Na co nezapomenout, když se podnikatel stane zaměstnavatelem?

Uzavřít se zaměstnancem pracovní smlouvu v souladu se zákoníkem práce

Pracovní smlouva je vlastně dohoda mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a musí mít písemnou formu.

Co by nemělo chybět v pracovní smlouvě?

• druh práce,
• místo výkonu práce,
• den nástupu do práce,
• délka zkušební doby (pokud je uplatněna)
• doba trvání pracovního poměru (doba určitá nebo neurčitá).

Další ujednání v pracovní smlouvě jsou založena na vzájemné dohodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Zaměstnavatel si může se zaměstnancem dohodnout třeba poskytování benefitů např. stravenkový paušál nebo další benefity. V pracovní smlouvě nebývají většinou uvedeny údaje jako je výplatní termín, pracovní doba nebo délka dovolené, protože tyto jsou upraveny interními předpisy.

Druh práce by měl být co nejúžeji definován. V pracovní smlouvě nesmí chybět pracovní pozice. Popis práce je důležitý, protože definuje povinnosti zaměstnance.

Místo výkonu práce musí být jasně uvedeno, protože od něho se odvíjí poskytování cestovních náhrad pro pracovní cesty.

Zkušební doba může být stanovena maximálně tři měsíce (u vedoucích zaměstnanců až šest měsíců). Zaměstnanec a zaměstnavatel se mohou dohodnout na kratší délce nebo úplném vynechání zkušební doby.  Zkušební doba se prodlužuje o kvalifikované překážky v práci na straně zaměstnance. Pokud zaměstnavatel chce ukončit se zaměstnancem pracovní poměr ve zkušební době, musí doručit oznámení o ukončení pracovního poměru ve zkušební době do vlastních rukou zaměstnance.

Doba trvání pracovního poměru bývá preferována na dobu neurčitou. V případě sjednání pracovního poměru na dobu určitou platí omezení. Nejčastěji je smlouva sjednávána na jeden rok s možností prodloužení. Existují však i výjimky. Maximální doba trvání pracovní smlouvy na dobu určitou je devět let (3 roky s možností prodloužení dvakrát o 3 roky).

Dohody konané mimo pracovní poměr

Vedle pracovního poměru mohou být sjednány i dohody konané mimo pracovní poměr. Jedná se o Dohodu o provedení práce (DPP) a Dohodu o pracovní činnosti (DPČ), u kterých platí limity odpracovaných hodin. U DPP může zaměstnanec odpracovat ročně nejvíce 300 hodin a u DPČ nesmí rozsah odpracované doby přesáhnout polovinu týdenní pracovní doby. Smlouvy mají písemnou formu a musí v nich být přesně vymezeny pracovní úkoly, hodinová mzda a období, na které jsou sjednány. Pokud měsíční mzda z DPP nepřesáhne 10.000 Kč nepodléhá odvodům sociálního a zdravotního pojištění. Pokud by však příjem z DPP byl vyšší, pak je z celého příjmu z DPP odvedeno sociální a zdravotní pojištění a zaměstnavatel musí zaměstnance přihlásit na Českou správu sociálního zabezpečení a příslušnou zdravotní pojišťovnu. Výše odměny nesmí být nižší než minimální hodinová mzda, ale zaměstnavatel by měl při stanovení hodinové mzdy přihlížet k náročnosti práce.

Registrace daně ze závislé činnosti u Finančního úřadu

Nejpozději s nástupem prvního zaměstnance je nutné provést registraci daně ze závislé činnosti a daně vybírané dle zvláštní sazby daně tzv. srážkové daně. Registraci je možné provést elektronicky prostřednictvím portálu „moje daně“ nebo prostřednictvím datové schránky na příslušném formuláři Přihláška k registraci a to do 15. dnů. Po ukončení kalendářního roku pak je povinností zaměstnavatele zaslat na Finanční úřad Vyúčtování daně ze závislé činnosti (zálohové i srážkové).

Daň ze závislé činnosti je zálohovou daní. Zaměstnavatel ji odvádí za zaměstnance, který u něj podepsal Prohlášení o zdanitelných příjmech. Toto Prohlášení může mít každý zaměstnanec podepsáno pouze u jednoho zaměstnavatele. Naopak srážková daň je daní konečnou.

Registrace u České správy sociálního zabezpečení

Každý nový zaměstnavatel se musí přihlásit do registru zaměstnavatelů (Přihláška do registru zaměstnavatelů) u příslušné správy sociálního zabezpečení. Místní příslušnost správy sociálního zabezpečení se u právnické osoby řídí sídlem zaměstnavatele nebo v případě zaměstnavatele fyzické osoby pak jeho trvalým bydlištěm.

Česká správa sociálního zabezpečení zašle zaměstnavateli variabilní symbol, který je nutné používat při každé platbě pojistného. Tento variabilní symbol slouží jako identifikace zaměstnavatele.

Zaměstnance je potřeba také přihlásit, a to nejpozději do 8. dnů od nástupu do zaměstnání na formuláři Oznámení o nástupu do zaměstnání. Přihlašují se pouze zaměstnanci, kterým vznikla účast na nemocenském pojištění. Na formuláři je nutné uvést druh pracovního poměru (pracovní poměr, DPČ). Zaměstnance na DPP musí zaměstnavatel přihlásit jen tehdy, pokud mu vzniká účast na nemocenském pojištění tzn. DPP více než 10 tis. Kč a u DPČ více než 4 tis. Kč). V případě DPP a DPČ musí zaměstnavatel Oznámení o nástupu do zaměstnání odeslat nejpozději do do 20. dne následujícího měsíce, v němž zaměstnanec dosáhl rozhodného příjmu a stal se účasten nemocenského pojištění.

Odhlášení zaměstnance musí zaměstnavatel provést nejpozději do 20. dne následujícího měsíce od ukončení pracovního poměru

Povinností zaměstnavatele vůči ČSSZ je vypočítat pojistné a odvést společně částku za zaměstnavatele i zaměstnance. Splatnost pojistného je od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce po zúčtování mezd příslušného kalendářního měsíce.

Registrace u zdravotní pojišťovny

Zaměstnavatel se registruje jako zaměstnavatel pouze u zdravotních pojišťoven, kde jsou registrováni jeho zaměstnanci. Každá pojišťovna má své vlastní formuláře.  Do 8. dnů od nástupu zaměstnance musí pak k příslušné zdravotní pojišťovně zaměstnavatel jednotlivé zaměstnance přihlásit prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele.

Mezi základní povinnosti zaměstnavatelů samozřejmě patří pravidelný odvod plateb zdravotního pojištění ze zúčtovaných mezd. Splatnost odvodu pojistného je shodná se splatností sociálního pojištění, a to od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.

Povinné úrazové pojištění

Zaměstnavatel, který zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance musí přihlásit sebe jako zaměstnavatele k povinnému úrazovému pojištění už při nástupu prvního zaměstnance. Úrazové pojištění zaměstnanců upravuje zákon č. 266/2006 Sb., o úrazovém pojištění zaměstnanců, a dále pak vyhláška Ministerstva financí č. 125/1993 Sb.

Povinné úrazové pojištění v současné zabezpečuje státem určená pojišťovna Kooperativa pojišťovna, a.s.  Pojistné platí zaměstnavatel na účet 40002-50404011/0100 vedený u Komerční banky, a.s. Variabilním symbolem je identifikační číslo (IČ) zaměstnavatele.

Úrazové pojištění je placeno čtvrtletně nejpozději do 31.1.;30.4.;31.7 a 31.10 . Sazba je stanovena dle rizikovosti činnosti zaměstnavatele. S pojišťovnou neuzavírá zaměstnavatel žádnou smlouvu, ale vznik prvního pracovněprávního vztahu musí nahlásit pojišťovně.

Pojistné spočítá sám zaměstnavatel a určí si také sazbu pojistného dle odvětvové klasifikace ekonomických činností (OKEČ). Přehled sazeb je přílohou Vyhlášky Ministerstva financí č. 125/1993 Sb.

Základem pro výpočet pojistného je souhrn vyměřovacích základů za uplynulé kalendářní čtvrtletí všech zaměstnanců, které zaměstnavatel v tomto období zaměstnával. Vyměřovací základ se stanovuje stejně jako vyměřovací základ pro odvod pojistného na sociální zabezpečení.

Výši pojistného vypočítáme tak, že vynásobíme souhrn vyměřovacích základů příslušnou sazbou pojistného.

Minimální výše pojistného činí 100 Kč za kalendářní čtvrtletí, maximální vyměřovací základ pro úrazové pojištění není stanoven.

Důležité interní předpisy související se zaměstnáním

Zaměstnavatel by měl mít zpracován interní předpis k prokazování zdravotní způsobilosti zaměstnanců a to v souladu s Vyhláškou o pracovnělékařských službách. Zaměstnanec před nástupem do zaměstnání musí absolvovat vstupní lékařskou prohlídku.  I pro zaměstnance, kteří pracují na DPP a DPČ jsou Vstupní lékařské prohlídky povinné, pokud vykonávají rizikovou práci (kategorie 2, 3 nebo 4) v souladu se zákonem o ochraně veřejného zdraví. Periodické pracovnělékařské prohlídky nejsou již povinné pro zaměstnance zařazené do kategorie rizikovosti 1 a 2, ale zaměstnanci zařazeni v kategorii riziko 3 a 4 musejí podstupovat periodické pracovnělékařské prohlídky každé dva roky a kategorie 4 musí projít periodickou pracovnělékařskou prohlídkou každý rok. Mimořádné pracovnělékařské prohlídky nemusí absolvovat ženy a muži po návratu z rodičovské dovolené. Ani dohlídky pracovišť smluvním poskytovatelem pracovnělékařských služeb nemusí již být prováděni, pokud má zaměstnavatel zaměstnance pouze v 1. a 2. kategorii rizkovosti.

Vnitřní předpis ke školení BOZP

Každý zaměstnanec musí být řádně proškolen v oblasti BOZP před vstupem do pracovního poměru. K dodržování bezpečnosti práce by měl mít zaměstnavatel zpracován interní předpis, kde je popsán způsob školení a jeho periodicita. Školení BOZP zahrnuje základní vstupní školení, seznámení s pracovištěm, požárními směrnicemi, lékárničkou atd. Zaměstnanci musí absolvovat školení BOZP specifické pro dané pracoviště a dodržovat bezpečnostní předpisy. Zaměstnavatel musí zaměstnancům poskytnout osobní ochranné prostředky a pravidelně je měnit.  Zaměstnavatel má povinnost kontrolovat dodržování bezpečnostních předpisů a používání ochranných prostředků.  Zaměstnavatel má právo se částečně zprostit odpovědnosti za újmu na zdraví, pokud zaměstnanec nedodržuje předepsané předpisy.