Personální a mzdová agenda: jak postupovat při nabírání zaměstnanců

Co je to personální agenda

V rámci personální agendy řeší podnikatelé zákonem dané povinnosti vztahující se k zaměstnancům. Přijetím prvního zaměstnance vám vzniká řada povinností ke státním orgánům i k zaměstnancům samotným. Tyto povinnosti se typicky týkají vypracování dokumentů a jejich předání příslušným institucím.

Personální agenda zahrnuje vypracování:

• pracovních smluv,
• dohod o provedení práce nebo činnosti,
• formulářů pro zdravotní pojišťovny a správu sociálního zabezpečení
• a dalších pracovněprávních dokumentů.

Pro výše uvedené dokumenty založíte každému zaměstnanci osobní spis, ať už fyzicky nebo elektronicky. Do něj uložíte všechny pracovněprávní dokumenty, které se daného zaměstnance týkají. Díky tomu je v dokumentech přehled a snadno je dohledáte.

Co je to mzdová agenda

Mzdová agenda označuje zpracování mezd, tedy odměn za práci pro zaměstnance. Zpracování mezd typicky zahrnuje výpočet:

• mzdy,
• povinných odvodů zdravotního a sociálního pojištění,
• daně,
• srážek
• a dalších dílčích složek, jako jsou například dovolené nebo bonusy.

Po provedení výpočtů získáte podklady pro výplatu mezd zaměstnancům, přehledy pro pojišťovny a údaje pro finanční úřad. Mzdy můžete zpracovávat ručně, v účetním či mzdovém programu nebo si můžete najmout externí účetní agenturu.

Co dělat, když přijímáte zaměstnance

Závazky vůči státu a zaměstnanci nabývají platnosti od chvíle, kdy se zaměstnancem podepíšete pracovní smlouvu či dohodu.

Pracovněprávní vztahy mají tato specifika:

a) Pracovní smlouvu uzavíráte na dobu určitou, nebo neurčitou. Smlouvu na dobu určitou uzavíráte maximálně na 3 roky a můžete ji prodloužit maximálně dvakrát – pak už jedině na dobu neurčitou. Výši mzdy uvedete buď přímo v pracovní smlouvě, nebo v samostatném mzdovém výměru.

b) Dohodu o provedení práce (DPP) uzavíráte se zaměstnancem, jehož rozsah nepřekročí 300 hodin za kalendářní rok. Pokud odměna nepřesáhne 10 000 Kč za měsíc, neodvádíte z ní zdravotní ani sociální pojištění.

c) Dohodu o pracovní činnosti (DPČ) uzavíráte se zaměstnancem, jehož práce nepřekročí 20 hodin týdně, a to průměrně po celou dobu trvání DPČ – takže jeden týden může odpracovat například 30 hodin a druhý 10 hodin. Zdravotní a sociální pojištění za tohoto zaměstnance odvádíte, pokud odměna přesáhne 3 000 Kč měsíčně.

Jakmile s novým zaměstnancem podepíšete smlouvu, máte 8 dní na jeho nahlášení k následujícím institucím (u finančního úřadu 15 dní). Pokud to nestihnete, vyměří vám daná instituce pokutu.

1. Zaměstnance přihlašte na správu sociálního zabezpečení příslušným formulářem a k jeho zdravotní pojišťovně (každá má vlastní formulář).
2. Podejte za zaměstnance na finanční úřad přihlášku k registraci k dani ze závislé činnosti.
3. Je-li to váš první zaměstnanec, musíte se zaregistrovat k pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za pracovní úrazy a nemoci z povolání. Pojištění v Česku aktuálně poskytuje pouze Kooperativa.

Pokud se zaměstnancem ukončíte pracovní poměr, musíte ho do 8 dnů také odhlásit na správě sociálního zabezpečení a u zdravotní pojišťovny.

Další povinná hlášení české správě sociálního zabezpečení musí zaměstnavatel provést, když:

• uplyne 14 dnů od nástupu zaměstnance do pracovní neschopnosti,
• zaměstnanec nastupuje na mateřskou dovolenou,
• nebo při vyhotovení a předávání evidenčních listů důchodového pojištění.

Evidence údajů o zaměstnancích

Zaměstnavatel má vůči zaměstnanci také povinnosti související s ochranou osobních údajů a GDPR. K tomu, aby mohl zaměstnavatel o zaměstnancích vést mzdovou a personální agendu, nepotřebuje od zaměstnance souhlas.

Po skončení pracovního poměru však musí zaměstnavatel vyčistit osobní spisy zaměstnance od všech údajů a dokumentů, které již nejsou potřeba. V osobní složce by tak měly zůstat pouze:

• základní dokumenty o pracovním poměru (smlouva, mzdový výměr apod.),
• hodnocení zaměstnance pro budoucí pracovní posudky
• a doklady sloužící k ochraně práv zaměstnavatele (například smlouva o mlčenlivosti).

Každý zaměstnanec má právo na informace o tom, jak probíhá zpracování jeho osobních údajů. To znamená, že může kdykoliv požádat o kopii všech svých osobních údajů, které zaměstnavatel eviduje.

Povinnost chránit osobní údaje se týká také zaměstnavatelů, kteří aktuálně vedou výběrové řízení na nového zaměstnance. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání musí zaměstnavatelé po skončení výběrového řízení vymazat a vytištěné životopisy nebo motivační dopisy skartovat. Souhlas ke zpracování osobních údajů však při výběrovém řízení od zájemce o práci nepotřebujete.