Přechod na nový účetní program: jak probíhá a co je potřeba zařídit

Na podmínky přechodu se ptejte už při výběru

Hladký přechod si pojistíte už ve chvíli, kdy nový účetní program vybíráte. Zjistěte si od potenciálních dodavatelů, jak přechod z vašeho původního účetního programu na ten jejich probíhá a jak vám ho mohou usnadnit.

Všechny moderní účetní programy dnes mají funkce, které vám přechod usnadní například tím, že data z předchozího systému nemusíte přepisovat ručně. Ruční přenos dat do účetního systému by trval dny až týdny, zatímco automatickým importem to zvládnete za jedno odpoledne.

Váš nový účetní program by měl z hlediska přechodu nabízet zejména:

• jednoduché nastavení agendy a počátečních stavů,
• automatický import dat z XML či excelových tabulek,
• přehledná videa a manuály, které vás celým procesem provedou,
• zákaznickou podporu, která vám v případě potíží pomůže.

Přechod na placený účetní program vždy začněte otestováním demoverze. Většina současných účetních programů nabízí verzi zdarma se všemi funkcemi, kde si otestujete, jak se vám v programu pracuje. Pořízení účetního programu je totiž důležitý krok v životě firmy, který není radno podcenit.

Tip: Pokud nový program teprve vybíráte, přečtěte si článek s radami, jak vybrat účetní program.

Příprava dat před přenosem

Jakmile svůj nový účetní program vyberete a pořídíte, připravte data na přenos ze starého systému. Sepište si vše, co chcete přesunout. Ideálně si u toho starý systém důkladně projděte, ať na žádná data nezapomenete. Doporučujeme přesunout co nejvíce dat, protože nikdy nevíte, kdy se vám budou hodit.

Firmy do nového systému nejčastěji přenáší:

• vystavené a přijaté faktury,
• zálohové faktury,
• dobropisy,
• závazky a pohledávky,
• zásoby včetně skladových karet,
• adresář.

Buďte při plánování konkrétní. Nepište jen, že chcete přesunout klienty z adresáře, ale i konkrétní údaje – například jména, adresy, bankovní účty, e-mailovou komunikaci a tak dále.

Jakmile máte seznam kompletní, exportujte všechna data, která exportovat jdou. Většina účetních programů umožňuje export klíčových dat do souborů ve formátu XML nebo do excelových tabulek.

Poté ručně zkopírujte data, která exportovat nejde, typicky například popisky produktů, uložené e-mailové zprávy nebo nahrané přílohy.

Všechny exportované i zkopírované soubory s daty si pečlivě zálohujte, ať o ně z jakéhokoliv důvodu nepřijdete. Ideálně na firemní server, externí disk nebo jiné fyzické médium. Můžete využít i bezpečné cloudové úložiště, kterému důvěřujete.

Instalace a nastavení agendy

Nyní je čas zprovoznit nový účetní program. Systémy jako například Money S3 vám se správným nastavením agendy pomohou už během instalace.

Ještě před spuštěním si zvolíte:

• zda vedete účetnictví, nebo daňovou evidenci,
• zda vám účetnictví spravuje externí účetní, nebo si ho vedete sami,
• jaký typ subjektu jste (fyzická osoba, právnická osoba, neziskovka apod.).

Současně vyplníte také základní údaje o své firmě. Money S3 tento krok usnadňuje tím, že zadáte IČO a program většinu údajů vyplní za vás. Dále uvedete bankovní údaje, které se budou propisovat na vaše doklady. Po prvním spuštění programu se vám automaticky založí účetní rok.

Import dat z předchozího programu

Moderní účetní programy mají funkce pro import připravené tak, že ho zvládnete sami. Solidní dodavatel vám ale v případě nejasností vždy rád pomůže.

Při importu nahrajete do programu připravené soubory s daty. Pokud importujete z XML, proces je jednodušší. Systém pozná strukturu dat a například doklady do nového systému importuje se všemi náležitostmi. Maximálně doplníte například předkontace.

Import dat z Excelu je také jednoduchý, jen vyžaduje trochu klikání navíc. S pomocí interaktivního průvodce označíte, který sloupec v importované tabulce odkazuje ke kterému typu údaje. Pokud například importujete adresář, program se vás zeptá, který sloupec obsahuje jména, který adresy, který e-maily apod.

Nejprve importujte nejdůležitější data, tedy:

• doklady,
• závazky a pohledávky,
• skladové zásoby
• a adresář.

S těmito daty můžete v programu v klidu pracovat a pokračovat tam, kde jste v předchozím programu skončili. Zbylá data jako popisky produktů nebo fotky nahrajete průběžně.

Tip: Jak si usnadnit import dat podrobně rozebíráme v samostatném článku.

Navedení počátečních stavů a nastavení programu

Teď už jen zbývá navést do programu počáteční stavy účetních deníků. Zde je postup u každého programu různý. Money S3 má pro tyto účely funkci Navedení počátečních stavů, kde jen ručně vyplníte své aktivní a pasivní účty a dopíšete k nim částky. Přes podobné funkce si navedete i počáteční stavy salda a DPH.

Poté si ještě projděte nastavení nového účetního programu a upravte si funkce dle svých potřeb nebo zvyklostí. Doporučujeme projít si zejména nastavení:

• účetního roku,
• přístupových práv,
• uživatelských konfigurací,
• seznamů
• a mezd.

Přechod je rychlý, jen u něj dávejte pozor

Jakmile těmito kroky projdete, můžete v novém účetním programu pracovat naostro. Počítejte s tím, že první dny až týdny potrvá, než si na nový systém zvyknete. Účetní programy mají spoustu funkcí a může vám chvíli trvat, než se naučíte, kam kliknout, když chcete vytvořit zálohovku a tak podobně.

Rozhodně se ale nemusíte bát, že přechod na nový program na dlouhou dobu zastaví chod vaší firmy. Jakmile za jedno odpoledne program nainstalujete a importujete data z předchozího programu, v práci vám nic bránit nebude.

Pokud vás zajímá podrobný postup s ukázkami z rozhraní programu, prohlédněte si videonávody pro uživatele, kteří přechází na Money S3 z jiného účetního programu.