Komu se vyplatí vést účetnictví a komu daňovou evidenci

Na začátek si vysvětlíme jednotlivé pojmy. Jako podnikatelů se vás totiž může týkat:

• účetnictví,
• daňová evidence,
• a evidence příjmů a pohledávek (= uplatňujete paušální výdaje).

Účetnictví (dříve podvojné účetnictví)

Podvojné účetnictví už fakticky neexistuje, od roku 2004 se o něm z pohledu zákona mluví jen jako o účetnictví. Je to nejkomplexnější varianta účetnictví. Jeho součástí je například účetní rozvaha a výkaz zisku a ztráty, tzv. výsledovka. Účtuje se podvojným způsobem – tedy na účty „má dáti (MD)“ a „dal (D)“.

Účetnictví ze zákona vedou všechny společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti a další typy obchodních společností.

Živnostníci musí vést účetnictví, jestliže:

• za loňský rok měli obrat vyšší než 25 milionů korun,
• jsou zapsaní v obchodním rejstříku,
• povinnost vést účetnictví jim ukládá zvláštní právní předpis,
• jsou společníky ve společnosti, kde alespoň jeden ze společníků vede účetnictví.

OSVČ také mohou vést účetnictví dobrovolně, i když nesplňují výše uvedené podmínky.

Vést účetnictví je složité, a proto si ho podnikatelé typicky nevedou sami, ale najímají si účetní. Ty pak všechny potřebné dokumenty zpracovávají v účetních softwarech, jako je například Money S3. Najdou zde i program na podvojné účetnictví.

Daňová evidence (dříve jednoduché účetnictví)

Daňová evidence je určená pouze pro OSVČ. Jak napovídá dřívější název „jednoduché účetnictví“, je tento způsob výrazně snazší než podvojné účetnictví. Přečtěte si, jak na jednoduché účetnictví. Vyzkoušejte si vedení jednoduchého účetnictví zdarma v Money S3.

Podnikatelé v tomto případě evidují veškeré:

• příjmy,
• výdaje,
• majetek
• a závazky.

V daňovém přiznání pak uplatňují své reálné výdaje. Na rozdíl od firem, které vedou podvojné účetnictví, nemusí zpracovávat účetní závěrku.

Součástí daňové evidence je:

• peněžní deník,
• kniha pohledávek,
• kniha závazků
• a pomocné knihy o ostatním majetku (např. zásoby).

Evidence příjmů a pohledávek (paušální výdaje)

Existují i podnikatelé, kteří nevedou ani účetnictví, ani daňovou evidenci, protože jim stačí pouze evidence příjmů a pohledávek. Jsou to drobní živnostníci, kteří mají roční příjmy do 2 milionů korun a rozhodnou se uplatňovat výdaje procentem z příjmů, lidově paušální výdaje.

Výše paušálu se liší dle oborů. Například řemeslníci a zemědělci si mohou ze svých příjmů automaticky odečíst 80 % jako výdaj. Ostatní výdajové paušály jsou nižší, volné živnosti mají 60 %, herci, právníci a lékaři zase 40 %.

Přečtěte si, jestli je pro vás lepší použít daňovou evidenci nebo daňový paušál ⋘

Volba mezi účetnictvím a daňovou evidencí

Jestliže nemusíte vést účetnictví, raději si zvolte daňovou evidenci, která je mnohem jednodušší.

Z toho důvodu si dejte v začátcích podnikání pozor, abyste se automaticky nezaregistrovali do obchodního rejstříku, jestliže vám tuto povinnost neukládá zvláštní předpis. Pokud jste se do obchodního rejstříku nedopatřením zapsali, už nemáte na výběr. Účetnictví musíte vést minimálně 5 let. Teprve poté můžete přejít na daňovou evidenci.

Jestli chcete změnit systém účtování, musíte nejdřív uzavřít účetní rok. Až poté můžete najet na jiný systém.

Jak vést daňovou evidenci

Daňovou evidenci si někteří podnikatelé vedou sami, další opět využívají služeb účetních. Ať už si vyberete kteroukoliv variantu, počítejte s tím, že musíte shromažďovat všechny doklady. Abyste si totiž mohli uplatnit reálné náklady, musíte je prokázat. Doklady si očíslujte, abyste je v případě potřeby dokázali dohledat.

Jejich souhrnou evidenci pak můžete vést třeba v Excelu. Vždy uvádějte:

• druh účetního dokladu (např. příjmový/výdajový pokladní doklad, faktura přijatá/vydaná)
• datum vystavení dokladu,
• popis transakce,
• rozdělení příjmů a výdajů na daňové a nedaňové,
• průběžné položky, které zachycují převod peněz z pokladny na bankovní účet,
• stav hotovosti a bankovního účtu.

Daňově uznatelné náklady

Do daňové evidence smíte zanášet pouze náklady, které jste vynaložili na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Jsou to tedy náklady, které byly nezbytné k tomu, aby váš byznys vydělával a vy jste mohli platit daně.

Mezi ně typicky patří:

• mzdy,
• zdravotní a sociální pojištění,
• provozní výlohy (nájemné, platby za energie),
• nákup materiálu.

Mezi daňově uznatelné náklady se naopak nepočítají:

• náklady na reprezentaci (vánoční večírky, pohoštění),
• splátky úvěru,
• odvod DPH,
• nákup dlouhodobého majetku.

Urychlení daňové evidence

Excel je užitečným pomocníkem při vedení daňové evidence. Ještě víc vám ale pomůže například fakturační služba iDoklad. V jednom prostředí vystavujete faktury a také evidujete své výdaje, protože do iDokladu jednoduše vložíte všechny přijaté faktury. Jestliže máte i papírové účtenky, naskenujete je či vyfotíte a vložíte do aplikace. Zbavíte se tak krabic s účtenkami a navíc neřešíte, že doklad za pár let vybledne a údaje se z něj nedají přečíst.

Oproti Excelu nemusíte nic nastavovat, jen vyplníte údaje do připravených kolonek a iDoklad vám zobrazí přehledy příjmů i výdajů. Snadno si také vygenerujete podklady pro daňové přiznání či všechny doklady elektronicky pošlete své účetní.

Pro živnostníky, kteří mají i sklad, je na daňovou evidenci vhodnější účetní program Money S3, který obsahuje program pro daňovou evidenci. Stejně jako v iDokladu v něm evidujete příjmy a výdaje, ale navíc máte spoustu dalších funkcí jako třeba skladové hospodářství nebo mzdovou agendu.

TIP: Pokud základy daňové evidence znáte a jen se potřebuje naučit ji zpracovávat v Money S3, může se vám hodit toto školení.