Nejlepší technické řešení předávání dokladů mezi účetní a klientem

Jak si vybrat účetní?

Než se pustíte do nastavení spolupráce s účetní, nepřeskočte důležitý krok. Výběr té správné účetní. Zvažte, zda je pro vás lepší mít účetní, která za vámi pravidelně dochází do kanceláře nebo pro vás pracuje externě, klidně odkudkoliv.

Ke správné volbě vás nasměrují odpovědi na otázky:

• Potřebuji pravidelné služby účetní?
• Co všechno potřebuji zpracovat – daňové záležitosti, základní přehledy, nebo i skladové hospodářství či reporting?
• Jaké mám s podnikáním ambice do budoucna – a co to bude znamenat pro vedení účetnictví?
• Požaduji od účetní i další služby, jako je hlídání termínů plateb či zasílání upomínek neplatičům?
• Jaký mám na účetní rozpočet?

Pokud podnikání teprve rozjíždíte nebo máte menší business, je pro vás ideální volbou externí účetní. Vybírejte takovou, se kterou můžete komunikovat na dálku. Za předpokladu, že si správně nastavíte spolupráci, může vaše nová účetní žít klidně na Kanárských ostrovech. Nebo ze zahraničí můžete pracovat vy a vše jí online posílat do Česka.

Aby spolupráce hladce fungovala, se zvoleným účetním se domluvte na:

• Termínech,
• způsobu komunikace,
• elektronickém předávání dokladů.

1. Nastavte si to časově

Finanční správa stanovuje pevné termíny pro daňová přiznání a výkazy. Pokud je nedodržíte, hrozí vám pokuty.

Se svou účetní se domluvte, kdy nejpozději od vás potřebuje dostat všechny podklady. Myslete na to, že to musí být několik dní před závěrečným termínem. Jen tak je stihne včas zpracovat a vyřešit případné komplikace.

Pokud si základní účetnictví prozatím vedete sami a uvažujete nad spoluprací s účetní, najděte si ji ještě před koncem roku. Díky tomu může od začátku nového roku vaše účetnictví převzít – je to nejvhodnější čas na jeho předání.

2. Rozumíme si? Komunikace je základ

Vy jste odborník ve svém oboru a účetní zase vládne světu účtování. Je dost možné, že každý používáte jiný jazyk a řeč účetní je pro vás chvílemi nesrozumitelná.

Aby vzájemná spolupráce fungovala, je důležité si na začátku vyjasnit důležité termíny a pojmy. Správná účetní by vám měla vše srozumitelně vysvětlit, představit druhy a náležitosti účetních dokladů a zodpovědět vaše dotazy. Nalezením společné řeči se vyhnete stresu a zbytečným nedorozuměním.

Nastavte si na začátku spolupráce pravidla, která budete dodržovat. Díky tomu bude ve vašem účetním systému pořádek. Vyhnete se zmatku a trávení zbytečného času při zpětném dohledávání nesrovnalostí.

Stanovte si například jednotný způsob číslování vydaných dokladů, jak rozlišovat mezi doklady hrazenými hotově a z běžného účtu, či jakým způsobem párovat doklady pomocí variabilních symbolů.

3. Předávejte si doklady v řádu vteřin

Předání dokladů lze provést i online. Pomůže vám s tím váš účetní program. Své účetní udělíte přístup, aby si vaše doklady mohla stáhnout a importovat si je do svého účetního systému. Nebo oba softwary propojíte a bude si je importovat napřímo.

„Předávání dokladů online je pro klienty snazší, navykli si je do složek nahrávat pravidelně každý měsíc. Už se nestává, že na konci roku objevíme kostlivce a firmy buď přijdou o doklady, nebo je budou muset dodanit,” říká Kateřina Sanetrníková z účetní agentury Saneto.

Zároveň myslete na budoucnost – vybraný účetní software by měl reflektovat všechny vaše současné i budoucí potřeby. Také by mělo být snadné vaše podklady k účetnictví předat v případě, kdyby spolupráce s účetní vázla.

Při volbě účetního programu Money S3 si sestavíte vlastní systém na míru  – vyberete si jen ty moduly, které právě potřebujete. Intuitivní software vám usnadní vedení účetnictví, zároveň můžete využít skladovou agendu nebo na prodej zboží.

Money S3 využívá mnoho podnikatelů s externí účetní. Jednou z věcí, které na programu oceňují, je propracované předávání dokladů. Podnikatel má ve svém Money S3 modul Účetní klient. Jeho účetní kancelář používá ve svém Money S3 modul Účetní centrála. Díky tomuto propojení trvá přenesení dokladů jen pár sekund. Přečtěte si více tipů, na co se zaměřit během výběru účetního programu.

Jakmile jsou doklady u účetní, u klienta se automaticky zamknou. Díky tomu se nestane, že by je klient ještě upravoval a účetní zpracovávala starou verzi. Pokud by ale úpravy byly ještě potřeba, účetní doklady klientovi odemkne.

Mezi systémy Money S3 lze takto přenášet:

• přijaté i vydané faktury,
• příjmové i výdajové pokladní doklady,
• seznamy účtů, předkontací, DPH, zakázek, činností či středisek,
• skladové faktury (přenáší se bez vazby na sklad).

Přenos funguje oběma směry. Účetní kancelář může klientovi poslat například informace o úhradách faktur.

Vyzkoušejte si bezplatnou verzi Money S3 Start  – zjistíte, zda-li se jedná o ten pravý software pro vás. Verze Start nabízí všechny dostupné funkce, které jsou součástí placených kompletů.