Návod: Jak na vedení účetnictví online a jaké programy využít

Výhody a nevýhody online účetnictví

Hlavním důvodem, proč firmy pracují v online účetnictví, je flexibilita. Účtovat či řídit chod firmy mohou z kteréhokoliv místa, kde mají přístup k internetu.

To přijde vhod například v následujících situacích:

• externí účetní se do vašeho systému připojí a stáhne si doklady, takže si je nemusíte přeposílat ručně,
• zaměstnanci mohou bez problému pracovat z home office,
• majitelé firmy se mohou podívat na aktuální obchodní výsledky po příchodu domů nebo při cestě vlakem,
• do systému se pohodlně dostanou zaměstnanci ze všech poboček firmy, ať už jsou od sebe jakkoliv daleko.

Hlavní nevýhodou účetnictví v cloudu je potřeba připojení k internetu. Pokud máte účetní systém nainstalovaný na vlastním serveru a spadne vám internet, nic se neděje. U online účetnictví byste ale nemohli pracovat (nebo byste museli vytvořit například mobilní hotspot).

Jestliže máte v kanceláři stabilní připojení a nemáte potíže s pravidelnými a dlouhými výpadky, s online účetnictvím nebudete mít problém.

Druhou potenciální nevýhodou je, že data nejsou uložená na vašem vlastním serveru, ale na serveru hostingové společnosti. To může vadit firmám, jejichž filozofií je mít všechna data pod svou střechou. Pokud ale vyberete solidního dodavatele online účetnictví, mohou u něj být data ve větším bezpečí než u vás. Moderní datová centra totiž investují statisíce do bezpečnosti a provádí pravidelné penetrační testy, kterými ji ověřují.

Tip: Potřebujete-li obecné informace o účetnictví, přečtěte si, jak vést účetnictví jako živnostník či jak vést účetnictví s.r.o.

Účetnictví online v praxi

Základním principem online účetnictví je, že program není nainstalovaný na vašem vlastním serveru, ale na vzdáleném serveru, ke kterému máte odkudkoliv přístup. Pro tyto účely využívají firmy hostingových služeb.

Firmy si u hostingové společnosti pronajmou server, na kterém jejich účetní systém běží. Některé hostingové společnosti se orientují na provoz účetních systémů, takže si poradí s různými druhy účetních systémů a rychle je zprovozní.

Hostingové firmě platíte pravidelný měsíční poplatek, který zahrnuje:

• technickou podporu,
• zálohování dat
• nebo zabezpečení serveru.

Tip: Přečtěte si, jaké jsou zásady vedení účetnictví.

Jak s vedením účetnictví online začít

Jako první si vyberte účetní systém, ve kterém chcete pracovat. Pokud nevíte, jak na to, napsali jsme o výběru systému podrobný článek.

S dodavatelem systému se následně domluvíte, zda chcete mít účetní systém nainstalovaný na vlastním serveru, nebo máte zájem o hosting. Dodavatel vám sdělí, s jakými hostingovými firmami spolupracuje a kolik služba stojí.

Obvykle zaplatíte jednorázově za účetní systém a poté platíte měsíční poplatky v řádu stovek či nižších tisíců Kč hostingové společnosti. To může být pro spoustu firem úspora. Spravování vlastního serveru stojí dle velikosti firmy i desítky tisíc a navíc potřebujete zaměstnance na jeho provoz.

Jakmile se s dodavatelem domluvíte, hostingová společnost vám zřídí on-line přístupy do účetního systému a můžete začít pracovat odkudkoliv.

Vyzkoušejte si zdarma účetní systém Money S3 online

Online účetnictví můžete vést i v oblíbeném účetním systému Money S3. Ten nabízí zdarma verzi Start, ve které si vyzkoušíte nejen funkce programu, ale můžete rovnou otestovat i práci na dálku s hostingem.

Nejprve na stránce Money S3 Start požádáte o zpřístupnění demoverze pomocí hostingu. Poté dostanete přístupové údaje, se kterými se přihlásíte do online verze systému a můžete hned začít testovat.

Přístup k bezplatnému hostingu máte na několik měsíců – po jejich skončení můžete libovolně přejít na placenou verzi se všemi daty, která jste v testovací verzi vytvořili. Cloudové Money S3 můžete používat na počítačích s Windows i Mac.