde o mzdu, která odpovídá náročnosti, odbornosti a množství odpovědnosti při vykonávání práce. Zároveň platí, že jde o peněžní nebo naturální ohodnocení zaměstnanců v soukromém sektoru, které se vyplácí zpětně za předchozí měsíc.

TIP: Přečtěte si, jak na snadné zpracování mezd.

Mzdy podléhají zákonům a předpisům, které je třeba u jejich zpracování zohlednit. Týkají se:

• povinných odvodů sociálního a zdravotního pojištění,
• započítávání záloh a srážek ze mzdy,
• množství odpracované doby,
• povinností k důchodovému pojištění,
• náhrad mzdy při pracovní neschopnosti,
• vyplácení sociálních dávek,
• odměn, příplatků, prémií, odstupného,
• cestovních náhrad,
• druhu a struktury mzdy
• a druhu pracovního poměru.

Mzda se rozděluje na dvě základní složky, pevnou složku (paušální velikost mzdy) a pohyblivou složku (příplatky, prémie, odměny). Zaměstnavatelé často používají pohyblivou složku a další mzdové formy k motivaci zaměstnance k lepším výkonům. Základní druhy (tzv. formy) mezd jsou:

• Časová – závisí na množství odpracovaného času. Je nejpoužívanějším druhem mzdy a používá se ve firmách, které se nemohou opřít o jiné hledisko, než čas vykonané práce. Časovou mzdu dostává například vrátný.
• Úkolová – závisí na počtu výrobků, nebo úkonů. Používá se typicky ve výrobních závodech a jen tam, kde může zaměstnanec ovlivnit kvalitu a množství výrobků a tím i výši své mzdy.
• Podílová – se určuje na základě podílu na tržbách za určité období. Používá se hlavně v obchodním sektoru a službách, kombinuje se často s časovou mzdou a je vysoce motivující.
• Kombinovaná – je libovolnou kombinací dvou nebo více druhů mezd.

Pro výpočet mzdy mzdová účetní shromáždí důležité podklady. Typicky se jedná o informace o odpracované době, návštěvách lékařů a době nemoci, čerpání dovolené a detaily k přiznání odměn nebo jiných pohyblivých složek mzdy.

Na základě těchto údajů vypočítá hrubou mzdu. Zaměstnavatelé i odborné účetní agentury k výpočtům používají mzdové systémy. Ty jim práci urychlují a zjednodušují, protože ty reagují na aktuální legislativní změny v zákonech úpravami automatických výpočtů čisté mzdy. Dále v nich účetní nastavují další výpočty u jednotlivých zaměstnanců jako srážky za stravenky, soukromé telefonní hovory, výživné, nebo exekuční srážky.

Kde se protíná mzdová a personální agenda

K příchodu nebo odchodu zaměstnance se váže několik důležitých administrativních kroků. Ty také spadají do práce mzdové agendy. Účetní si nejprve opatří důležité dokumenty k vytvoření smlouvy o pracovněprávním vztahu jako:

• zápočtový list (potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele),
• rozhodnutí o přiznání důchodu (pokud jej zaměstnanec pobírá),
• dokumenty, které požaduje zaměstnavatel jako potvrzení o kvalifikaci, bezúhonnosti či zdravotní způsobilosti k výkonu práce
• a další dokumenty, které zaměstnanec předkládá k uplatnění slevy na dani.

Dále si mzdová účetní obstará od zaměstnance výstup z pracovní lékařské prohlídky, školení BOZP a PO, popřípadě s ním podepíše dohodu o hmotné odpovědnosti, poskytování stravenek, srážkách ze mzdy apod.

S těmito materiály založí zaměstnanci osobní složku, která je základním předpokladem pro správný výpočet mzdy. Většina softwarových účetních řešení včetně Money S3 umožňuje tuto složku vést elektronicky.

S odchodem zaměstnance mzdová účetní

• vytvoří dokument o ukončení pracovního poměru (dohoda, zrušení ve zkušební době nebo výpověď ze strany zaměstnance či zaměstnavatele včetně dohody o odstupném),
• vystaví zápočtový list (potvrzení o zaměstnání pro nového zaměstnavatele),
• přepočítá nevyčerpanou dovolenou a zadá ji k proplacení,
• vystaví Potvrzení zaměstnavatele pro účely posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti,
• vyhotoví mzdové listy,
• vyplní a odešle evidenční list důchodového pojištění,
• předá pracovní posudek zaměstnanci, pokud o něj požádal,
• případně oznámí soudu či exekutorovi, že zaměstnanec ve firmě přestal pracovat.

Povinnosti ke státním institucím

Zaměstnavatel při náboru prvního zaměstnance musí firmu i každého zaměstnance přihlásit do registrů zdravotních pojišťoven a správy sociálního zabezpečení (OSSZ/PSSZ/MSSZ).

Státním institucím pak účetní každý měsíc posílá formuláře o vyměřovacím základu, přehled o výši pojistného pro OSSZ a přehled o platbách pro jednotlivé zdravotní pojišťovny.

Zaměstnavatel se také musí přihlásit na finanční úřad k dani ze závislé činnosti, nebo z příjmů fyzických osob vybírané srážkou. Novému zaměstnanci dá zároveň podepsat tzv. „růžové prohlášení“:

• Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

Zaměstnanec díky němu uplatňuje slevy na dani. Například základní slevu na poplatníka, na invalidu, na držitele karty ZTP/P, studentskou slevu nebo daňové zvýhodnění na vyživované děti.

Další povinností v rámci mzdové agendy je přihlášení k zákonnému pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Pojištění se platí pojišťovně Kooperativa, a. s.

Povinnosti mzdové účetní na konci roku

Kromě nekončícího kolotoče okolo mezd a personální agendy mají mzdové účetní nejvíce práce na konci roku. V tomto období účetní

• umožní podepsat zaměstnancům růžové Prohlášení poplatníka na další kalendářní rok,
• vypočítá daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti,
• na základě žádosti poplatníka vystaví Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti,
• požádá zaměstnavatele o výpočet ročního zúčtování záloh na daň a daňových zvýhodnění,
• na finančním úřadě podá Vyúčtování daně z příjmu ze závislé činnosti včetně všech povinných příloh,
• padá Vyúčtování daně vybírané srážkou,
• vyplní a odešle evidenční listy důchodového pojištění (ELDP),
• a zajistí archivaci všech potřebných dokumentů.

Problematika mzdového účetnictví a personalistiky je rozsáhlá. Nejde se jí věnovat bez hlubších znalostí pracovního práva, sociálních a zdravotních odvodů, daní apod. Kromě neustálého vzdělávání a sledování legislativy pomáhají účetním mzdové softwary, které alespoň část úkonů zpracovávají automaticky.

Pokud jste již zvládli základní kurz Money S3 a chcete prohlubovat své znalosti, přihlašte se na náš kurz Personalistiky a mezd, se kterým se rychle zorientujete v modulu Mezd Money S3 i v základní legislativě.

Přečtěte si, jak vám usnadní vedení mezd účetní program Money S3.