Určení čerpání dovolené a písemný rozvrh zaměstnavatele v příkladech – 5. díl

1. Legislativní rámec

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZP)

Zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů

2. Určování dovolené

Pravidla pro určování a čerpání dovolené jsou stanovena v §217 – § 220 zákoník práce.

Připomeňme si, že zákonný nárok na dovolenou činí:

• u zaměstnanců v podnikatelské sféře nejméně 4 týdny v kalendářním roce
• u zaměstnanců ve státní sféře 5 týdnů v kalendářním roce
• u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 8 týdnů v kalendářním roce

Dobu čerpání dovolené určuje výhradně zaměstnavatel. Je však povinen přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a k oprávněným zájmům zaměstnance.

I když je určování čerpání dovolené výhradně v kompetenci zaměstnavatele, je přeci jen omezen určitými zákazy a povinnostmi.

Zaměstnavatel je povinen:

1. určit čerpání dovolené podle písemného rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace (pokud taková u zaměstnavatele působí)
2. oznámit čerpání dovolené na základě písemného rozvrhu alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době
3. čerpání dovolené by měl určit zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo
4. poskytne-li dovolenou v několika částech, musí alespoň jedna část činit nejméně 2 týdny v kuse, pokud se se zaměstnancem s jeho souhlasem nedohodne jinak
5. na žádost zaměstnance musí určit čerpání dovolené bezprostředně po mateřské dovolené
6. pokud zaměstnavatel změní zaměstnanci určení čerpání dovolené, nebo ho odvolá z dovolené, je povinen zaměstnanci nahradit náklady, které mu bez jeho zavinění vznikly

Naopak zaměstnavatel nesmí:

1. při určování dovolené postupovat diskriminačně či šikanózně
2. určit čerpání dovolené na dobu trvání zákonem vymezených překážek (vojenské cvičení, DPN, mateřská dovolená, rodičovská dovolená)

V případě ostatních překážek v práci na straně zaměstnance – lze nařídit čerpání dovolené určit pouze se souhlasem zaměstnance.

V případě ostatních překážek v práci na straně zaměstnavatele – je možné na dobu jejich trvání určit čerpání dovolené (např. prostoje, nedostatek práce), lze tak učinit pouze písemně a se 14 denním předstihem.

Novinkou od roku 2021 je také možnost převést část dovolené, na kterou zaměstnanci vzniklo právo v příslušeném kalendářním roce, do následujícího kalendářního roku. Pozor, lze to pouze v případě, že o to sám zaměstnanec požádá, a pokud mu vzniklo právo na dovolenou (počínaje od roku 2021) přesahující 4 týdny a u pedagogických pracovníků 6 týdnů.

Za nesplnění povinností na úseku dovolené lze zaměstnavateli uložit pokutu od inspektorátu práce až do výše 200.000 Kč. Při určení výše pokuty se vždy přihlédne k závažnosti správního deliktu, ke způsobu jeho spáchání a k ekonomickým poměrům zaměstnavatele.

PŘÍKLAD č. 1

Paní Eva je zaměstnána u firmy DATA, s.r.o., má dvě děti ve věku 7 a 10 let. V době letních prázdnin požádala zaměstnavatele o čerpání dovolené v délce 3 týdny, z důvodu, že nemá hlídání pro své děti. Musí jí zaměstnavatel vyhovět?

Vzhledem ke skutečnosti, že paní Eva má malé děti, musí zaměstnavatel přihlédnout k jejím oprávněným zájmům a paní Evě určit čerpání dovolené v jím požadovaném termínu letních prázdnin.

Jako další oprávněné zájmy zaměstnance bychom mohli posuzovat například účast zaměstnance na svatbě či pohřbu (které nejsou jinou důležitou překážkou na straně zaměstnance, např. svatba sourozence, pohřeb přítele), čerpání dovolené ve stejném termínu, jako má manžel/ka, čerpání dovolené v případě, že má zaměstnanec u zaměstnavatele dva pracovní poměry apod.

PŘÍKLAD č. 2

Paní Marta je zaměstnána ve firmě KKK, s.r.o. V březnu 2021 jí skončila mateřská dovolená. Zaměstnankyně tak 4 dny po skončení mateřské dovolené požádala zaměstnavatele o čerpání dovolené staré dovolené z roku 2020. Musí jí zaměstnavatel vyhovět?

V § 217 odst. 5 ZP je uvedeno, že požádá-li zaměstnankyně o poskytnutí dovolené tak, aby bezprostředně navazovala na skončení mateřské dovolené, musí jí zaměstnavatel vyhovět. V tomto případě však není splněna podmínka „bezprostřednosti“, tudíž zaměstnavatel není povinen zaměstnankyni vyhovět. Pokud by však požádala včas, pak by jí musel zaměstnavatel vyhovět a určit jí čerpání dovolené dle její žádosti.

3. Čerpání dovolené

Jak už jsme zmínili, dovolená musí být vyčerpaná v tom kalendářním roce, ve kterém na ni vzniklo právo. Nemůže-li být z nějakého důvodu dovolená vyčerpána v daném kalendářním roce, je zaměstnavatel povinen ji určit k dočerpání nejpozději do konce následujícího roku.

Nemůže-li být však dovolené vyčerpána ani do konce následujícího roku, např. z důvodů DPN, mateřské dovolené či rodičovské dovolené, je zaměstnavatel povinen nařídit dočerpání této staré dovolené ihned po skončení těchto překážek.

Novinkou od roku 2021 je také možnost výjimečně čerpat dovolenou v rozsahu kratším, než činí délka směny, nejméně však v délce její jedné poloviny. To lze však pouze se souhlasem zaměstnance.

PŘÍKLAD č. 3

Pan David pracuje jako dělník ve dvousměnném pracovním režimu s délkou směny 7 hodin a 45 minut. Dne 31. 3. 2021 požádal zaměstnavatele o půl dne dovolené, aby si mohl vyřídit nový řidičský průkaz. Je možné, aby mu zaměstnavatel vyhověl?

Ano, pokud je to na žádost zaměstnance, může zaměstnavatel tomuto požadavku vyhovět. Pokud jeho směna činí 7 hodin a 45 minut, musí být čerpána dovolená minimálně v rozsahu půlky směny, což je 3 hodiny a 53 minut. V tomto případě by ale bylo vhodnější určit čerpání dovolené v celých hodinách, např. alespoň v délce 4 hodiny. Ne všechny mzdové programy budou umět pracovat s dovolenou v rámci minut, neboť celkový roční nárok na dovolenou se zaokrouhluje na celé hodiny nahoru.

PŘÍKLAD č. 4

Paní Lenka pracuje od 1. 1. 2020 u firmy FGH s.r.o. Délka dovolené u zaměstnavatele činí 5 týdnů. Z důvodu provozních překážek nebylo možné celou dovolenou v roce 2020 vyčerpat. Zaměstnavatel tedy převedl 10 dnů dovolené z roku 2020 do roku 2021. Do kdy musí zaměstnavatel určit paní Lence vyčerpání dovolené z roku 2020?

Zaměstnavatel je povinen určit paní Lence čerpání 10 dnů dovolené z roku 2020 nejpozději do konce roku 2021. Pokud však zaměstnavatel nenařídí (neurčí) zaměstnanci čerpání tzv. „staré dovolené“ nejpozději do 30. 6. 2021, má zaměstnanec právo určit si čerpání dovolené sám. Musí však zaměstnavateli písemně oznámit, alespoň 14 dnů předem, že si vyčerpá dovolenou z roku 2020 ve vybraném termínu.

PŘÍKLAD č. 5

Zaměstnankyně Darina nevyčerpala z důvodu nemoci v roce 2019 dovolenou v délce 4 týdnů. Zaměstnavatel ji tedy převedl tuto dovolenou do roku 2020 a určil dobu čerpání této dovolené na srpen a říjen 2020. V červnu 2020 však zaměstnankyně opět nastoupila na nemocenskou a následně v říjnu 2020 nastoupila na mateřskou dovolenou. Jaký bude postup zaměstnavatele?

Vzhledem ke skutečnosti, že zaměstnavatel nemohl nařídit čerpání dovolené z roku 2019, protože žena na konci roku 2020 byla ženou na mateřské dovolené, je zaměstnavatel povinen převést dovolenou z roku 2019 a rovněž dovolenou za část roku 2020 do roku 2021.

Po ukončení překážky na straně zaměstnankyně, tedy ihned po ukončení mateřské dovolené, je zaměstnavatel povinen určit paní Darině čerpání veškeré staré dovolené. Doporučujeme, aby již v době, kdy překážka plyne, zaměstnavatel určil čerpání dovolené např. formou doporučeného dopisu. V případě kontroly ze strany inspektorátu práce tak bude mít důkaz, že svoji zákonnou povinnost v oblasti určování čerpání dovolené splnil.

4. Přerušení čerpání dovolené

Zákoník práce také myslí na situace, kdy je čerpání dovolené přerušeno. A to jak z důvodů překážek na straně zaměstnance, tak z příkazu zaměstnavatele.

Odvolat zaměstnance z dovolené může zaměstnavatel pouze z vážných provozních důvodů. Naopak k přerušení dovolené může dojít také v souladu se zákonem vymezených důvodů, které jsou taxativně vymezeny v §219 ZP.

Dovolená se zaměstnanci automaticky ze zákona přerušuje, pokud během dovolené:

• nastoupí na vojenské cvičení nebo službu v operačním nasazení v ozbrojených silách,
• byl-li uznán dočasně práce neschopným,
• poskytuje-li dlouhodobou péči nebo ošetřuje-li nemocného člena rodiny,

Pokud však zaměstnanec požádá o pokračování v čerpání dovolené během níže uvedených překážek v práci, k přerušení dovolené nedojde:

• poskytování dlouhodobé péče,
• ošetřování nemocného člena rodiny,
• vojenského cvičení nebo služby v operačním nasazení nedojde,

Z výše uvedeného je patrné, že v době, kdy je zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným, nelze absolutně nikdy pokračovat v čerpání dovolené. A to ani, kdyby o to zaměstnanec sám požádal.

U ostatních překážek v práci podle zákoníku práce se čerpání dovolené automaticky ze zákona nepřerušuje.

PŘÍKLAD č. 6

Zaměstnavatel odvolal jednoho ze svých vedoucích zaměstnanců z dovolené, kterou trávil se svými malými dětmi v Egyptě. Je zaměstnanec povinen se vrátit zpět do zaměstnání?

Ano, zaměstnanec je povinen dle příkazu zaměstnavatele dovolenou přerušit a vrátit se zpět do zaměstnání.

Zaměstnavatel je však povinen zaměstnanci uhradit veškeré náklady, které mu v souvislosti s přerušenou dovolenou vznikly. A to nejen cestovní výlohy spojené s návratem do ČR, ale také poměrnou část ceny za zaplacenou dovolenou v Egyptě. Vzhledem k situaci, že zaměstnanec trávil dovolenou s malými dětmi, které tam nemůže zanechat samotné bez dozoru, je zaměstnavatel také povinný uhradit náklady za cestu zpět i za děti zaměstnance.  

Pokud by zaměstnanec nenastoupil zpět k výkonu práce, může mu zaměstnavatel začít vykazovat neomluvenou absenci a následně z této skutečnosti vyvodit další postihy (od krácení ročního nároku na dovolenou až po samotné ukončení pracovního poměru).